Hướng Dẫn Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả Bằng Excel, Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả Bằng Excel

File quản lý kho đồ vật tư bởi excel – Việc quản lý kho vật bốn không hề dễ dàng và đơn giản đối với những thủ kho, bởi số lượng vật tứ nhiều, nhiều khi rất khó kiểm soát điều hành cùng không ít thông tin phức tạp kèm theo như chủng loại, kích thước… vày đó, kế toán tài chính kho yêu mong sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ thu xếp vật tư, phân loại vật tư, đến kiểm soát và điều hành lượng đồ gia dụng tự xuất nhập lâu dài kho, để lấy ra hiệu mức tồn kho tác dụng nhất.

Bạn đang xem: Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

Tuy nhiên, nếu như bạn biết thực hiện công thay đắc lực Excel vào việc quản lý kho, thì sẽ là công cụ hiệu quả nhất làm chủ kho một cách 1-1 giản, mau lẹ và bao gồm xác. Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng thiết lập cấu hình file quản lý kho thiết bị tư bởi Excel trong bài viết này nhé!

Hướng dẫn mẫu dự trù xây dựng bằng Excel chủ yếu xác

Chỉ dẫn giải pháp tạo lập bảng tính thuế đơn vị thầu Excel

1. Thống trị kho đồ dùng tư bởi Excel là chiến thuật tối ưu nhất

– bạn cũng có thể làm được không ít báo cáo, chỉ tiêu giao hàng mục đích cai quản của bạn khi dùng Excel. Không giống như các ứng dụng dựng sẵn, các bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà doanh nghiệp phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

– file Excel là luật pháp đắc lực và đơn giản dễ dàng nhất, bất kỳ ai cũng dễ dàng thao tác làm việc và thao tác làm việc tại Excel.

– Bạn không phải trả bất kỳ chi chi phí nào khi chúng ta có thể tự lập được một file quản lý kho, bán sản phẩm đơn giản bên trên excel. Cũng chính vì Excel là công cụ hỗ trợ hoàn toàn Free.

– Thông qua một vài cách làm tính toán dễ dàng và đơn giản trong excel nhằm tính tổng doanh số, tổng lợi nhuận, thu xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng hàng hóa bán các nhất.

– chúng ta có thể thao tác trực tiếp trên database nhằm sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng hàng… Hoặc có thể tạo thêm report theo yêu cầu thực tế trên từng thời điểm.

Có thể nói qua cho nhiều người dùng.

2. Quá trình thiết lập file làm chủ kho vật tư bởi Excel

Bước 1: Lập danh mục vật tư sản phẩm & hàng hóa | File cai quản kho trang bị tư bởi Excel

– Đây là địa điểm đầu tiên bạn phải làm, hay đó là database dùng để đưa dữ liệu sang những sheet nhập xuất cùng tổng đúng theo báo cáo, bảo vệ độ đúng mực và emcanbaove.edu.vn chóng.

– hạng mục vật tứ thường bao gồm các cột thông tin: STT, Mã VT, Tên thứ tư, Đơn vị. Tùy vào yêu cầu làm chủ của mỗi công ty lớn sẽ quan sát và theo dõi thêm những tin tức khác.

– Định dạng bảng biểu :

+ Kẻ bảng (đường kẻ) cho các bảng biểu. Phần con đường kẻ bao ngoài yêu cầu là nét liền, mặt đường kẻ giữa các dòng có thể dùng con đường kẻ đứt cùng màu xám trông đã đẹp hơn.

+ bôi đậm cho loại tiêu đề

+ cố định và thắt chặt dòng tiêu đề

Bước 2: tùy chỉnh sheet Nhập – Xuất | File thống trị kho đồ gia dụng tư bởi Excel

– trên sheet Nhập Xuất, các bạn sẽ nhập các thông tin sau: Số triệu chứng từ, Ngày tháng, thông tin tài khoản ( nếu như có), Diễn giải, Mã đồ dùng tư, Tên vật tư, ĐVT, số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau:

– trên đây, phụ thuộc vào phiếu xuất kho với nhập kho, các bạn nhập dữ liệu thường xuyên vào từng cột thông tin tương ứng.

– Do bạn đã tạo nên được hạng mục hàng hóa với đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Mã, Tên, ĐVT, Nhóm,…

– khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được tương đối nhiều thời gian lúc chỉ vấn đề chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn sót lại sẽ bởi hàm vlookup tra cứu kiếm tự động theo mã hàng các bạn nhập.

– hoàn toàn có thể bạn cần kết hợp vlookup cùng với if để thiết lập cấu hình công thức tra cứu thông tin hàng hóa cho tất cả các cái trống của mặt nhập xuất.

– sử dụng hàm If  mục đích để file nhìn gọn gàng và thật sạch sẽ hơn. (không buộc phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)

– Công thức =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã đồ tư’!$B:$D,2,0))

Bước 3: báo cáo Xuất – Nhập – Tồn | File quản lý kho trang bị tư bằng Excel

– Đây là báo cáo cho phép các bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối với lượng nhập/ xuất vào kỳ cụ thể từng mã trang bị tư. Bao gồm các cột : Mã trang bị tư, tên thứ tư, đối kháng vị, con số Thành tài chính ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, với tồn cuối kỳ.

– Đây là một báo cáo tự động, được lấy dữ liệu từ bảng kê nhập xuất.

– Bạn chỉ cần copy mã vật tứ vào cột vật bốn ( lưu lại ý: từng vật tư chỉ copy 1 lần , không đụng hàng )

– tên vật bốn và Đơn vị : chúng ta cũng dùng hàm Vlookup để đưa dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập sinh sống sheet 1.

– trên cột con số , thành tiền của Nhập vào kỳ cùng Xuất vào kỳ các bạn dùng cho hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn.

– Hàm Sumif : là hàm đặc trưng nhất trong cai quản kho vật dụng tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng cùng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã mặt hàng từ danh sách không ít lần nhập/ xuất không giống nhau.

– Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

– tại cột Tồn thời điểm cuối kỳ : bạn chỉ việc nhớ công thức

 Số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán

=>Như vậy, với một vài ba thao tác đơn giản và dễ dàng như trên, các bạn đã tự xây cất cho mình một file quản lý kho vật tư thật hiệu quả và cấp tốc chóng.

3. Một số hạn chế khi làm chủ kho đồ tư bởi Excel

– không tồn tại tính bảo mật, độ an ninh cho dữ liệu kém do đây là phần mượt offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một vật dụng tính. Hơn nữa, giả dụ trong quy trình làm việc, lắp thêm tính gặp mặt trục trẹo hoặc người tiêu dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn rất có thể xảy ra.

– những hàm trong excel hơi phức tạp, bởi vì vậy người dùng phải đích thực hiểu về những hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là tinh giảm khá to vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên cấp dưới giỏi nhất là các doanh nghiệp lớn nhỏ.

– Khi làm chủ nhập xuất sản phẩm & hàng hóa bằng Excel, nhân viên cấp dưới sẽ bắt buộc nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất đơn giản dẫn cho sai sót hoặc nhầm lẫn đặc trưng khi số lượng hàng hóa quá lớn.

Nếu doanh nghiệp nên một công cụ cung cấp linh hoạt vào thống kê chu đáo dữ liệu trong cả khi lượng hàng hóa quá béo và nhiều mẫu mã về hình dạng thì thiệt tiếc, excel ko làm giỏi việc này.

– update thông tin ko kịp thời. Tuy tệp tin Excel thống trị kho dễ dàng nhưng này lại không cung cấp việc cập nhật số liệu liên tục với các thành phần khác. Khi bao gồm sự thay đổi về sản phẩm & hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ bắt buộc kiểm kho mới đã có được số lượng đúng đắn để báo với các bộ phận khác.

– Nếu doanh nghiệp lớn có các thiết bị nước ngoài vi cung cấp công tác quản lý kho vật tứ thì excel đang không hỗ trợ kết nối với chúng.

Việc cai quản kho sản phẩm không hề đơn giản đối với những chủ siêu thị bởi con số hàng nhiều, nhiều khi rất khó kiểm soát cùng không hề ít thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,...Tuy nhiên, nếu khách hàng biết sử dụng công cụ cung cấp thì quá trình quản lý kho của các bạn sẽ đơn giản hơn nhiều đấy.

Excel là 1 công cụ cung cấp đắc lực mang đến việc quản lý kho hàng mà cửa hàng nào cũng đề xuất biết. Không chỉ có đơn giản, tiện thể lợi, phần mềm ứng dụng này còn không yên cầu bạn cần trả bất kì khoản giá thành nào. Cùng xem thêm cách quản lý kho bằng Excel qua nội dung bài viết dưới đây nhé.

Nội dung chủ yếu <hide>

1. Tại sao cần phải cai quản kho hàng bằng Excel

2. Cai quản kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của cai quản kho bởi Excel

2.2 điểm yếu của thống trị kho bởi Excel

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

3.1 chế tác lập file tài liệu kho mặt hàng và thực hiện nhập liệu

3.2 áp dụng công thức để giám sát và đo lường số lượng tồn kho và quý hiếm hàng tồn kho

4. Cai quản kho bằng phần mềm làm chủ bán hàng

4.1 Ưu điểm của cai quản kho bởi phần mềm cai quản bán hàng

4.2 điểm yếu kém của làm chủ kho bằng phần mềm thống trị bán hàng

5. Lựa chọn ứng dụng quản lý bán hàng của emcanbaove.edu.vn

1. Lý do cần phải quản lý kho hàng bằng Excel

Kho mặt hàng là module được cho phép doanh nghiệp triển khai nghiệp vụ xuất nhập kho, gửi kho, thống trị tồn kho, kiểm kho, lưu lại cục bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là quá trình khó khăn duy nhất đối với bất cứ chủ marketing nào. 

Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác thống trị đối với hàng tồn – xuất với nhập kho, báo cáo,... Từng thao tác cai quản đều đem lại kết quả và tác dụng khác nhau. Chủ shop sẽ biết đúng đắn lượng hàng cơ mà mình nên giảm bớt nhập, đồng thời biết được số lượng sản phẩm mà shop đang thiếu trường hợp làm giỏi công tác làm chủ tồn kho bên trên excel.

Tương từ như vậy, tệp tin excel quản lí lý bán hàng sẽ giúp bạn làm chủ và thống kê lại được tổng số hàng được giao đi cùng tổng số sản phẩm nhập về một giải pháp emcanbaove.edu.vn chóng. Những chủ tiệm hoàn toàn có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ bán buôn của siêu thị bằng file excel thống trị bán hàng.

2. Làm chủ kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của thống trị kho bởi Excel

Miễn tổn phí là điểm mạnh lớn nhất. Bạn không phải trả ngẫu nhiên chi phí nào khi bạn có thể tự lập được một file cai quản kho, bán sản phẩm đơn giản bên trên excel.

Chỉ đề nghị máy tính của công ty có sở hữu Microsoft Office là tất cả thể bước đầu tạo file thống trị kho luôn rồi.

Bạn rất có thể làm được không hề ít báo cáo, chỉ tiêu giao hàng mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống hệt như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi những tính năng mà doanh nghiệp phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

Bạn rất có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, tin tức hàng hóa, khách hàng hàng… Hoặc rất có thể tạo thêm report theo nhu yếu thực tế trên từng thời điểm.

Có thể nội dung cho nhiều người dân dùng. Mặc dù điểm này chỉ vận dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập trọn vẹn bằng công thức. Cần có google sheet nhằm sử dụng nhân tài này.

2.2 điểm yếu kém của làm chủ kho bằng Excel

Không tất cả tính bảo mật, độ an toàn cho tài liệu kém do đấy là phần mượt offline, mọi tài liệu đều được lưu trữ trên một trang bị tính. Như vậy, trong những trường hợp rủi ro xảy ra như máy tính xách tay bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ tiềm ẩn bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm vào excel khá phức tạp, bởi vậy người dùng phải thực thụ hiểu về các hàm này mới hoàn toàn có thể sử dụng tốt. Đây là tinh giảm khá lớn vì chưa phải doanh nghiệp nào cũng đều có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các công ty nhỏ.

Nếu doanh nghiệp buộc phải một công cụ cung ứng linh hoạt vào thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi số lượng sản phẩm quá bự và phong phú và đa dạng về ngoài mặt thì thật tiếc, excel ko làm giỏi việc này.

Nếu doanh nghiệp có các thiết bị nước ngoài vi cung cấp công tác cai quản kho vật bốn thì excel đã không hỗ trợ kết nối với chúng.

3. Các bước quản lý kho bởi Excel

3.1.Tạo lập file tài liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu

Bước 1: Mở một file mới

Bước 2: chúng ta tạo 5 sheet bắt đầu và sửa lại tên từng sheet với title như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập tài liệu cho từng sheet

Với sheet NHAP

Bạn đang nhập những thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, tên hàng, ĐVT, số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, đơn vị cung cấp

Nhập tên hàng hóa và dữ liệu

Với sheet XUAT

Bạn vẫn nhập những thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, thương hiệu hàng, ĐVT, con số bán, Đơn giá bán bán, Doanh thu, giá bán vốn, khách hàng hàng.

Nhập tài liệu xuất hàng

Dùng test miễn phí phần mềm quản lý bán sản phẩm emcanbaove.edu.vn.Pos

Quản lý ngặt nghèo tồn kho, nhân kiệt vượt trội, tinh giảm tối đa thất thoát hàng hóa

 

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng đặc biệt trong ngẫu nhiên ứng dụng hay phần mềm.

Các tin tức chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ trên đây.

Khi nhập, xuất thực tiễn bạn chỉ cần nhập mã mặt hàng thì các thông tin còn lại sẽ auto hiển thị lên.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của sản phẩm này sẽ được lấy từ hạng mục lên nhằm ta bán. Không hẳn mất công nhớ.

Danh mục sản phẩm & hàng hóa được lưu giữ trữ

Với sheet BAO CAO

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo bán sản phẩm và nhập xuất tồn.

Với báo cáo bán hàng, bạn cần: tên hàng, con số bán, Doanh thu

Báo cáo Nhập xuất tồn: thương hiệu hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

Báo cáo nhập xuất kho

Ở trong các phần mềm quản lý bán sản phẩm Excel bài bản bạn sẽ nhận được không ít thông tin quản lí trị hơn, ví dụ:

Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)Lãi lỗ từng mặt hàng
Tồn kho tới hiện tại tại
Tồn kho buổi tối thiểu
Cảnh báo hết mặt hàng khi xuất kho

3.2 sử dụng công thức để giám sát số lượng tồn kho và cực hiếm hàng tồn kho

Nhiều fan nghĩ là yêu cầu học excel thiệt siêu thì mới có thể làm được phần làm chủ kho hàng. Hoặc buộc phải học các hàm excel, tốt đủ các hàm khó….

Tuy nhiên lại không hẳn thế.

Trên thực tiễn với các hàm excel thịnh hành ta có thể làm phần đông các yêu ước của công việc.

Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, chúng ta chỉ nên biết tới 3 hàm sau:

Vlookup: Đây là hàm kiếm tìm kiếm theo cột.

Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã mặt hàng là đủ.

Các thông tin về tên sản phẩm và đơn vị tính, giá… Ta sẽ cần sử dụng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.

Điều này bảo vệ thông tin thiết yếu xác, đồng nhất và tiết kiệm ngân sách thời gian.

Sumif(s): Hàm này cực kì quan trọng và quan yếu thiếu.

Tính tổng con số và thành chi phí nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng

Từ đó khẳng định được số tồn cuối kỳ.

Iferror: Hàm này hoàn toàn có thể dùng hoặc không, dẫu vậy WPRO khuyên bạn nên dùng. Cùng vì khi viết hàm vlookup thì ta vẫn áp dụng cho tất cả nghìn cái để khi điền mã mặt hàng thì giá tự lên.

Vấn đề vạc sinh khi sử dụng vlookup sống dòng chưa tồn tại tên hàng thì sẽ trả về #N/A

Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để gia công cho file excel cai quản nhập xuất tồn kho, buôn bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với các món đồ phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì bắt buộc đưa thêm cột giá thành bảo quản. Còn với những loại hàng thông thường, thì bạn chỉ việc ghi nhớ một vài công thức dễ dàng và đơn giản mà thôi.

VD: số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán

quý giá hàng tồn = con số tồn*Giá bán

Trên đây, là một vài cách cơ bản khi triển khai sử dụng Excel để thống trị kho. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với đông đảo cửa hàng nhỏ với con số hang ít. Nếu cửa ngõ hàng của công ty có quy mô to hơn thì cực tốt là chúng ta nên dùng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích đúng theo cả nghiệp vụ quản lý bán sản phẩm và quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

4. Cai quản kho bởi phần mềm quản lý bán hàng

4.1 Ưu điểm của cai quản kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Dễ thiết lập đặt, dễ sử dụng, emcanbaove.edu.vn chóng, tiết kiệm thời gian.Báo cáo số số lượng hàng hóa trong kho đúng đắn theo số lượng, size, color sắc.Tra cứu vớt thông tin sản phẩm & hàng hóa dễ dàng.Sử dụng tốt với cả cửa hàng hiếm hoi và chuỗi siêu thị với số lượng mặt hàng lớn.Tự đụng tính toán đúng chuẩn số lượng sản phẩm tồn tương xứng khi bán sản phẩm cho khách. Ko mất thời gian giám sát thủ công.Báo cáo về các sản phẩm bán chạy, sản phẩm còn tồn các một cách đúng đắn giúp chủ siêu thị có chiến lược nhập hàng, xả hàng tồn một phương pháp hiệu quả.Phân quyền mang lại nhân viên triển khai các thao tác làm việc về nhập kho, xuất kho, điều đưa kho.Thống kê được lượng tiền tương xứng với từng loại sản phẩm còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm giá tốt trị vốn đọng thực tế của shop là bao nhiêu.Bảo mật thông tin, tự động lưu lại rất nhiều thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính, không ngại mất dữ liệu.Kết nối tương thích với khá nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, đồ vật đọc mã vạch….Có thể coi lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử vẻ vang điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.Dễ sử dụng, nhận ra sự hỗ trợ, lí giải sử dụng ứng dụng trực tiếp cùng qua ultraview nếu không rõ về các thao tác làm việc trên phần mềm.

4.2 nhược điểm của cai quản kho bởi phần mềm làm chủ bán hàng

Nhược điểm tuyệt nhất của làm chủ kho bằng ứng dụng quản lý bán sản phẩm là sẽ mất phí.

Xem thêm:

5. Lựa chọn ứng dụng quản lý bán hàng của emcanbaove.edu.vn

Phần mềm quản lý kho hàng, bán sản phẩm emcanbaove.edu.vn đang được hơn 80.000 doanh nghiệp, cửa hàng lựa lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho sản phẩm của emcanbaove.edu.vn ra đời nhằm mục đích giúp những doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ siêu thị khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và làm chủ hàng hóa là cực kì khó khăn , nhưng cho với emcanbaove.edu.vn mọi câu hỏi trở nên dễ ợt hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng emcanbaove.edu.vn

Tính năng của phần mềm thống trị kho hàng :

Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp
Điều chuyển hàng giữa các kho hàng / cửa hàng
Đính kèm hình ảnh chứng trường đoản cú lên các phiếu xuất nhập kho
Kiểm kho emcanbaove.edu.vn chóng, cung cấp dùng đồ vật quét mã vạch
Kiểm kho theo thành phầm / danh mục / toàn bộ, auto bù trừ cân nặng bằng sau khoản thời gian kiểm kho
Cho phép khám nghiệm tồn kho giữa các cửa hàng
Kiểm soát mặt hàng lỗi, hỏng, mất mát
Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm
Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho
Phiếu yêu cầu xuất nhập kho
Cài đặt giới hạn ở mức tồn kho tối thiểu, buổi tối đa
Dự báo nhập hàng dựa trên tồn kho thực tiễn và tốc độ bán hàng
Sắp xếp vị trí thành phầm trong kho
Báo cáo diện tích lưu kho còn trống

Hy vọng nội dung bài viết đã tin báo hữu ích. Chúc bạn kinh doanh thành công!