Data Validation trong Excel là một trong công cụ hoàn toàn có thể giúp bạn cố định các dữ liệu của một ô tính, giúp cho quy trình thống kê dữ liệu của người sử dụng trở nên dễ dãi và gấp rút hơn. Bài viết dưới trên đây Azgad sẽ chia sẻ cho mọi fan rất cụ thể về phương pháp dùng Data Validation để tạo thành một list nhập nhanh tài liệu trong Excel.
Bạn đang xem: Cách sử dụng data validation trong excel
Data Validation vào Excel
Khái niệm
Data Validation là một trong tính năng rất hữu dụng trong Excel, được dùng để cố định và thắt chặt dữ liệu của những ô tính đã được chọn. Bạn chỉ có thể nhập những dữ liệu mang lại ô tính đang được thiết lập cấu hình trước đó, điều này để giúp đỡ hạn chế được sai sót khi điền thông tin, chất vấn kết quả,…
Chức năng Data Validation
Giúp tạo nên một danh sách trong excel bên dưới dạng sổ xuống.Thiết lập được những kiểu tài liệu cho ô tính.Hàm Excel đang báo lỗi ví như nhập không nên dữ liệu.Cách sử dụng Data Validation vào Excel tạo thành danh sách tài liệu hiệu quả
Hướng dẫn cụ thể cách dùng Data Validation
Để chế tạo ra một danh sách giúp nhập nhanh dữ liệu, hãy tiến hành lần lượt các bước sau:
Bước 1: Chọn địa chỉ cửa hàng ô cần tạo list nhập liệu (hoặc tô cả mảng bắt buộc tạo) – lựa chọn thẻ Data trên thanh cơ chế – nhấp chuột chọn Data Validation – chọn mục Data Validation… để mở vỏ hộp thoại Data Validation.
Cách cần sử dụng Data Validation để nhập liệu vào Excel
Bước 2: Trong hộp thoại Data Validation – trong thẻ Settings – Ở mục Allow (cho phép nhập dữ liệu theo điều kiện):
Any value: không yêu cầu điều kiện.Whole number: Nhập đk theo hình dáng số nguyên.Decimal: Nhập đk theo giao diện số thực (có vết phẩy).List: Nhập đk theo danh sách.Date: Nhập đk theo ngày tháng năm.Time: Nhập điều kiện theo thời gian.Text length: Nhập điều kiện theo độ nhiều năm chuỗi.Custom: Nhập đk tùy chọn.Cách sử dụng Data Validation để nhập liệu vào Excel
Trong đó, các kiểu dữ liệu Whole number, Decimal, Date, Time, Text length, Custom có các dạng Data sau:
between: giá bán trị nằm tại giữa của nhỏ tuổi nhất Minimum và lớn nhất Maximum.not between: quý hiếm nằm xung quanh khoảng nhỏ nhất Minimum và lớn số 1 Maximum.equal to: Tương ứng với cái giá trị được nhập vào.not equal to: Không tương xứng với quý giá được nhập vào.greater than: Giá trị nhập to hơn giá trị được nhập vào.less than: Giá trị nhập bé dại hơn giá trị được nhập vào.greater than or equal to: Giá trị nhập to hơn hoặc bởi giá trị được nhập vào.less than or equal to: Giá trị nhập bé dại hơn hoặc bằng giá trị được nhập vào.Cách sử dụng Data Validation để nhập liệu vào Excel
Bước 3: Để thiết lập thông báo kiểu dữ liệu phải nhập các bạn vào thẻ input đầu vào Message – Tick vào ô Show đầu vào message when cell is selected – Nhập thông báo bạn có nhu cầu nó hiển thị vào ô Title (Tiêu đề) và đầu vào message (Nội dung).
Cách dùng Data Validation để nhập liệu trong Excel
Bước 4: Để tùy chỉnh thiết lập cảnh báo khi nhập sai giao diện dữ liệu, vào thẻ Error Alert – Tick vào ô Show error alert after invalid data is entered – lựa chọn Style (Kiểu thông báo khi nhập sai: Stop, Warning và Information) – Nhập vào mục Title (Tiêu đề chú ý hiển thị) và Error message (Nội dung của lỗi nhập sai).
Báo lỗi lúc nhập liệu vào Excel
Bước 5: Chọn OK để xong xuôi quá trình cài đặt.
Ví dụ ví dụ về cách dùng Data Validation
Để hiểu rõ về cách dùng, hãy cùng Azgad thực hành qua ví dụ cụ thể dưới đây.
Ví dụ 1: Hãy thiết lập cấu hình danh sách tùy chọn từ dữ liệu Họ và tên được cho sẵn mặt dưới
Bước 1: lựa chọn cột đề xuất lập danh sách (B2 cho B6) – lựa chọn Data – lựa chọn Data Validation để mở hộp thoại.
Bước 2: Tại mục Allow – lựa chọn List – trên Source – Quét lựa chọn vùng chứa dữ liệu từ B10 đến B14 – chọn OK để xong quá trình sinh sản danh sách.
Ví dụ về Data Validation
Kết quả sử dụng Data Validation trong Excel
Ví dụ 2: Thiết lập kiểu tài liệu Date thắt chặt và cố định cho cột Ngày sinh.
Bước 1: Tô black cột Ngày sinh từ ô D2 đến D6 – chọn Data – lựa chọn Data Validation để mở vỏ hộp thoại.
Ví dụ 2 phương pháp dùng Data Validation trong Excel
Bước 3: Bạn quan trọng lập thông báo mở ra ở ô được lựa chọn – Vào thẻ Input Message, nhập:
Sau đó chọn OK để hoàn thành.
Cách sử dụng Data Validation khi tùy chỉnh cấu hình thông báo
Khi bạn chọn vào ô ngẫu nhiên của cột Ngày sinh, thông báo màn hình hiển thị sẽ hiện lên như sau:
Thông báo khi dùng Data Validation
Bước 4: cấu hình thiết lập cảnh báo mở ra khi nhập sai mang đến ô được chọn – Vào thẻ Error Alert, chọn:
Sau đó lựa chọn OK để lưu thiết lập đặt.
Cách setup thông báo lúc nhập liệu
Kết quả sau khi tùy chỉnh cấu hình cảnh báo được hiển thị như sau:
Thông báo lỗi hiển thị lúc nhập không đúng dữ liệu
Hướng dẫn bỏ định dạng Data Validation trong Excel
Để triển khai hủy quăng quật các thiết lập Data Validation, các bạn thực hiện công việc sau:
Bước 1: Chọn mảng đề xuất bỏ định dạng – chọn Data – lựa chọn Data Validation.
Bước 2: Chọn Clear All để tiến hành bỏ định dạng đã tải đặt.
Chỉ với thao tác đơn giản dễ dàng là rất có thể bỏ được những định dạng đã cài đặt rồi nhé.
Cách vứt định dạng đã cài đặt
Bài viết bên trên Azgad vẫn vừa phía dẫn chúng ta rất chi tiết về cách dùng Data Validation và bao gồm ví dụ minh họa để giúp đỡ bạn nắm rõ hơn rồi. Azgad hi vọng bạn đã cố gắng được kỹ năng về phần này và hoàn toàn có thể giải quyết tốt mọi yêu mong rồi nhé. Hãy quan sát và theo dõi để thừa nhận thêm nhiều kiến thức có lợi hơn nhé!
Trong nội dung bài viết này, tôi trình làng tới các bạn cách áp dụng Data Validation nhằm tạo danh sách và Kiểm tra tài liệu nhập (quy định tài liệu nhập) vào bảng tính Excel. Để các chúng ta cũng có thể nắm bắt được bí quyết sử dụng họ sẽ áp dụng ngay vào ví dụ ráng thể.
Ví dụ bọn họ cần lập bảng thống kê như hình sau:
> Xem video hướng dẫn với tải bài bác tập MẪU sinh sống dưới
 |
Video lý giải
Yêu ước 1: Điền tên doanh nghiệp chỉ được chọn một trong 5 công ty đã cho
- họ sẽ tạo danh mục với tính năng Data Validation
Bước 1: Quét lựa chọn vùng add của "Công ty SX" từ B11:B15 với đặt con chuột vào vùng Name box đặt tên rồi nhận Enter như hình minh họa
 |
Bước 2: Quét chọn vùng showroom C3:C8 chọn thẻ Data chọn Data Validation, thẻ Settings lựa chọn và nhập như hình minh họa dưới đây
 |
Đến đây bọn họ đã thực hiện xong xuôi việc tạo thành List, nhấn con chuột vào ô C3 và chọn tên xe trường đoản cú button
Yêu mong 2: thành phầm chỉ chọn giữa những sản phẩm khớp ứng với công ty SX
Bước 1: Quét vùng dữ liệu cột thương hiệu xe Toyota D12:D15 đánh tên trong vùng Name box như hình minh họa sau
 |
Bước 2: liên tiếp thực hiện tại quét chọn cột tên xe của HONDA, BMWG, AUDI, FORD cùng đặt tên tựa như trên
Bước 3: sau thời điểm đặt thương hiệu vùng cho các cột thương hiệu xe, chúng ta quét lựa chọn vùng showroom D3:D8 lựa chọn thẻ Data thực hiện như hình minh họa
 |
Đến đây vẫn thực hiện ngừng yêu mong 2.
Yêu cầu 3: Nhập cột số lượng là số nguyên dương
Thực hiện như sau:
- Quétvùng tài liệu E3:E8 lựa chọn thẻ Data, Data Validation, Thẻ Settings, mục Allow lựa chọn Whole Number, mục Data chọn Greater than, mục Minimum nhập 0, dấn OK
- thực hiện nhập số liệu
Yêu cầu 4: Tính đối chọi giá
- bọn họ đã quen với hàm vlookup nhằm dò tra cứu theo cột trong một bảng dữ liệu, với bài toán này bọn họ có 5 bảng tên xe, như vậy họ cần kết hợp hàm indirect, như vẫn biết indirect trả về tài liệu vùng tham chiếu, nên họ thực hiện tại như sau:
Bước 1: Đặt tên cho vùng tham chiếu, Quét chọn vùng thương hiệu xe và Giá đánh tên vùng tài liệu như hình minh họa dưới (đặt toyota1 vì bọn họ đã để toyota cho cột tên xe sống yêu cầu trên)
 |
Bước 2: Đặt tên vùng tương tự như cho bảng giá xe HONDA, BMWG, AUDI, FORD là (honda1, bmwg1,audi1,ford1)
Bước 3: Nhập bí quyết như hình minh họa sau:
- Giải thích, hàm indirect là đối số thứ 2 trong hàm vlookup, hàm trả về bảng tham chiếu
 |
Yêu mong 5: Tính Thành tiền
- Thành tiền = con số * Đơn giá
Như vậy, yêu mong đã được hoàn thành.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng excel đơn giản, hiệu quả
Để thống trị các thương hiệu vùng tài liệu (xóa, thêm, sửa. . .) các bạn cũng có thể nhấn Ctr + F3 vỏ hộp thoại quản lý tên vùng hiển thị như hình sau:
 |
Có 1 giữ ý bé dại các bạn cần nhớ, việc đặt thương hiệu vùng tránh trùng với cùng 1 trong các ô showroom có trong excel, trong bài bác này hãng sản xuất bmw tôi để thêm chữ g là: bmwg để lúc đặt tên vùng là bmwg và bmwg1 không trở nên trùng cùng với cột bmw1 của excel.