Là một trong số những tính năng hỗ trợ người dùng rất nhiều, tuy nhiên mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong các vấn đề của công việc hiện nay như thế nào? Cùng News Timviec tìm hiểu ngay nhé!


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một email dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này cho phép người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn có thể tự động gửi nội dung email một cách nhanh gọn nhất.

Mail merge trong word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng có thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn hoàn thành mọi việc một cách dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng có thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao mà không phải tốn quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:

Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để truy xuất dữ liệu tại ô tính bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để có thể bắt đầu cách dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những thông tin sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy vào nội dung và nguồn dữ liệu mà cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra hàng loại các thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư có dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà người dùng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word Các văn bản có cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung mà bạn thấy trong các email có sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường khác với các thông tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chính của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung thay đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một cách hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để có cách tạo mail merge cho mình.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Lúc này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard

*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản

Bước 2: Lúc này màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư mà mình đang soạn thảo gồm:

Letter: Kiểu thư mời E-mail messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
*
Lựa chọn loại thư mà mình đang soạn thảo

Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.

Bước 3: Lúc này bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:

Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: Dùng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa có mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo được lưu trong Word nhưng hiện tại chưa mở.

Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients

*
Click chuột vào ô use the current document

Bước 4: Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.

*
Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel

Bước 5: Lúc này, giao diện màn hình sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.

*
Hộp thoại mail merge recipients

Bước 6: Sau khi hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.

*
Di chuyển con chuột tới vị trí cần chèn

Bước 7: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.

*
Kiểm tra sản phẩm cuối cùng

Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc quá trình.

Cách sử dụng mail merge trong bảng excel

Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để có thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel.

Đối với hàm text, người dùng có thể dễ dàng thay đổi các thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên sang một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều khá phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này khá giống với các dang mã được dùng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn nên đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến cho hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn có tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị thay đổi.

Trên đây là một số chia sẻ của Newstimviec về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là cách dùng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được cách thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh chóng nhất phục vụ cho các công việc khác nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí kíp giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở

Trong bài viết này, emcanbaove.edu.vn sẽ hướng dẫn cho bạn tổng quan về đặc tính này và hướng dẫn sử dụng Mail Merge theo từng bước. Hãy cùng theo dõi để biết cách sử dụng tính năng cực kỳ hay này trong Excel nhé!

Mail Merge là một công cụ vô cùng hay giúp bạn tiết kiệm thời gian khi có một lượng lớn dữ liệu phải chuyển từ Excel sang Word.Mail Mergegiúp bạn nhanh chóng tạo ra hàng loạt file trên Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Công cụ này rất cần thiết cho các bạn kế toán hay nhân sự cần in tem nhãn, phiếu lương hay thư mời hàng loạt.


VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY


*
EXG01: Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel

G-LEARNING

32551 học viên


4.8 (110 đánh giá)

499,000đ

799,000đ


*
Nhập môn Excel cùng emcanbaove.edu.vn

G-LEARNING

10792 học viên


4.63 (19 đánh giá)

Miễn phí

499,000đ


*
EXG05 - Kỹ năng sử dụng công thức và hàm A-Z trong Excel

G-LEARNING

680 học viên


4.8 (5 đánh giá)

499,000đ

799,000đ


Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail Merge

Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy các thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thực hiện, Bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin quan trọng sau:

Các cột trong trang tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng bạn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.\Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yy.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn Mail Merge từ Excel sang Word

Sau khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.
*
Chọn người nhận. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*
Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.

*
Nếu bạn chỉ muốn thêm một số người nhận từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient List trong nhóm Start Mail Merge.
*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.

*

Chú ý:Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.

Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings.
*

Tùy theo vị trí cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả dưới phần và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần xem trước của người nhận trước/sau.

*

Sau khi hoàn thành, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình dưới đây:

*

Đối với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address BlockGreeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.

*
Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ Mailing.
*

Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để xem mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.

*
Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm Finish để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.
*

Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút Save hoặc nhấn phím Ctrl +S.

Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.

*

Ngoài tùy chọn Mail Merge trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng tương tự trong Mail Merge Wizard.

Bạn có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.

*

Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác

Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.

Định dạng Zip Codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel:

Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.
*
Trong thẻ Number, chọn Text và nhấn OK.
*

Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.

Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, đánh dấu chọn Confirm file format conversion on open và nhấn OK.
*

Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.

Khi chọn người nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.
*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.Thêm một trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm \# $,0 và mã sau sẽ hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0}Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
\# 0{MERGEFIELD CURRENCY\# 0}3000Làm tròn số
\# ,0{MERGEFIELD CURRENCY\# ,0}3,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
\# ,0.00{MERGEFIELD CURRENCY\# ,0.00}3,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
\# $,0{MERGEFIELD CURRENCY\# $,0}$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn
\# $,0.00{MERGEFIELD CURRENCY\# $,0.00}$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”{MERGEFIELD CURRENCY\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”}($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0
\# 0.00%{MERGEFIELD PERCENT\# 0.00%}1.00%Phần trăm chứa hai chữ số thập phân
\# 0%{MERGEFIELD PERCENT\# 0%}1%Làm tròn phần trăm

Chú ý.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Tách 1 Sheet Trong Excel Thành Các File Riêng Bằng Vba

Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.