Là một trong số những tính năng hỗ trợ người dùng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thật phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong các vấn đề của công việc hiện nay như thế nào? cùng News Timviec search hiểu ngay nhé!
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một e-mail dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người dùng bao gồm thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin không giống nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung e-mail một biện pháp nhanh gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng góp người dùng gồm thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng bao gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn dứt mọi việc một cách dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.
Mail merge trong excel là gì?
Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng bao gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao nhưng không phải tốn vượt nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Với nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chăm chú những điều sau:
vào dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải bao gồm nội dung văn bản. Công thức để truy nã xuất dữ liệu tại ô tính cung cấp nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác biệt để tạo ra bức thư trả chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để bao gồm thể bắt đầu cách dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những thông tin sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy thuộc theo nội dung cùng nguồn dữ liệu mà cũng cần phải tất cả những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra hàng loại các thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong những bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định nhưng người cần sử dụng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này còn có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word những văn bản tất cả cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản vào mail merge
Những nội dung nhưng bạn thấy trong số email tất cả sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã gồm và chỉ thể hiện các nội dung rứa đổi khi người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một phương pháp hoàn chỉnh. Mặc dù nội dung cơ bản sẽ khác biệt tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể làm cho được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để tất cả cách tạo mail merge cho mình.
Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã tất cả sẵn. Thời điểm này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard
Bước 2: lúc này màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư mà lại mình đang soạn thảo gồm:
Letter: Kiểu thư mời e-mail messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3: lúc này bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:
Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: dùng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa gồm mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng những mẫu thư đã gồm hoặc đã tạo được lưu vào Word nhưng hiện tại chưa mở.Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients”
Bước 4: tìm kiếm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
Bước 5: thời gian này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
Bước 6: sau khoản thời gian hoàn thiện những công đoạn trên, bạn di chuyển bé trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
Bước 7: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc thừa trình.
Cách sử dụng mail merge trong bảng excel
Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để bao gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để bao gồm thể tất cả được sự điều chỉnh các công cụ của excel.
Đối với hàm text, người dùng có thể dễ dàng vắt đổi các thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên sang một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này hơi giống với các dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn bắt buộc đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ ko bị biến dạng cùng bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về phông chữ, kích thước, color sắc cũng sẽ ko bị rứa đổi.
Trên đây là một số chia sẻ của Newstimviec về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách dùng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài bác viết, bạn sẽ biết được cách thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách hối hả nhất phục vụ cho những công việc khác nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
Trong bài viết này, emcanbaove.edu.vn sẽ hướng dẫn cho chính mình tổng quan liêu về công năng này và hướng dẫn sử dụng Mail Merge theo từng bước. Hãy cùng theo dõi để biết cách sử dụng tính năng cực kỳ hay này trong Excel nhé!
Mail Merge là một trong công cố kỉnh vô cùng hay giúp đỡ bạn tiết kiệm thời gian khi có một lượng lớn tài liệu phải gửi từ Excel thanh lịch Word.Mail Mergegiúp bạn mau lẹ tạo ra 1 loạt file trên Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn tất cả trong trang tính Excel. Phương pháp này rất quan trọng cho các bạn kế toán giỏi nhân sự yêu cầu in tem nhãn, phiếu lương hay thư mời mặt hàng loạt.
VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY
G-LEARNING
32551 học tập viên
4.8 (110 đánh giá)
499,000đ
799,000đ
G-LEARNING
10792 học viên
4.63 (19 đánh giá)
Miễn phí
499,000đ
G-LEARNING
680 học viên
4.8 (5 tấn công giá)
499,000đ
799,000đ
Chuẩn bị tài liệu Excel đến Mail Merge
Khi các bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word đã lấy các thông tin như tên, showroom và các chi tiết khác của fan nhận thẳng từ bảng tính Excel.
Vì vậy, trước khi ban đầu thực hiện, các bạn hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel sẽ có tất cả thông tin bạn muốn bao bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc tin tức khác, bạn cần phải thay thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước lúc trộn thư.
Ngoài ra, bạn phải kiểm tra các thông tin đặc biệt quan trọng sau:
Các cột trong trang tính Excel yêu cầu khớp với những phần bạn có nhu cầu sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn là rằng bạn đã chế tạo hai cột họ cùng tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên bạn nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, cực hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc ngừng bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ format ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không trở nên nhảy sang trọng mm/dd/yy.Nếu chúng ta tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.Hướng dẫn Mail Merge từ Excel lịch sự Word
Sau lúc bạn dứt và kiểm tra lại trang tính Excel, các bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong lấy một ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một list người nhấn trong Word 2010, tương tự như cho Word 2013.
Nếu các bạn đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo nên một tài liệu mới.Chọn nhiều loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, họ chọn Letters.
Trong vỏ hộp thoại Select Data Source, kiếm tìm trang tính Excel cùng nhấp Open. Nếu như Word yêu cầu các bạn chọn tự bảng, nên lựa chọn và nhấp OK.
Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ lưu lại chọn hoặc quăng quật chọn nhằm thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.
Chú ý:Bạn cũng rất có thể sắp xếp, lọc list người nhận và xác nhận add email bằng phương pháp nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.
Như vậy, họ đã kết thúc danh sách tín đồ nhận cùng sẵn sang trọng điền chúng nó vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.
Thêm vị trí điền. bạn cần xác định vị trí điền add Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Cho tới phần Write và Insert Fields trong thẻ Mailings.
Tùy theo vị trí đề xuất điền, vỏ hộp thoại sẽ mở ra không ít sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác thực kết quả dưới phần cùng nhấn OK. Bạn cũng có thể sử dụng phím mũi thương hiệu trái/phải để chuyển sang phần coi trước của người nhận trước/sau.
Sau khi hoàn thành, vị trí đề xuất điền sẽ xuất hiện thêm trong văn bạn dạng của chúng ta như vào hình bên dưới đây:
Đối cùng với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address Block với Greeting Line là đủ. Khi bức thư được ấn ra, tất cả các phiên bản sao sẽ như nhau nhau không tính tên và địa chỉ cửa hàng của bạn nhận.
Trong các trường vừa lòng khác, bạn cũng có thể đặt dữ liệu của fan nhận vào nội dung thư để cấu hình thiết lập chúng theo cá nhân. Để tiến hành việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng phím mũi thương hiệu trái/phải để thấy mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài ba thứ trước khi in hoặc nhờ cất hộ email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một hành lang cửa số mới sẽ xuất hiện và bạn cũng có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.
Sao lưu giữ văn bản trộn thư. bạn sao giữ tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút Save hoặc dìm phím Ctrl +S.Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn luôn kết nối với list trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra cùng nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn liên tục kết nối.
Ngoài tùy lựa chọn Mail Merge trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng hỗ trợ tính năng tương tự như trong Mail Merge Wizard.
Bạn hoàn toàn có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…
Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên đề nghị bàn hình và hướng dẫn chúng ta trộn thư theo từng bước.
Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác
Khi trộn thư, bạn cần để ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ cùng số. Trong phần này, cửa hàng chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách định dạng số đông giá trị như vậy.
Định dạng Zip Codes và những giá trị khác cất số 0 vào Excel:
Để không làm mất đi số 0 tiên phong khi trộn thư, bạn chỉ việc định dạng cột ZIP code thành dạng text vào Excel.
Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ list tùy chọn.
Trộn thư cùng với ngày tháng cùng số bằng Dynamic Data Exchange
Nếu trang tính Excel đựng ngày tháng, số thập phân, đơn vị chức năng tiền tệ, chúng ta có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.
Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, khắc ghi chọn Confirm tệp tin format conversion on open và nhấn OK.
Bắt đầu trộn thư như sẽ hướng dẫn ở vị trí trước.
Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn cũng có thể nhận được một vài ba yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác hoàn toàn duy nhất vì với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo quá trình sau.
Khi chọn bạn nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò kiếm tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) cùng nhấn OK.
Chú ý. nếu như tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.
Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như phương pháp thông thường.
Chú ý. Phòng dự phòng những thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với list thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng tuyệt tiền tệ theo nhiều cách khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện tại trực tiếp vào văn phiên bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong những bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 mở ra thành $3000, thêm # $,0 và mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhấn vùng. Tiếp nối nhấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số cất hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la với dấu phẩy ngăn cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar đựng hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, lốt ngoặc tức là số âm cùng một vết gạch nối mang lại giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm cất hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần trăm |
Chú ý.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Tách 1 Sheet Trong Excel Thành Các File Riêng Bằng Vba
Thay do kí hiệu $, chúng ta có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.