Cách tạo chắt lọc trong Excel không khó. Bài viết sẽ phía dẫn chúng ta cách tạo danh mục trong Excel đơn giản dễ dàng nhất.
Bạn đang xem: Cách thêm lựa chọn trong excel
Microsoft Excel là một trong số ứng dụng bảng tính phổ cập nhất hiện nay. Nó phía bên trong bộ sản phẩm văn chống Office của Microsoft. Trường đoản cú lâu, Excel khét tiếng là 1 phần mềm có công dụng tính toán tài liệu nhiều con số, bố trí bảng linh hoạt, dễ dàng dàng chia sẻ dữ liệu với nhiều không dừng lại ở đó nữa.
Không nặng nề tìm thấy qui định xử lý dữ liệu bạn muốn trên thanh nguyên lý của Excel trường đoản cú đự động định dạng tài liệu theo vật dụng tự máy ngày tháng, tăng tốt thấp dần dần tới các hàm tính logic. Chính vì thế, cho dù hiện có khá nhiều phần mềm tựa như như Excel mà lại nó vẫn không thể mất đi vị trí app bảng tính mặt hàng đầu.
Nếu tiếp tục dùng Excel, ắt hẳn đôi lần bạn cũng muốn tự tay tạo danh sách thả xuống tuyệt drop các mục trong Excel. Nghe gồm vẻ tinh vi nhưng thực tiễn rất 1-1 giản. Bạn có không ít cách khác nhau để triển khai việc này.Bưới đây là những cách tạo chọn lọc trong Excel đơn giản, dễ làm theo nhất.
Tạo list có công dụng hạn chế số lượng dữ liệu mục nhập vào nhằm tránh lỗi chủ yếu tả hay tấn công máy. Cùng với Excel, bạn dễ dàng tạo các danh sách thả xuống cho những tùy lựa chọn khác nhau, ví dụ như giới tính, độ tuổi, chức vụ,… chú ý chung, bạn chỉ việc tạo drop danh sách cho một ô khi bao gồm sẵn các lựa chọn ví dụ cho ô đó. Sau đây là cách tạo drop list trong Excel.
Cách tạo nên drop các mục trong Excel
Cách tạo list thả xuống trong ExcelCác tùy chọn danh sách thả xuống nâng cao
Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
Quá trình tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel rất đối kháng giản. Bản chỉ nên làm thêm quá trình cơ phiên bản sau:
Tạo Named Range: Đây là bước cần thiết để tạo list dùng trong drop list.Thêm Data Validation: cung ứng dữ liệu đến ô.Thêm Named Range vào Data Validation: Tập hợp hai bước trên và khẳng định nguồn cho danh sách thả xuống.Thiết lập thông tin nhập đến Data Validation: ko bắt buộc. Nó được cho phép bạn thêm một thông báo popup để hướng dẫn fan đọc thực hiện bảng tính.Bây giờ, họ hãy cùng tìm hiểu cụ thể các bước:
1. Tạo một Named Range
Một cách để tạo danh sách các mục cho list xổ xuống áp dụng Data Validation là thêm danh sách của doanh nghiệp vào một bảng tính với đặt tên dãy ô đựng danh sách. Bạn cũng có thể thêm danh sách vào cùng một bảng tính địa điểm bạn sẵn sàng thêm danh sách xổ xuống hoặc một bảng tính khác. Thực hiện một dãy ô được lấy tên trong một drop list làm cho nó dễ dàng dàng gia hạn hơn.
Chúng ta sẽ khởi tạo danh sách thả xuống chứa một trong những loại đồ ăn trong Sheet 2 như 1 ví dụ. Nhập mỗi mục vào trong 1 ô cá biệt trong một cột hoặc một dòng. Chọn những mục, nhập tên mang đến dãy của ô đã được lựa chọn trong Name Box (Tên) và nhấn Enter.
2. Thêm Data Validation
Đi tới bảng tính, nơi bạn có nhu cầu thêm danh sách xổ xuống. Click vào tab Data > Data
Validation vào mục Data Tools.
Hãy bảo đảm rằng tab Settings vẫn kích hoạt trong vỏ hộp thoại Data Validation.
3. Thêm Named Range vào Data Validation
Sau đó, chọn List từ list thả xuống Allow. Họ sẽ sử dụng tên từ dãy đã được đặt tên của ô mà họ đã xác định để điền vào list thả xuống. Nhập văn phiên bản sau đây vào vỏ hộp Source:
=Food
Thay vắt Food với bất cứ tên nào bạn muốn và click vào OK.
Tùy lựa chọn Ignore blank được tích theo mặc định. Điều này được cho phép bạn chọn ô và bỏ chọn ô nhưng không cần lựa chọn một mục. Nếu bạn muốn yêu mong một tùy chọn lựa được chọn từ danh sách thả xuống thì hãy bỏ vệt tích bên cạnh nó.
4. Đặt tin nhắn cho Data Validation
Nếu bạn có nhu cầu hiển thị một lời nhắn popup lúc ô chứa list thả xuống được chọn, các bạn click vào tab Input Message. Lựa chọn Show input message when the cell is selected cùng điền Title cùng Input message. Bạn cũng có thể sử dụng tab Error Alert nhằm thêm tin nhắn hiển thị khi đầu vào được nhập không phù hợp lệ trong list xổ xuống (chẳng hạn như ai kia nhập chữ thay vì chưng lựa chọn). Tích vào Show Error alert after invalid data is entered. Chọn Style với điền Title và Error message. Sau đó, nhấp vào OK.
Khi bạn chọn 1 ô chứa list thả xuống, mũi tên phía xuống bên dưới để chọn một lựa lựa chọn hiển thị đang hiển thị ở bên đề nghị ô. Nút mũi tên xuống chỉ hiển thị khi ô được chọn. Bây chừ chúng ta đã tìm hiểu phương pháp để hiển thị mũi thương hiệu xuống kề bên danh sách thả xuống hồ hết lúc sau trong nội dung bài viết này.
Các tùy chọn list thả xuống nâng cao
Bây giờ, bạn đã có một list thả xuống cơ bản, hãy liên tục với các thiết đặt nâng cao để chỉnh sửa và tùy chỉnh thiết lập danh sách của mình.
1. Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range
Nếu chúng ta cần chỉnh sửa hoặc xóa một dãy đã có được đặt tên, bạn phải thực hiện Name Manager. Click vào tab Formulas > Name Manager trong phần Defined Names.
Để thay đổi phạm vi ô cho một tên trong hộp thoại Name Manager, bạn chọn Name trong list và click vào nút phạm vi ô sống cuối hộp thoại. Sau đó, lựa chọn dải ô cùng nhấp vào nút phạm vi ô một đợt nữa trên phiên bạn dạng nhỏ gọn của vỏ hộp thoại Name Manager y như hình hình ảnh ở trên.
Tiếp theo, các bạn click vào dấu tích màu xanh da trời lá nhằm lưu hàng ô new cho Name đã có được chọn.
Bạn cũng đều có thể biến đổi Name bằng phương pháp chọn nó vào danh sách, click Edit, sửa đổi tên trong hộp thoại Edit Name với nhấp vào OK. Trong hộp thoại này, chúng ta có thể thay thay đổi phạm vi ô. Để xóa một tên, chúng ta chọn Name trong list và click vào Delete.
2. Chế tạo một danh sách xổ xuống phụ thuộc
Một list thả xuống dựa vào là danh sách mà trong đó các tùy chọn đổi khác dựa bên trên sự lựa chọn ở một danh sách thả xuống khác.
Chẳng hạn như, khi chúng ta chọn Pizza trong list thả xuống được tạo ra lúc đầu, một list thả xuống phụ thuộc chứa nhiều loại pizza khác. Nếu như bạn chọn Chinese, các tùy chọn trong danh sách thả xuống phụ thuộc vào thứ nhị chứa các loại pizza khác nhau của Trung Quốc.
Trước khi liên tục bạn hãy trở lại phần biện pháp tạo danh sách xổ xuống và sản xuất một list thả xuống Favorite Food chính, nếu bạn chưa có.
Bây giờ, các bạn sẽ tạo thêm ba list nữa và đặt tên đến chúng. Nhập một danh sách vào tự tùy lựa chọn trong danh sách thả xuống bao gồm (Favorite Food). Lựa chọn một trong những list khác, nhập tên cho danh sách đó trong Name Box với nhấn Enter. Lặp lại công việc đó cho mỗi danh sách.
Các tên của những danh sách không giống phải cân xứng với tùy chọn trong danh sách thả xuống chính. Ví dụ điển hình như, 1 trong ba danh sách khác của bọn họ chứa những loại bánh quy và chọn cái tên là Cookies, như hiển thị mặt dưới. Nhị danh sách còn lại trong vỏ hộp màu đỏ được lấy tên là Pizza cùng Chinese.
Trước khi tạo danh sách thả xuống phụ thuộc, các bạn phải chọn 1 mục trong drop list chính. Không đặc biệt bạn chọn tùy lựa chọn nào. Sau đó, lựa chọn ô nơi bạn có nhu cầu thêm danh sách thả xuống phụ thuộc.
Click vào tab Data cùng nhấp vào Data Validation vào phần Data Tools. Lựa chọn List trong list dropdown Allow.
Nhập chiếc text tiếp sau đây vào vỏ hộp Source. Sửa chữa $B$2 bằng tham chiếu mang đến ô có chứa list thả xuống chủ yếu của bạn. Giữ các dấu hiệu USD vào tham chiếu ô. Điều đó chỉ ra một tham chiếu hoàn hảo nhất đến ô đó sẽ không biến đổi ngay cả lúc bạn xào nấu hoặc di chuyển công thức tham chiếu đến ô đó.
=INDIRECT($B$2)
Chức năng INDIRECT trả lại tham chiếu được định rõ bởi một chuỗi text. Trong trường đúng theo này, text tự tùy lựa chọn đã được chọn trong list thả xuống chính trong ô B2. Chẳng hạn như, nếu bạn chọn Chinese từ danh sách thả xuống chính, =INDIRECT($B$2) trả lại tham chiếu Chinese. Vày đó, list thả xuống thiết bị hai chứa những mục Chinese. Nhấn vào vào OK.
Danh sách trong drop danh mục Favorite Disk bên dưới đây biến hóa phụ trực thuộc vào tùy lựa chọn nào được lựa chọn trong danh sách thả xuống Favorite Food.
3. Xào nấu và dán một danh sách xổ xuống
Nếu bạn cần sao chép một list thả xuống với toàn bộ dữ liệu sang một ô khác, thì hãy xào nấu và dán ô áp dụng Ctrl + C và Ctrl + V. Làm việc này xào nấu drop các mục và định hình của nó.
Nếu các bạn chỉ muốn xào nấu danh sách thả xuống với tài liệu nhưng không bao gồm định dạng thì lựa chọn ô và xào nấu nó một cách bình thường sử dụng Ctrl + C. Sau đó, đi đến tab Home với click vào Paste trong phần Clipboard. Cuối cùng chọn Paste Special.
Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Validation trong phần Paste và click vào OK. Điều này chỉ xào luộc drop các mục và không bao hàm định dạng trong ô ban đầu.
4. Chọn toàn thể ô chứa list thả xuống
Do nút mũi thương hiệu trỏ xuống không hiện nay trên drop list trừ lúc ô này được chọn, thật khó khăn biết ô như thế nào chứa danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể áp dụng định dạng khác biệt cho ô chứa drop list. Mặc dù nhiên, bạn cần tìm toàn bộ danh sách thả xuống trước, nếu không định đạng chúng. Có một biện pháp chọn cục bộ drop các mục trong Excel, có thể chấp nhận được bạn biết vị trí của chúng.
Đầu tiên, lựa chọn ô chứa drop list. Tới tab Home và click Find & Select ngơi nghỉ phần Editing. Sau đó, lựa chọn Go to lớn Special.
Tới hộp thoại Go to Special, lựa chọn Data Validation. Tùy chọn All dưới Data Validation, chọn toàn bộ ô ngẫu nhiên quy tắc xác thực tài liệu được áp dụng. Same chỉ lựa chọn ô chứa drop list thực hiện cùng mẫu mã quy tắc xác thực dữ liệu với tài liệu trong ô sẽ chọn. Click OK sau khi hoàn tất phần lớn lựa chọn.
Giờ bạn cũng có thể định dạng phần nhiều ô này để phân biệt chúng với những ô khác cùng sẽ biết tất cả vị trí của drop list. Nếu không muốn vận dụng định dạng khác cho drop list, hãy đọc hướng dẫn bên dưới.
5. Làm cho mũi tên xoay xuống luôn luôn luôn hiển thị
Nút mũi tên xoay xuống trong list thả xuống không hiển thị lúc ô ko được chọn. Chúng ta sẽ xử lý vấn đề này bằng cách thêm một nút mũi tên con quay xuống vào phía bên phải danh sách thả xuống.
Để bước đầu bạn cài ảnh mũi thương hiệu thả xuống (click chuột cần vào links đó và lựa chọn Save links as). Sau đó, lựa chọn ô ở bên phải danh sách thả xuống và đi mang đến tab Insert.
Bạn click vào Illustrations > Pictures.
Trong vỏ hộp thoại Insert Picture, bạn điều tìm hiểu nơi chúng ta lưu ảnh mũi tên và lựa chọn file đó. Tiếp theo, click vào Insert.
6. Xóa list thả xuống xuất phát điểm từ 1 ô
Nếu bạn có nhu cầu xóa một danh sách thả xuống xuất phát từ 1 ô, các bạn chọn ô đó cùng hộp thoại Data Validation như đã có được đề cập đến (tab Data > Data Validation vào phần Data Tools). Click vào Clear All.
Các tùy lựa chọn trong vỏ hộp thoại Data Validation được reset về mặc định của chúng. Bạn bấm vào vào OK.
Danh sách thả xuống được đào thải và ô được phục hồi về format mặc định của nó. Nếu có một lựa chọn được chọn khi bạn gỡ bỏ danh sách thả xuống, thì ô này được nhập với giá trị của tùy lựa chọn đó.
Nếu chúng ta không muốn ngẫu nhiên giá trị làm sao được gìn giữ khi xóa list thả xuống, chúng ta có thể sao chép ô trống với dán nó vào ô gồm chứa list thả xuống. List thả xuống được xóa cùng ô đổi mới một ô trống. Tận dụng triệt để danh sách thả xuống đến mục nhập tài liệu trong Excel làm giúp cho bạn tăng năng suất công việc cũng như làm cho cuộc sống đời thường dễ dàng hơn.
7. Tạo danh sách tùy biến đổi trong Excel
Bạn có thể dùng hào kiệt Custom các mục để tạo và tàng trữ danh sách thường xuyên sử dụng. Chúng rất có thể được dùng làm tiêu đề mang đến cột và hàng hoặc điền tài liệu vào danh sách thả xuống Excel nhanh, chính xác hơn.
Tạo danh sách tùy biến hóa trên WindowsClick tab File.Chọn Options ở bên trái.Trong hộp thoại Excel Options, click Advanced.Cuộn xuống bên dưới phần General ở bên đề xuất và click Edit Custom Lists.Trong box Custom lists, các bạn sẽ thấy các danh sách ngày & tháng được xác định trước trong năm.Tạo một danh sách tùy phát triển thành trên Mac
Click Excel > Preferences từ thanh menu.Chọn Custom List.
Giống như Windows, bạn sẽ thấy những list được tích hợp sẵn như các ngày viết tắt trong tuần & tháng của một năm.
Cho dù bạn đang quản lý điều hành một doanh nghiệp lớn hay một shop tạp hoá nhỏ, câu hỏi giữ phần đa thứ gọn gàng là khóa xe thành công. Ngày nay, bạn cũng có thể tìm thấy rất nhiều ứng dụng với trang web để giúp bạn điều này nhưng Microsoft Excel vẫn luôn là một lựa lựa chọn hàng đầu.
Microsoft Excel không chỉ tương xứng cho các công việc bàn giấy. Lúc được thực hiện hiệu quả, ứng dụng bảng tính này còn hoàn toàn có thể là một phụ tá đắc lực để giúp bạn đo lường và thống kê và quản lý dữ liệu một biện pháp nhanh chóng. Với tác dụng Drop list tích hợp, Excel sẽ giúp bạn đơn giản dễ dàng hoá bài toán nhập dữ liệu và tiết kiệm chi phí đáng kể thời gian.
Có các cách không giống nhau để sinh sản Drop các mục trong Excel, một trong những thì dễ tiến hành và một trong những thì khó. Bài viết này sẽ share đến chúng ta cách sinh sản Drop danh mục trong Excel dễ dàng nhất.
1. Drop các mục là gì? công dụng khi tạo list thả xuống vào Excel
Drop menu (hay nói một cách khác là danh sách thả xuống) là một trong những cách tạo danh sách được xổ xuống vào một ô được chỉ định. Drop menu vô cùng tiện ích và được không hề ít người dùng Excel sử dụng, một số tác dụng của Drop menu như:
– Tạo các danh mục đề nghị nhập vào ô trống.
– Tạo được tên, ngành nghề, địa điểm ở,…phù hợp đến các địa điểm cần rước thông tin.
– rất có thể thông qua Drop danh mục giúp thực hiện nay khai báo, chấm công.
– có thể thông qua Drop List giúp cai quản kho, bãi.
– Xổ chọn tài liệu nhanh. Tiết kiệm thời hạn nhập lại dữ liệu.
– Hạn chế nhập sai bao gồm tả.
Lưu ý: list thả xuống khác hoàn toàn với cỗ lọc trong Excel nên bạn cần phân biệt 2 trường hợp này nhé!
2. Phương pháp tạo Drop menu trong Excel
Cách chế tạo ra Drop danh mục khi tất cả sẵn dữ liệu trong bảng tínhBước 1: Chọn ô bắt buộc tạo Drop danh mục > lựa chọn thẻ Data > chọn Data Validation.
Bước 2: chọn tab Settings > vào mục Allow chọn List > Đi mang lại mục Sources > lựa chọn từ tài liệu có sẵn đang được chế tác trong trang tính > nhấn OK để chế tác Drop các mục trong Excel.
Lưu ý: bạn có thể lấy dữ liệu từ là 1 Sheet khác với thao tác làm việc cực đơn giản và dễ dàng là thừa nhận sang Sheet kia và lựa chọn vùng dữ liệu đã được tạo.
Bước 1: Chọn ô đề nghị tạo Drop List> chọn thẻ Data > lựa chọn Data Validation.
Bước 2: lựa chọn tab Settings > trong mục Allow lựa chọn List > Đi cho mục Sources > Nhập tên những thành phần cần sinh sản list > thừa nhận OK để tạo Drop danh sách trong Excel.
Bước 1: Đặt tên mang lại vùng dữ liệu mà bạn có nhu cầu tạo Drop List như sau:
Tô chọn hàng ô là TÊN SP > Vào thẻ Formulas > lựa chọn Define Name.
Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên nhập tên mang đến vùng dữ liệu > dấn OK.
Lưu ý: tên vùng tài liệu cần để giống với tiêu đề cột của tài liệu và không có khoảng trắng.
Ví dụ: Tô lựa chọn từ A2 mang lại A10: Đặt thương hiệu TÊNSP.
Bước 3: chọn ô đề xuất đặt danh sách thả xuống > lựa chọn thẻ Data > Nhấn lựa chọn Data Validation > Ở vỏ hộp thoại hiện lên lựa chọn thẻ Settings > Đi đến mục Allow chọn List > Ở phần Source chúng ta nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A13,” “,””)) > thừa nhận OK.
Giải ham mê hàm:
– SUBSTITUTE(A13,” “,””): có nghĩa là lấy tài liệu ở ô A13 sau đó bỏ đi dấu bí quyết ở giữa để phù hợp với tên bạn đã thực hiện đặt ở cách 2.
– Hàm INDIRECT: đang đóng vài ba trò gián tiếp lấy những dãy ô bao gồm chứa TÊN SP sẽ đặt tên bên trên phù hợp với TÊN SP được nhập trong bảng mặt dưới.
3. Cách cấu hình thiết lập danh sách trực thuộc tính
Chỉnh sửa hoặc xóa một Named RangeBước 1: Vào thẻ Formulas > Chọn Name Manager > Chọn tên vùng dữ liệu ý muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Thực hiện thiết lập cấu hình như chuyển đổi vùng dữ liệu, sửa đổi tên, xóa tên vùng dữ liệu.
– chọn mũi tên phía lên tại mục Refers to để đổi khác vùng dữ liệu.
– chọn Edit… để sửa đổi tên vùng dữ liệu.
– lựa chọn Delete để xóa thương hiệu vùng dữ liệu.
Bước 1: lựa chọn ô sẽ được tạo ra Drop các mục > thừa nhận chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + V).
Bước 2: chọn ô mong muốn dán Drop menu > dìm chuột bắt buộc chọn Paste Special….
Bước 3: trên mục Paste lựa chọn Validation > Nhấn OK.
4. Giải pháp xóa danh sách thả xuống
Chọn ô đã tạo Drop danh mục > lựa chọn thẻ Data > chọn Data Validation > chọn Clear All > thừa nhận OK.
5. Một số chú ý khi chế tác Drop các mục trong Excel
– sau khi tạo ngừng danh sách thả xuống, các bạn hãy mở list thả xuống bởi cách nhấn vào ô chứa danh sách để chắc chắn rằng rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.
– lúc nhập các mục đến danh sách, bạn cần nhập theo trang bị tự mà bạn có nhu cầu dữ liệu hiển thị vào trình đơn thả xuống.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký facebook trên máy tính pc
– Khi triển khai sao chép, trên mục Source những ô với dải ô đều bắt buộc được cố định bằng phương pháp chọn ô hoặc dải ô bằng cách nhấn chuột để chọn, tránh việc nhập tay. Để khi chuyển mang lại ô khác những ô cùng dải ô đều không trở nên thay đổi.
Trên đấy là cách sản xuất Drop các mục (danh sách thả xuống) vào Excel gồm ví dụ đưa ra tiết. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin bạn cần. Cảm ơn các bạn đã theo dõi cùng chúc bạn thực hiện thành công nhé!