Cách tạo sàng lọc trong Excel không khó. Bài viết sẽ phía dẫn các bạn cách tạo danh sách trong Excel đơn giản dễ dàng nhất.
Bạn đang xem: Cách tạo list lựa chọn trong excel
Microsoft Excel là một trong trong số phần mềm bảng tính phổ biến nhất hiện nay. Nó bên trong bộ thành phầm văn phòng Office của Microsoft. Tự lâu, Excel lừng danh là một phần mềm có chức năng tính toán tài liệu nhiều bé số, thu xếp bảng linh hoạt, dễ dàng dàng share dữ liệu và nhiều chưa dừng lại ở đó nữa.
Không nặng nề tìm thấy cách thức xử lý dữ liệu bạn có nhu cầu trên thanh hình thức của Excel từ bỏ đự cồn định dạng dữ liệu theo thiết bị tự sản phẩm ngày tháng, tăng tốt thấp dần tới những hàm tính logic. Cũng chính vì thế, cho dù hiện có khá nhiều phần mềm tương tự như như Excel nhưng nó vẫn không thể mất đi vị trí tiện ích bảng tính hàng đầu.
Nếu tiếp tục dùng Excel, ắt hẳn đôi lần bạn có muốn tự tay tạo list thả xuống hay drop menu trong Excel. Nghe có vẻ phức tạp nhưng thực tiễn rất solo giản. Bạn có rất nhiều cách không giống nhau để triển khai việc này.Bưới đó là những cách tạo chắt lọc trong Excel đơn giản, dễ làm theo nhất.
Tạo list có công dụng hạn chế con số dữ liệu mục nhập vào nhằm tránh lỗi bao gồm tả hay tấn công máy. Cùng với Excel, bạn dễ ợt tạo những danh sách thả xuống cho những tùy lựa chọn khác nhau, chẳng hạn như giới tính, độ tuổi, chức vụ,… nhìn chung, bạn chỉ việc tạo drop các mục cho một ô khi bao gồm sẵn những lựa chọn rõ ràng cho ô đó. Tiếp sau đây là cách tạo drop danh mục trong Excel.
Cách chế tạo ra drop danh mục trong Excel
Cách tạo danh sách thả xuống trong ExcelCác tùy chọn list thả xuống nâng cao
Cách tạo danh sách thả xuống vào Excel
Quá trình tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel rất đối kháng giản. Phiên bản chỉ cần làm thêm các bước cơ phiên bản sau:
Tạo Named Range: Đây là bước cần thiết để tạo danh sách dùng vào drop list.Thêm Data Validation: cung cấp dữ liệu cho ô.Thêm Named Range vào Data Validation: Tập phù hợp hai bước trên và khẳng định nguồn cho list thả xuống.Thiết lập thông báo nhập cho Data Validation: ko bắt buộc. Nó cho phép bạn thêm một thông báo popup nhằm hướng dẫn người đọc sử dụng bảng tính.Bây giờ, chúng ta hãy thuộc tìm hiểu cụ thể các bước:
1. Tạo nên một Named Range
Một cách để tạo danh sách các mục cho list xổ xuống sử dụng Data Validation là thêm danh sách của khách hàng vào một bảng tính cùng đặt tên dãy ô cất danh sách. Chúng ta có thể thêm danh sách vào cùng một bảng tính vị trí bạn chuẩn bị thêm list xổ xuống hoặc một bảng tính khác. Thực hiện một dãy ô được lấy tên trong một drop list tạo cho nó dễ dàng gia hạn hơn.
Chúng ta sẽ tạo nên danh sách thả xuống chứa một vài loại món ăn trong Sheet 2 như 1 ví dụ. Nhập từng mục vào một ô lẻ tẻ trong một cột hoặc một dòng. Chọn các mục, nhập tên mang đến dãy của ô vẫn được chọn trong Name Box (Tên) với nhấn Enter.
2. Thêm Data Validation
Đi tới bảng tính, nơi bạn có nhu cầu thêm list xổ xuống. Click vào tab Data > Data
Validation trong mục Data Tools.
Hãy bảo đảm an toàn rằng tab Settings vẫn kích hoạt trong hộp thoại Data Validation.
3. Thêm Named Range vào Data Validation
Sau đó, chọn List từ list thả xuống Allow. Bọn họ sẽ sử dụng tên từ hàng đã được lấy tên của ô mà bọn họ đã xác minh để điền vào list thả xuống. Nhập văn bạn dạng sau đây vào vỏ hộp Source:
=Food
Thay thế Food với bất kể tên nào bạn muốn và click vào OK.
Tùy lựa chọn Ignore blank được tích theo mang định. Điều này cho phép bạn chọn ô và bỏ chọn ô mà lại không cần lựa chọn 1 mục. Nếu bạn có nhu cầu yêu mong một tùy lựa chọn được chọn từ list thả xuống thì nên bỏ lốt tích ở kề bên nó.
4. Đặt tin nhắn đến Data Validation
Nếu bạn muốn hiển thị một lời nhắn popup khi ô chứa list thả xuống được chọn, bạn click vào tab Input Message. Chọn Show input đầu vào message when the cell is selected với điền Title và Input message. Chúng ta cũng có thể sử dụng tab Error Alert nhằm thêm lời nhắn hiển thị khi đầu vào được nhập chưa phù hợp lệ trong danh sách xổ xuống (chẳng hạn như ai kia nhập chữ thay bởi lựa chọn). Tích vào Show Error alert after invalid data is entered. Chọn Style và điền Title và Error message. Sau đó, nhấp vào OK.
Khi bạn chọn một ô chứa list thả xuống, mũi tên phía xuống dưới để lựa chọn một lựa chọn hiển thị vẫn hiển thị làm việc bên đề nghị ô. Nút mũi thương hiệu xuống chỉ hiển thị khi ô được chọn. Bây chừ chúng ta đang tìm hiểu phương pháp để hiển thị mũi tên xuống sát bên danh sách thả xuống đầy đủ lúc sau trong nội dung bài viết này.
Các tùy chọn danh sách thả xuống nâng cao
Bây giờ, bạn đã sở hữu một danh sách thả xuống cơ bản, hãy tiếp tục với các cài đặt nâng cao để sửa đổi và cấu hình thiết lập danh sách của mình.
1. Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range
Nếu các bạn cần sửa đổi hoặc xóa một dãy đã có được đặt tên, bạn phải áp dụng Name Manager. Click vào tab Formulas > Name Manager vào phần Defined Names.
Để thay đổi phạm vi ô cho một tên trong hộp thoại Name Manager, chúng ta chọn Name trong list và click vào nút phạm vi ô ngơi nghỉ cuối hộp thoại. Sau đó, lựa chọn dải ô và nhấp vào nút phạm vi ô một lần nữa trên phiên bạn dạng nhỏ gọn của vỏ hộp thoại Name Manager hệt như hình hình ảnh ở trên.
Tiếp theo, chúng ta click vào dấu tích blue color lá nhằm lưu dãy ô new cho Name đã có chọn.
Bạn cũng có thể có thể đổi khác Name bằng phương pháp chọn nó vào danh sách, click Edit, chỉnh sửa tên trong hộp thoại Edit Name với nhấp vào OK. Trong vỏ hộp thoại này, bạn có thể thay đổi phạm vi ô. Để xóa một tên, chúng ta chọn Name trong danh sách và click vào Delete.
2. Tạo ra một list xổ xuống phụ thuộc
Một danh sách thả xuống phụ thuộc vào là list mà trong các số ấy các tùy chọn thay đổi dựa bên trên sự lựa chọn tại 1 danh sách thả xuống khác.
Chẳng hạn như, khi bạn chọn Pizza trong list thả xuống được tạo nên lúc đầu, một list thả xuống phụ thuộc chứa được nhiều loại pizza khác. Nếu khách hàng chọn Chinese, những tùy lựa chọn trong danh sách thả xuống phụ thuộc vào thứ nhị chứa những loại pizza không giống nhau của Trung Quốc.
Trước khi tiếp tục bạn hãy trở về phần giải pháp tạo danh sách xổ xuống và sản xuất một danh sách thả xuống Favorite Food chính, nếu như khách hàng chưa có.
Bây giờ, các bạn sẽ tạo thêm ba list nữa cùng đặt tên mang lại chúng. Nhập một list vào tự tùy chọn trong list thả xuống chủ yếu (Favorite Food). Lựa chọn một trong những danh sách khác, nhập thương hiệu cho danh sách đó trong Name Box cùng nhấn Enter. Lặp lại công việc đó cho từng danh sách.
Các tên của rất nhiều danh sách không giống phải tương xứng với tùy lựa chọn trong danh sách thả xuống chính. Ví dụ điển hình như, một trong các ba list khác của chúng ta chứa các loại bánh quy và được đặt tên là Cookies, như hiển thị mặt dưới. Nhị danh sách còn sót lại trong hộp màu đỏ chọn cái tên là Pizza cùng Chinese.
Trước khi tạo list thả xuống phụ thuộc, các bạn phải lựa chọn 1 mục vào drop menu chính. Không đặc trưng bạn chọn tùy lựa chọn nào. Sau đó, lựa chọn ô nơi bạn muốn thêm list thả xuống phụ thuộc.
Click vào tab Data với nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools. Lựa chọn List trong danh sách dropdown Allow.
Nhập mẫu text tiếp sau đây vào vỏ hộp Source. Sửa chữa $B$2 bằng tham chiếu mang lại ô tất cả chứa list thả xuống bao gồm của bạn. Giữ những dấu hiệu USD vào tham chiếu ô. Điều đó đã cho thấy một tham chiếu hoàn hảo nhất đến ô đó sẽ không chuyển đổi ngay cả lúc bạn sao chép hoặc dịch rời công thức tham chiếu mang đến ô đó.
=INDIRECT($B$2)
Chức năng INDIRECT trả lại tham chiếu được định rõ bằng một chuỗi text. Vào trường vừa lòng này, text trường đoản cú tùy lựa chọn đã được chọn trong danh sách thả xuống chính trong ô B2. Chẳng hạn như, nếu khách hàng chọn Chinese từ list thả xuống chính, =INDIRECT($B$2) trả lại tham chiếu Chinese. Bởi vì đó, danh sách thả xuống thiết bị hai chứa những mục Chinese. Nhấp chuột vào OK.
Danh sách trong drop list Favorite Disk bên dưới đây biến đổi phụ nằm trong vào tùy chọn nào được chọn trong danh sách thả xuống Favorite Food.
3. Xào luộc và dán một list xổ xuống
Nếu bạn cần sao chép một list thả xuống với toàn bộ dữ liệu qua 1 ô khác, thì hãy coppy và dán ô thực hiện Ctrl + C cùng Ctrl + V. Thao tác làm việc này sao chép drop các mục và định dạng của nó.
Nếu chúng ta chỉ muốn coppy danh sách thả xuống với tài liệu nhưng không bao hàm định dạng thì chọn ô và xào luộc nó một cách bình thường sử dụng Ctrl + C. Sau đó, đi mang lại tab Home và click vào Paste trong phần Clipboard. Sau cùng chọn Paste Special.
Trong vỏ hộp thoại Paste Special, các bạn chọn Validation vào phần Paste với click vào OK. Điều này chỉ xào nấu drop danh sách và không bao hàm định dạng trong ô ban đầu.
4. Chọn cục bộ ô chứa danh sách thả xuống
Do nút mũi tên trỏ xuống không hiện nay trên drop menu trừ lúc ô đó được chọn, thật cực nhọc biết ô như thế nào chứa list thả xuống. Chúng ta có thể áp dụng định dạng khác nhau cho ô chứa drop list. Mặc dù nhiên, bạn phải tìm tất cả danh sách thả xuống trước, nếu chưa định đạng chúng. Bao gồm một phương pháp chọn cục bộ drop danh mục trong Excel, có thể chấp nhận được bạn biết địa chỉ của chúng.
Đầu tiên, chọn ô cất drop list. Tới tab Home và click Find và Select làm việc phần Editing. Sau đó, lựa chọn Go to lớn Special.
Tới vỏ hộp thoại Go to lớn Special, chọn Data Validation. Tùy chọn All dưới Data Validation, chọn toàn bộ ô ngẫu nhiên quy tắc xác thực dữ liệu được áp dụng. Same chỉ chọn ô đựng drop list thực hiện cùng kiểu quy tắc xác thực dữ liệu với dữ liệu trong ô vẫn chọn. Click OK sau thời điểm hoàn tất phần lớn lựa chọn.
Giờ bạn cũng có thể định dạng gần như ô này để rõ ràng chúng với những ô khác cùng sẽ biết toàn bộ vị trí của drop list. Nếu không muốn áp dụng định dạng khác mang lại drop list, hãy đọc hướng dẫn bên dưới.
5. Tạo cho mũi tên tảo xuống luôn luôn hiển thị
Nút mũi tên xoay xuống trong danh sách thả xuống ko hiển thị lúc ô ko được chọn. Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách thêm một nút mũi tên tảo xuống vào phía bên phải danh sách thả xuống.
Để bắt đầu bạn sở hữu ảnh mũi tên thả xuống (click chuột cần vào liên kết đó và chọn Save link as). Sau đó, chọn ô ở mặt phải list thả xuống cùng đi mang đến tab Insert.
Bạn click vào Illustrations > Pictures.
Trong vỏ hộp thoại Insert Picture, các bạn điều hướng đến nơi chúng ta lưu ảnh mũi tên và chọn file đó. Tiếp theo, click vào Insert.
6. Xóa list thả xuống xuất phát từ 1 ô
Nếu bạn muốn xóa một danh sách thả xuống xuất phát từ 1 ô, chúng ta chọn ô đó cùng hộp thoại Data Validation như đã có đề cập mang đến (tab Data > Data Validation vào phần Data Tools). Click vào Clear All.
Các tùy chọn trong hộp thoại Data Validation được reset về mang định của chúng. Bạn bấm vào vào OK.
Danh sách thả xuống được loại bỏ và ô được phục hồi về định dạng mặc định của nó. Nếu bao gồm một tuyển lựa được chọn khi chúng ta gỡ bỏ danh sách thả xuống, thì ô đó được nhập với giá trị của tùy chọn đó.
Nếu chúng ta không muốn bất kỳ giá trị nào được giữ gìn khi xóa list thả xuống, chúng ta cũng có thể sao chép ô trống cùng dán nó vào ô gồm chứa list thả xuống. List thả xuống được xóa với ô đổi mới một ô trống. Tận dụng tối đa triệt để danh sách thả xuống mang đến mục nhập tài liệu trong Excel làm khiến cho bạn tăng năng suất quá trình cũng như làm cho cuộc sống thường ngày dễ dàng hơn.
7. Tạo list tùy trở thành trong Excel
Bạn rất có thể dùng bản lĩnh Custom danh mục để tạo ra và lưu trữ danh sách hay sử dụng. Chúng hoàn toàn có thể được sử dụng làm tiêu đề đến cột cùng hàng hoặc điền dữ liệu vào danh sách thả xuống Excel nhanh, đúng mực hơn.
Tạo danh sách tùy biến hóa trên WindowsClick tab File.Chọn Options ở bên trái.Trong hộp thoại Excel Options, click Advanced.Cuộn xuống bên dưới phần General ở bên nên và click Edit Custom Lists.Trong box Custom lists, bạn sẽ thấy những danh sách ngày và tháng được xác định trước vào năm.Tạo một danh sách tùy biến đổi trên Mac
Click Excel > Preferences trường đoản cú thanh menu.Chọn Custom List.
Giống như Windows, bạn sẽ thấy những list được tích đúng theo sẵn như các ngày viết tắt trong tuần và tháng của một năm.
Bạn đã bao giờ tự hỏi làm núm nào để triển khai việc hiệu quả hơn vào Excel chưa? Dưới đó là hướng dẫn từng bước một nhanh chóng sẽ giúp đỡ bạn biết phương pháp tạo Drop danh mục trong Excel.
Cho dù các bạn đang điều hành một doanh nghiệp lớn hay một cửa hàng tạp hoá nhỏ, bài toán giữ đông đảo thứ gọn gàng là khóa xe thành công. Ngày nay, bạn cũng có thể tìm thấy không ít ứng dụng và trang web sẽ giúp bạn điều này nhưng Microsoft Excel vẫn vẫn là một lựa lựa chọn hàng đầu.
Microsoft Excel ko chỉ cân xứng cho các công việc bàn giấy. Khi được áp dụng hiệu quả, ứng dụng bảng tính này còn rất có thể là một cung cấp đắc lực sẽ giúp đỡ bạn thống kê giám sát và thống trị dữ liệu một phương pháp nhanh chóng. Với chức năng Drop danh sách tích hợp, Excel để giúp bạn dễ dàng hoá vấn đề nhập dữ liệu và tiết kiệm chi phí đáng nhắc thời gian.
Có những cách khác biệt để sinh sản Drop menu trong Excel, một số thì dễ tiến hành và một vài thì khó. Ở trong nội dung bài viết này, FPT siêu thị sẽ chia sẻ đến chúng ta cách tạo nên Drop các mục trong Excel đơn giản nhất.
Cách sản xuất Drop danh sách trong Excel
Trong bảng tính lấy ví dụ như này, FPT shop sẽ áp dụng tập dữ liệu gồm một cột chứa list các người sử dụng ở phía trái và một cột chứa thông tin về sở trường liên lạc của họ ở bên phải. Mục tiêu của bọn họ chính là chế tạo Drop menu cho tuỳ lựa chọn liên lạc của mình để xem người ta muốn được gửi email, hotline điện tuyệt nhắn tin. Quá trình thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn những ô cần danh sách thả xuống. Giống như bất kỳ bảng tính làm sao khác, các bạn sẽ cần chọn lựa ô tài liệu để chế tạo Drop List. Ở đây, những ô đó ở phía trong cột B.
Bước 2: Chuyển cho tab Data trong thanh pháp luật của Excel, sau đó chọn Data Validation. Thao tác làm việc này sẽ xuất hiện một hành lang cửa số nổi Data Validation bên trên trang tính của bạn.
Bước 3: trong tab Settings của cửa sổ nổi, bạn nên chọn lựa List ở trong phần Allow vì phương châm của chúng ta đang là chế tạo một Drop các mục cho sở thích liên lạc của khách hàng hàng. Quanh đó ra, bạn còn có thể thiết đặt nhiều loại dữ liệu khác đến ô.
Bước 4: Sau khi chúng ta chọn tạo Drop List, hành lang cửa số nổi đã hiển thị những tham số nhằm bạn cấu hình thiết lập cho menu thả xuống. Trong phần Source, bạn hãy nhập những mục mang đến Drop các mục và chúng sẽ tiến hành phân tách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: FPT shop sẽ nhập các sở thích giao tiếp phổ thay đổi như "Call, Email, Text, NS" vào phần này.
Bước 5: dấn OK để tạo thành Drop list cho sở thích giao tiếp của khách hàng. Sau đó, các bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống sẽ mở ra ở góc dưới bên buộc phải của ô dữ liệu ngay khi bạn nhấp vào nó. Nhấp vào mũi tên, bạn sẽ được mang đến danh sách sở trường giao tiếp của công ty để chọn. Khi bạn chọn một mục từ bỏ danh sách, nó sẽ tự động điền tài liệu vào vào ô.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: bạn có cần sử dụng công thức để chế tác Drop danh mục không?
Câu trả lời: Không đề xuất công thức, toàn bộ những gì bạn phải làm là thay đổi cách nhập dữ liệu, tự nhập thanh lịch chọn. Do vậy, bạn chỉ việc vào tab Data > Data Validation và làm theo các gợi ý trên. Thực đơn thả xuống từ Drop danh mục sẽ do bạn tùy chỉnh thủ công.
Câu hỏi 2: Drop List có giống cùng với Data Filtering không?
Mặc dù bọn chúng nhìn cũng khá giống nhau (đều có hình tượng mũi thương hiệu đi xuống ở góc cạnh dưới bên phải ô), Data Filtering khác với Drop List. Data Filtering được thêm vào tiêu đề của từng cột, do vậy chúng ta cũng có thể lọc dữ liệu hiển theo danh mục. Ví dụ: lọc theo tháng, địa điểm… tuy nhiên, Drop List cho phép người dùng chọn một mục để điền dữ liệu vào ô.
Xem thêm: Cách Làm Văn Bản Trên Excel Đẹp Như Word, Cách Trình Bày Văn Bản Trong Excel Đẹp Như Word
Nhiều trang tính sẽ yêu cầu các bạn tạo Drop List. Bởi vì vậy, FPT cửa hàng hy vọng rằng khuyên bảo này để giúp đỡ bạn biết cách tạo Drop list trong Excel. Nếu khách hàng có bất kể thắc mắc hay thắc mắc nào, hay để lại bọn chúng ở trong phần bình luận nhé.