Autofill là tác dụng điền dữ liệu tự động hóa trong Excel, giúp người tiêu dùng giảm số lượng thao tác và máu kiệm thời gian hơn. Hãy thuộc Điện vật dụng XANH phía dẫn giải pháp dùng Autofill trong Excel đơn giản và dễ dàng nhất nhé.
Bạn đang xem: Cách dùng autofill trong excel điền dữ liệu tự động đơn giản nhất
Ví dụ trong bài bác được thực hiện trên phiên bản Excel 2016. Bạn cũng có thể áp dụng tương tự trên những phiên bạn dạng Excel không giống như: 2007, 2010, 2013, 2017 cùng Microsoft Excel 365.
1Autofill vào Excel là gì?
Autofill là 1 trong những chức năng tự động hóa điền các ô bằng dữ liệu dựa theo một mẫu tất cả sẵn hoặc theo dữ liệu ở các ô khác.
Ví dụ: khi chúng ta đánh số sản phẩm công nghệ tự, bạn chỉ cần nhập 1,2,3 và sử dụng Autofill nhằm điền các giá trị 4,5,6,... Cho những ô khác. Nếu khách hàng nhập 2,4,6 thì Autofill sẽ auto điền các giá trị 8,10,12,.... Nếu như khách hàng nhập Jan, Feb, Mar (viết tắt của các tháng trong tiếng Anh) thì Autofill sẽ tự động điền những giá trị Apr, May, Jun,...
Để sử dụng Autofill, sau khoản thời gian nhập một vài giá trị, chúng ta kéo chọn vùng tài liệu sẽ thấy Autofill Handle xuất hiện.
Bạn giữ Autofill Handle, kéo đến những ô không giống rồi thả ra và Excel sẽ tự động điền những giá trị tiếp theo.
2Một số tác dụng khi dùng Autofill
Dùng nhằm lặp chuỗiNhư ví dụ sinh hoạt trên, bạn có thể sử dụng Autofill để lặp lại một chuỗi giá bán trị. Các bạn nhập thủ công bằng tay các giá trị, tiếp nối sử dụng Autofill kéo đến các ô khác nhằm dữ liệu tự động hóa được điền lặp lại.
Đồng bộ dữ liệu nhập vào từ list Autofill OptionsNếu như chúng ta có một danh sách (Khách hàng, sản phẩm, cửa ngõ hàng,...), bạn có thể lưu list đó vào Excel và áp dụng Autofill để gấp rút tạo danh sách. Chúng ta xem chi tiết về kĩ năng này vào mục 3 của bài viết.
Dùng nhằm điền phương pháp tự độngChức năng Autofill vào trường đúng theo này tương tự như khi bạn xào nấu công thức trong Excel. Tại ô đang đựng công thức, bạn áp dụng Autofill cùng kéo mang đến ô khác.
Điền các hàng với cột thuộc lúcAutofill hoàn toàn có thể tự động điền dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Khi chúng ta kéo đến những ô không giống theo chiều ngang cùng dọc thì Autofill cũng sẽ auto điền dữ liệu.
3Cách cài đặt danh sách Autofill (nhập dữ liệu tự động)
Ngoài vấn đề nhập bằng tay thủ công một vài giá chỉ trị, bạn cũng có thể tự chế tạo một list để Autofill tự động điền các giá trị theo list đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các lần sau. Danh sách như vậy điện thoại tư vấn là Custom List.
Tạo danh sách dữ liệu Custom ListNhập trực tiếp dữ liệu để sản xuất một Custom List, tại screen chính của Excel, bạn chọn File > Options.
Option">
Tại hành lang cửa số Excel Options hiện ra, chúng ta chọn Advanced > Kéo xuống dưới mục General > Edit Custom Lists...
Tại hành lang cửa số Custom Lists, chúng ta nhấn Add để nhập dữ liệu bên khung List entries. Sau khi hoàn thành, các bạn nhấn Add một đợt tiếp nhữa và nhấn OK.
Giờ đây khi bạn nhập quý giá đầu trong danh mục và áp dụng Autofill, Excel sẽ auto điền dữ liệu cho bạn theo List.
Nhập tài liệu từ bảng tính vào Custom ListNgoài bài toán tạo danh sách dữ liệu thủ công, các bạn còn rất có thể nhập tài liệu từ xung quanh bảng tính vào Custom List.
Tại cửa sổ Custom Lists, bạn nhập add của vùng dữ liệu hoặc thừa nhận nút chọn vùng dữ liệu, sau đó chọn tài liệu trong bảng tính. Cuối cùng, bạn nhấn Import và nhấn OK nhằm hoàn thành.
4Cách xóa tài liệu khỏi Custom List
Khi bạn không hề muốn thực hiện Custom danh mục đã tạo, bạn có thể xóa đi để không tác động về sau.
Cũng như biện pháp tạo, chúng ta chọn File > Options > Advanced > Kéo xuống bên dưới mục General > Edit Custom Lists...
Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách sử dụng Autofill bên trên Excel. Với giải pháp này, bạn sẽ có thể auto điền những chuỗi số, ngày tháng hay các dữ liệu khác tương tự như tạo và dùng danh sách tùy lựa chọn trong Excel, thuộc đón hiểu nhé!
SỬ DỤNG TÙY CHỌN AUTOFILL ĐỂ ĐIỀN VÀO MỘT DÃY vào EXCEL 2010-2016:
Với chức năng tự động hóa điền vào Excel để giúp đỡ bạn thực hiện sao chép cùng một giá trị xuống hoặc là điền một chuỗi số hay quý giá văn bản. Đây được coi như là một phần không thể thay thế sửa chữa của tuỳ lựa chọn Autofill.
Chức năng này hiển thị với biểu tượng là một hình vuông nhỏ dại nằm ở góc cạnh phải bên dưới ô hoặc là vùng dữ liệu được lựa chọn (fill handle)
Lúc các bạn thả chuột, bạn sẽ nhìn thấy các ô đã lựa chọn lần lượt được điền giá trị dựa trên mẫu chúng ta chỉ định.
TẤT CẢ TUỲ CHỌN AUTOFILL – CÁCH TỐI ƯU HÓA FILL HANDLE:
NHẤN ĐÚP CHUỘT ĐỂ TỰ ĐỘNG ĐIỀN VÙNG DỮ LIỆU LỚN
Giả sử như chúng ta có một cơ sở dữ liệu khổng lồ, một list họ cùng tên, nhiều người đang cần hướng dẫn và chỉ định một nhỏ số cho từng tên.
Rất đối chọi giản, chúng ta có thể hoàn thành thao tác nhanh chóng bằng phương pháp nhập vào nhị số đầu tiên, kế tiếp nhấn đúp chuột vào fill handle.
Lưu ý là nó sẽ điền dựa trên cột nhiều năm nhất vào trường phù hợp cột cạnh bên vùng tài liệu trống yêu cầu điền bao gồm chứa giá chỉ trị.
EXCEL – ĐIỀN VÀO MỘT CHUỖI GIÁ TRỊ DẠNG TEXT:
Autofill cũng hoàn toàn có thể sao chép tài liệu mang giá bán trị number hoặc là text.
TẠO DANH SÁCH TÙY CHỌN BẰNG AUTOFILL:
Nếu như nội dung điền vào những ô tính là tương tự nhau, chúng ta cũng có thể thực hiện lưu lại nó thành danh sách tùy chọn và kế tiếp để Excel tự động hóa điền các giá trị trong danh sách này vào những ô tính, các bước cụ thể như sau:
Bước 1: triển khai nhập tiêu đề với hoàn thanh danh sách.
Bước 2: tiến hành chọn vùng dữ liệu chứa list vừa tạo.
Bước 3: trong Excel 2003, đi mang lại Tools > Options > Custom lists trong Excel 2007, hãy nhấn chọn nút Office > Excel options > Advanced > lăn bé trỏ loài chuột xuống cho đến khi chúng ta nhìn thấy Edit Custom Lists… trong phần General. Với Excel 2010-2013, hãy nhấn lựa chọn File > Options > Advanced > lăn nhỏ trỏ con chuột xuống phần General để tìm nút Edit Custom Lists…
SỬ DỤNG AUTOFILL ĐỂ LẶP LẠI CHUỖI:
Ngoài ra, chúng ta có thể dùng fill handle để tiến hành nhập lại chuỗi giá bán trị. Ví như bạn cần tái diễn những giá trị YES, NO, TRUE, FALSE. Trước tiên, bạn tiến hành gõ thủ công bằng tay tất cả những giá trị này để mang mẫu mang lại Excel. Tiếp đó fill handle sang các ô đề nghị thiết.
AUTOFILL THEO CHIỀU DỌC VÀ THEO CHIỀU NGANG
Autofill thường được sử dụng để auto điền những ô trong một cột. Mặc dù nhiên, tài năng này đôi lúc cũng hoàn toàn có thể áp dụng cho bài toán điền đông đảo ô theo chiều ngang, qua trái hoặc là lên trên. Lúc này bạn chỉ cần chọn ô tính tất cả chứa quý hiếm và fill handle nó theo hướng mà bạn ý muốn muốn.
AUTOFILL NHIỀU HÀNG VÀ CỘT
Autofill có thể tự động tiến hành điền dữ liệu vào những cột cùng hàng. Nếu bạn chọn hai, ba hoặc nhiều ô tính hơn, fill handle cũng sẽ giúp đỡ bạn tự động điền tất cả chúng.
CHÈN Ô TRỐNG lúc ĐIỀN CHUỖI:
Bạn cũng hoàn toàn có thể tạo ra chuỗi giá chỉ trị bao gồm chứa ô trống như hình minh họa dưới đây.
SỬ DỤNG DANH SÁCH AUTOFILL OPTIONS ĐỂ ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU ĐƯỢC NHẬP VÀO
Bạn rất có thể thực hiện thiết lập thiết lập với list Autofill Options làm cho ra kết quả chính xác. Sẽ có được hai phương pháp để tạo ra danh sách này. Cách 1: thực hiện nhấp buộc phải vào góc vùng sẽ kéo, kế tiếp kéo thả chuột, danh sách những tùy lựa chọn sẽ tự động xuất hiện tại như hình minh họa dưới đây.
EXCEL – AUTOFILL CÔNG THỨC:
Tự động điền cách làm là quy trình khá tương tự với vượt trình xào nấu các giá trị xuống, giống như như vấn đề kéo thả fill handle.
Lúc này các bạn sẽ tìm thấy một vài mẹo cùng với thủ thuật hữu dụng ở một trong những nội dung bài viết trước phía trên mà chúng tôi đã đề cập. Flash fill trong Excel 2013, 2016 nếu bạn dùng Office 2013, 2016, hãy thử với Flash Fill, đấy là một tính năng vượt trội được giới thiệu trong phiên bản Excel cách đây không lâu nhất
Nếu Flash Fill nhận biết được các giá trị này, nó sẽ chọn và đề xuất cho bạn một danh sách dựa vào chúng. Dịp này, bạn cũng có thể nhấn Enter cần nên dán chúng hoặc là quăng quật qua. Hãy xem các thao tác chi tiết hơn vào hình bên dưới đây.
Xem thêm:
Bài viết này sẽ chấm dứt tại đây, vào phần tiếp theo chúng tôi sẽ phía dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng công dụng hữu ích này.