TÓ M TẮ T
Bài viết này giải thích cách sử dụng tác dụng Phối Thư trong Microsoft Word để chế tác và in thư mẫu bằng phương pháp sử dụng dữ liệu từ trang tính Microsoft Excel. khi bạn sử dụng hào kiệt Phối Thư vào Word, Word vẫn phối tài liệu bao gồm với list người dìm để tạo nên một bộ tài liệu xuất:
Tài liệu bao gồm chứa nội dung cơ bạn dạng giống nhau trong toàn bộ các tư liệu xuất. Tài liệu này rất có thể chứa nhan đề thư, văn phiên bản và trả lời trong trường phối để chèn văn bản (chẳng hạn như tên và add người nhận) khác nhau giữa những tài liệu xuất khác nhau.
Bạn đang xem: Cách trộn thư trong word và excel 2007
Danh sách tín đồ nhận là cơ sở tài liệu chứa dữ liệu không hề được phối vào các tài liệu xuất. Ví dụ: list người nhận là một trong tệp vào cơ sở tài liệu Microsoft Access hoặc trang tính Excel.Cơ sở tài liệu này hay là danh sách tên, địa chỉ, số điện thoại cảm ứng và các danh mục khác của thông tin cá nhân.
Tài liệu xuất là tác dụng của phối thư. Văn bản trong một tư liệu xuất hoàn toàn có thể giống nhau trong tất cả các tư liệu xuất nhưng bạn cũng có thể áp dụng định dạng cho tài liệu ráng thể.
Bước 1: cấu hình thiết lập Tệp dữ liệu Excel
Trước khi chúng ta tiếp tục với Trình hướng dẫn Phối Thư, hãy đảm bảo an toàn trang tính Excel của bạn được cấu trúc phù hợp cho mục đích này. Hãy lưu ý các yêu cầu sau đây về bảng dữ liệu:
Hàng đầu tiên phải cất tên trường đến từng cột -- ví dụ như Tiêu đề, Lời chào, Tên, thương hiệu Đệm, Họ, Địa chỉ 1 cùng Địa chỉ 2.
Tên của mỗi trường phải là tên duy nhất.
Mỗi hàng phải đưa tin về một mục thay thể. Ví dụ: trong list gửi thư, mỗi hàng gồm thể bao gồm thông tin về một người nhận thay thể.
Bảng này không được đựng hàng trống.
Tạo tệp dữ liệu Excel rồi sắp xếp tệp đó bằng cách sử dụng các trường mà bạn muốn sử dụng mang đến thư của bạn, như minh họa trong tệp tài liệu mẫu sau đây. Sau khi bạn tạo tệp dữ liệu Excel, hãy lưu giữ tệp kia rồi đóng tệp dữ liệu.Để biết thêm thông tin về kiểu cách tạo danh sách showroom phối thư, hãy bấm số bài viết dưới đây để coi bài viết vào Cơ sở Kiến thức Microsoft:
294688 Cách thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ phối thư vào Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn
cách 2: cấu hình thiết lập Tài liệu Chính
Trong Microsoft Office Word 2003 và trong các phiên phiên bản Word cũ hơn, trỏ tới Thư và Gửi thư bên trên menu giải pháp rồi bấm Trình khuyên bảo Phối Thư.Trong Microsoft Office Word 2007, bấm bắt đầu Phối Thư trong đội Bắt đầu Phối Thư bên trên tab Gửi thư rồi bấm Từng cách theo Trình lí giải Phối Thư.
Trong Chọn nhiều loại tài liệu, bấm Thư. Tài liệu hiện tại hoạt trở thành tài liệu chính. Tài liệu chủ yếu chứa văn bản và hình hình ảnh giống nhau đối với từng phiên phiên bản của tư liệu được phối. Ví dụ: showroom trả về cùng lời chào trong thư mẫu mã giống nhau so với từng phiên bản.
Bấm Tiếp theo: bước đầu tài liệu.
Sử dụng 1 trong những các phương thức sau đây:
Bắt đầu cùng với tài liệu hiện được hiển thị trong hành lang cửa số tài liệu. Để triển khai việc này, bấm thực hiện tài liệu hiện tại. Sau đó, chúng ta có thể nhập thư vào cửa sổ tài liệu hoặc đợi cho tới khi trình khuyên bảo nhắc bạn triển khai việc này trong bước sau.
Bắt đầu với một mẫu. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
Bấm bước đầu từ mẫu.
Bấm lựa chọn mẫu.
Trên tab Phối Thư, chọn mẫu mà bạn có nhu cầu trong vỏ hộp thoại lựa chọn Mẫu rồi bấm OK.
Bắt đầu cùng với tài liệu hiện tại có. Để làm cho việc này, hãy thực hiện quá trình sau:
Bấm ban đầu từ tài liệu hiện có.
Trong hộp bước đầu từ tài liệu hiện nay có, chọn tài liệu mà bạn có nhu cầu rồi bấm Mở.
Nếu các bạn không thấy tài liệu, bấm Tệp khác rồi bấm Mở. Trong hộp thoại Mở, tìm tài liệu mà bạn có nhu cầu rồi bấm Mở.
Bấm Tiếp theo: Chọn người nhận.
Bước 3: hướng dẫn và chỉ định Nguồn dữ liệu Excel
Dưới Chọn tín đồ nhận, bấm Sử dụng danh sách hiện có.
Bấm Duyệt.
Trong hộp thoại chọn Nguồn Dữ liệu, tìm kiếm rồi bấm chuột trang tính Excel mà bạn có nhu cầu sử dụng. Theo khoác định, Word mở folder "Nguồn tài liệu của Tôi".
Bấm Mở.
Nếu trang tính Excel của người sử dụng chứa thông tin về các tab, hãy chọn tab chứa tin tức mà bạn muốn rồi bấm OK.
Tất cả những mục nhập vào nguồn dữ liệu hiện ra trong vỏ hộp thoại Người nhận Thư Phối. Tại đây, bạn có thể tinh chỉnh danh sách người nhận để lấy vào thư phối.
cách 4: Chọn bạn nhận
Trong hộp thoại tín đồ nhận Thư Phối, chọn fan nhận mà bạn có nhu cầu đưa vào. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng 1 trong những các phương thức sau đây:
Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định tín đồ nhận. Đây là phương thức hữu ích duy nhất nếu list ngắn. Bấm để chọn hộp kiểm sát bên những người nhận mà bạn muốn đưa vào rồi bấm để vứt chọn các hộp kiểm kề bên những tín đồ nhận nhưng bạn không muốn đưa vào. Chú ý Nếu bạn chắc chắn rằng bạn muốn đưa hầu hết danh sách vào thư phối, hãy bấm Chọn tất cả rồi bấm để vứt chọn những mục tài liệu cụ thể. Tương tự, nếu như bạn chỉ ước ao đưa một vài mục tài liệu vào danh sách, hãy bấm Xóa toàn bộ rồi chọn các mục dữ liệu bạn muốn đưa vào.
Sắp xếp những mục vào danh sách. Phương pháp này bổ ích nếu bạn muốn xem những mục theo máy tự bảng vần âm hoặc số thứ tự. Nhấn vào tiêu đề cột của thành phần mà bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu hiển thị danh sách theo họ dựa vào thứ từ bỏ bảng chữ cái, click chuột tiêu đề cột Họ.
Lọc những mục trong danh sách. Cách thức này hữu dụng nếu list chứa các mục tài liệu mà bạn chắc chắn rằng mình không thích xem hoặc chuyển vào thư phối. Sau thời điểm lọc danh sách, chúng ta cũng có thể sử dụng vỏ hộp kiểm để chọn và quăng quật chọn các mục dữ liệu, như trình bày trước đó. Để thanh lọc danh sách, hãy thực hiện quá trình sau:
Bấm vào mũi tên kề bên tiêu đề cột của bộ phận mà bạn có nhu cầu lọc theo.
Bấm vào mục ngẫu nhiên sau đây:
(Trống): Tùy lựa chọn này hiển thị toàn bộ các mục dữ liệu trong đó trường tương xứng bị trống.
(Không trống): Tùy lựa chọn này hiển thị toàn bộ các mục dữ liệu trong những số đó trường tương ứng chứa thông tin.
Nếu nguồn dữ liệu chứa các mục tài liệu có cùng thông tin và nếu tất cả 10 giá trị duy độc nhất vô nhị trở xuống vào cột thì bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ: nếu bao gồm nhiều địa chỉ có thông tin quốc gia là Úc thì bạn có thể lọc theo Úc.
Hộp thoại bạn nhận Thư Phối chỉ hiển thị các mục dữ liệu được chỉ định. Để hiển thị lại tất cả các mục dữ liệu, hãy bấm (Tất cả).
Lưu ý́
Để sắp xếp và lọc nâng cao, hãy nhấp chuột mũi thương hiệu bênh cạnh tên cột bất kỳ rồi bấm (Nâng cao). Sử dụng những tab Lọc bạn dạng ghi và sắp đến xếp phiên bản ghi để cấu hình thiết lập cách bố trí hoặc lọc truy vấn mà các bạn muốn.
Nếu các bạn đã thiết lập phần mềm đảm bảo địa chỉ, hãy bấm bảo đảm trong hộp thoại người nhận Thư Phối nhằm xác thực địa chỉ cửa hàng của fan nhận.
Bấm OK để trở lại Trình lí giải Phối Thư. Word sử dụng những người nhận mà bạn đã chỉ định để phối thư.
Bấm Tiếp theo: Viết thư.
cách 5: Điền vào những trường Thư với Thêm Thư phối
Nếu các bạn chưa hoàn tất việc này, hãy nhập ngôn từ mà bạn muốn hiển thị trong rất nhiều thư mẫu trong tư liệu chính.
Chèn trường PhốiChèn những trường phối nơi bạn muốn phối tên, địa chỉ và những thông tin không giống từ nguồn dữ liệu. Để chèn ngôi trường phối, hãy thực hiện quá trình sau:
Trong tư liệu chính, nhấp chuột nơi bạn có nhu cầu chèn trường này.
Chèn ngẫu nhiên mục nào sau đây:
Khối địa chỉ cửa hàng có tên, add và những thông tin khác:
Bấm Khối địa chỉ.
Trong vỏ hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn những phần tử địa chỉ mà bạn muốn bao gồm và các định dạng mà bạn có nhu cầu rồi bấm OK. Để được trợ giúp về một tùy chọn, click chuột dấu chấm hỏi rồi nhấp chuột tùy lựa chọn đó.
Để được trợ giúp về một tùy chọn, nhấn vào dấu chấm hỏi rồi bấm chuột tùy lựa chọn đó. Ví như hộp thoại Khớp Trường hiện ra, Word hoàn toàn có thể không tìm thấy một số thông tin cơ mà Word đề xuất cho khối địa chỉ. Nhấn vào mũi tên bên cạnh(không có) rồi chọn trường từ mối cung cấp dữ liệu khớp ứng với trường bắt buộc để phối thư.
Dòng chào hỏi:
Bấm chiếc chào hỏi.
Chọn định dạng dòng chào hỏi bao hàm lời chào, định dạng tên với dấu câu theo sau.
Chọn văn bản mà bạn có nhu cầu hiển thị trong trường thích hợp Word cần thiết diễn giải tên của tín đồ nhận. Ví dụ: Word cấp thiết diễn giải tên khi nguồn tài liệu không đựng tên hoặc họ của tín đồ nhận mà lại chỉ cất tên công ty.
Bấm OK.
Nếu vỏ hộp thoại Khớp Trường hiện nay ra, Word có thể không search thấy một số trong những thông tin cơ mà Word đề nghị cho mẫu chào hỏi. Bấm vào mũi tên lân cận (không có) rồi chọn trường từ mối cung cấp dữ liệu khớp ứng với trường đề xuất để phối thư.
Các trường thông tin khác:
Bấm Mục khác.
Sử dụng 1 trong những các cách thức sau đây:
Bấm trường Địa chỉ nhằm chọn trong những các trường địa chỉ sẽ auto ánh xạ vào những trường tương ứng trong nguồn tài liệu của bạn, trong cả khi các trường của nguồn dữ liệu không trùng thương hiệu với các trường của bạn.
Bấm ngôi trường Cơ sở dữ liệu để chọn trong số các trường luôn luôn lấy dữ liệu trực tiếp xuất phát từ 1 cột vào một cửa hàng dữ liệu.
Trong vỏ hộp Trường, bấm chuột trường mà các bạn muốn.
Bấm Chèn rồi bấm Đóng.
Nếu hộp thoại Khớp Trường hiện tại ra, Word hoàn toàn có thể không search thấy một số thông tin mà lại Word bắt buộc để chèn trường. Nhấn vào mũi tên ở bên cạnh (không có) rồi lựa chọn trường từ mối cung cấp dữ liệu tương ứng với trường đề nghị để phối thư. Lưu ý nếu bạn chèn ngôi trường từ list Trường Cơ sở tài liệu và sau đó, các bạn chuyển thanh lịch một nguồn dữ liệu không tồn tại cột nào tất cả cùng tên thì Word sẽ không còn thể chèn tin tức trường vào tài liệu được phối.
Tem điện tử: Để thêm tem năng lượng điện tử, trước tiên chúng ta phải cài đặt chương trình tem điện tử, ví dụ như chương trình mà bạn có thể mua xuất phát từ một nhà hỗ trợ bên thứ cha trên Web. Để áp dụng tem điện tử, hãy thực hiện công việc sau:
Chèn tem theo hướng dẫn của chương trình.
Để thêm tem năng lượng điện tử, trước tiên bạn phải setup chương trình tem điện tử, ví dụ như chương trình mà chúng ta cũng có thể mua xuất phát điểm từ 1 nhà hỗ trợ bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem năng lượng điện tử, hãy thực hiện công việc sau:Mã vun bưu điện: các bạn phải chọn nhiều loại thư hoặc loại phong bì hỗ trợ mã vén POSTNET. Để sử dụng Mã vun bưu điện, hãy thực hiện các bước sau:
Bấm Mã vạch Bưu điện.
Trong hộp thoại Chèn Mã vun Bưu điện, chọn những trường add thích hợp.Lưu ý Tùy lựa chọn Mã vun Bưu năng lượng điện chỉ hiện ra nếu khách hàng đang sử dụng phiên bạn dạng Word bởi tiếng Anh Mỹ.
Lặp lại các bước a với b đối với cả các ngôi trường mà bạn muốn chèn. LƯU Ý:
Bạn chẳng thể nhập những ký trường đoản cú của trường phối (" ") hoặc chèn chúng bằng lệnh ký kết hiệu trên menu Chèn.
Nếu các trường phối hiển thị trong vết ngoặc móc, chẳng hạn như thành phố MERGEFIELD , Word đã hiển thị mã trường vắt vì kết quả trường. Điều này không tác động đến việc phối. Mặc dù nhiên, nếu bạn có nhu cầu hiển thị kết quả, hãy bấm chuột phải vào mã trường rồi bấm biến hóa Mã trường trên thực đơn lối tắt.
Ví dụ: bằng cách sử dụng cơ sở tài liệu mẫu được hiển thị trước đây, thư của bạn cũng có thể chứa các trường Address
Block và Greeting
Line và, vày vậy, trang thứ nhất của các bạn sẽ trông như sau:
Ngày 26 tháng 2 năm 2002Khối Địa chỉDòng chào hỏiNhập thư của bạn vào đây.Trân trọng!Nhập tên của chúng ta vào đây
Lưu ý chúng ta có thể sử dụng thanh phép tắc Phối Thư để chèn ngôi trường phối, thao tác với tư liệu phối thư chủ yếu hoặc chạy phối thư. Để hiển thị thanh chính sách Phối Thư, hãy trỏ cho tới Thư với Gửi thư trên menu luật pháp rồi bấm Hiển thị Thanh hiện tượng Phối Thư.Thanh phép tắc Phối Thư hỗ trợ các lệnh bổ sung không gồm trong ngăn tác vụ Trình chỉ dẫn Phối Thư. Ví dụ: chúng ta có thể sử dụng menu Chèn trường Word bên trên thanh luật Phối Thư nhằm chèn những trường Word để điều hành và kiểm soát quá trình phối. Ví dụ: bạn cũng có thể chèn trường IF, trường này chỉ chèn văn bạn dạng nếu một ngôi trường phối cụ thể có cực hiếm được chỉ định. Hoặc bạn có thể bấm đánh giá Lỗi để Word chạy phối thư và report bất kỳ lỗi nào tất cả trong tài liệu chính.
biến hóa Định dạng của tài liệu được PhốiĐể định dạng dữ liệu được phối, chúng ta phải định dạng các trường phối trong tài liệu chính. Ko định dạng tài liệu trong nguồn dữ liệu vì format của nguồn này không được giữ lại lại khi bạn phối dữ liệu vào vào tài liệu. Để biến đổi định dạng của dữ liệu được phối, hãy thực hiện các bước sau đây:
Trong tài liệu chính, lựa chọn trường chứa thông tin mà bạn muốn định dạng, bao gồm các ký tự đóng của ngôi trường phối (>).
Trong Word 2003 và trong những phiên bạn dạng Word trước, bấm phông chữ trên menu Định dạng rồi lựa chọn tùy chọn mà các bạn muốn.Trong Word 2007, bấm vào tùy chọn mà bạn có nhu cầu trong hộp Phông chủ đề trong team Phông chữ bên trên tab Trang chủ.
Định dạng bằng cách Sử dụng Mã trườngĐể kiểm soát điều hành các tinh tướng khác của định dạng, thừa nhận ALT+F9 để hiển thị mã trường rồi thêm khóa chuyển vào trường phối. Khi bạn làm vấn đề với những trường, khóa chuyển là phía dẫn đặc biệt quan trọng khiến một tác vụ ví dụ diễn ra. Nói chung, khóa gửi được cung ứng trường để sửa đổi kết quả. Sau đây là ví dụ về cách sử dụng khóa chuyển:
Để hiển thị số 34987.89 ở dạng $34,987.89, hãy thêm khóa chuyển Dạng thức Số (#).
Để in tên người sử dụng ở dạng chữ hoa, hãy thêm khóa đưa Dạng thức (*).
Để bảo đảm an toàn thông tin được phối có cùng fonts chữ và form size điểm nhưng mà bạn vận dụng cho ngôi trường phối, hãy thêm khóa đưa Charformat (*).
cách 6: lưu lại Tài liệu
Sau khi bạn hoàn thành tài liệu bao gồm và chèn tất cả các trường phối, hãy bảo đảm an toàn bạn lưu tài liệu trước lúc tiếp tục. Để làm việc này, hãy thực hiện quá trình sau:
Trong Word 2003 và các phiên phiên bản Word trước, bấm Lưu bên dưới dạng trên thực đơn Tệp.Trong Word 2007, bấm Nút Microsoft Office rồi bấm Lưu dưới dạng.
Đặt tên mang lại tài liệu rồi bấm Lưu.
Bấm Tiếp theo: coi trước thư.
bước 7: coi trước thư và tinh chỉnh và điều khiển Danh sách bạn nhận
Khi trình lí giải hiển thị chống tác vụ "Bước 5 Phối thư", trình lý giải này sẽ sửa chữa thay thế từng ngôi trường phối trong tài liệu thiết yếu có văn bạn dạng thực từ bỏ mục nhập đầu tiên của danh sách người nhận. Vì chưng vậy, bạn cũng có thể thấy đồ họa của tư liệu xuất đầu tiên. Ví dụ: trường hợp bạn tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu được hiển thị trước đó, trang trước tiên phải giống như với trang tiếp sau đây sau khi bạn bấm Tiếp : coi trước thư:
Ngày 26 tháng hai năm 2002Andrew Fuller908 W. Capital Way
Tacoma 98401 Thư ngài Andrew Fuller!Nhập thư của công ty vào đây. Trân trọng!Nhập tên của doanh nghiệp vào trên đây Để xem trước các mục nhập khác, hãy sử dụng một trong các các phương pháp sau đây:
Để coi trước các mục theo thiết bị tự, bấm chuột các nút mũi thương hiệu trái hoặc phải.
Để tìm cùng xem trước một mục cầm cố thể, bấm Tìm bạn nhận rồi nhập tiêu chuẩn tìm tìm vào vỏ hộp thoại tra cứu Mục nhập.
Tinh chỉnh list người nhận nếu khách hàng muốn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng một trong những các phương thức sau đây:
Để đào thải một tín đồ nhận rõ ràng khỏi làm việc phối, bấm Trừ bạn nhận này.
Để biến hóa danh sách tín đồ nhận, bấm Sửa list người nhận rồi tiến hành các đổi khác trong hộp thoại Người nhấn Thư Phối.
bước 8: hoàn chỉnh Phối
Để hoàn tất phối, hãy sử dụng bất kỳ phương pháp làm sao sau đây.
Cá nhân hóa Từng ThưĐể cá thể hóa từng mục, bạn phải đích thực hoàn tất phối rồi sửa đổi thông tin mà bạn có nhu cầu trong tài liệu sẽ phối được. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
Bấm Sửa từng thư.
Trong vỏ hộp thoại Phối sang Tài liệu Mới, chọn các dữ liệu mà bạn muốn phối.
Bấm OK. Word tạo ra và mở tài liệu phối mới. Tài liệu chính của người sử dụng cũng vẫn sẽ mở và bạn có thể chuyển về tư liệu này nếu bạn có nhu cầu thay đổi toàn bộ các tài liệu.
Cuộn tới thông tin mà bạn có nhu cầu chỉnh sửa rồi triển khai các cố kỉnh đổi.
In hoặc giữ tài liệu y hệt như cách bạn thường làm với tất cả tài liệu thông thường.
In ThưĐể in thư, hãy sử dụng một vào các phương pháp sau:
Nếu chúng ta đã cá nhân hóa những mục và nếu tư liệu được phối đã hiện hoạt, hãy thực hiện quá trình sau:
Trong Word 2003 và những phiên phiên bản Word cũ, bấm in trên menu Tệp. Vào Word 2007, bấm vào Nút Microsoft Office rồi bấm In.
Chọn tùy chọn mà bạn muốn.
Nếu bạn muốn in trực tiếp từ Trình giải đáp Phối Thư, hãy thực hiện công việc sau:
Trong cách 6 của Trình khuyên bảo Phối Thư (Hoàn vớ phối), bấm In.
Trong vỏ hộp thoại Phối tới vật dụng in, hãy sử dụng một trong các phương thức sau trên đây rồi bấm OK:
Để in tất cả các tài liệu, bấm tất cả.
Để in tư liệu mà bạn có nhu cầu thấy trong cửa sổ tài liệu, bấm bản ghi hiện nay tại.
Để in các tài liệu, bấm Từ, rồi nhập số lượng bạn dạng ghi vào hộp Từ với Tới.
Trong vỏ hộp thoại In , chọn các tùy chọn mà chúng ta muốn.
Lưu thư phối để áp dụng sauNếu bạn muốn chỉnh sửa thư phối hoặc giữ thư phối để áp dụng sau, chúng ta cũng có thể tập hợp bọn chúng thành một tài liệu duy nhất. Để có tác dụng việc này, hãy thực hiện các bước sau:
Bấm Sửa từng thư.
Trong hộp thoại Phối sang Tài liệu Mới, hãy sử dụng một trong các các cách thức sau đây rồi bấm OK:
Để phối tất cả các tài liệu, bấm tất cả.
Để chỉ phối tài liệu mà bạn thấy trong cửa sổ tài liệu, bấm bạn dạng ghi hiện tại.
Để phối nhiều tài liệu, bấm Từ, rồi nhập số lượng phiên bản ghi vào vỏ hộp Từ và Tới.
Word mở một tài liệu new duy nhất chứa tất cả các thư riêng lẻ. Sau đó, bạn có thể lưu tư liệu này để thực hiện sau, y như bạn thường làm với đa số tài liệu thông thường.
T H A M K HẢ O
Để biết thêm thông tin, bấm số bài viết dưới đây để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
318117 phương pháp sử dụng địa chỉ từ trang tính Excel để sinh sản nhãn trong Word
318115 biện pháp tạo thư mẫu bằng cách sử dụng tin tức từ cơ sở tài liệu Access vào Word 2002
318112 Cách áp dụng các showroom từ cơ sở tài liệu Access 2002 để chế tạo nhãn trong Word 2002
294686 Cách sử dụng phối thư để tạo danh sách sắp xếp theo danh mục trong Word 2002 và vào các phiên bản Word mới hơn
290408 các câu hỏi thường gặp về phối thư trong Word 2002
294688 Cách thiết kế và cấu hình thiết lập danh sách địa chỉ phối thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn
294693 Cách sử dụng phối thư để tạo thư mục trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn
294683 Cách áp dụng phối thư để tạo thành thư mẫu mã trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn
Trộn thư - Mail merge là một phần không thể thiếu hụt khi sử dụng ứng dụng tin học văn phòng công sở Word. Ứng dụng này đang giúp các bạn tiết kiệm tối đa thời hạn khi làm các thư mời, vừa lòng đồng lao đụng hay list hưởng lương của cán cỗ nhân viên,... Chỉ bởi một vài ba bước đối kháng giản. Mặc dù nhiên, không ít người vẫn chưa biết cách thực hiện ứng dụng này. Dó đó, hôm nay mình vẫn hướng dẫn chúng ta cách trộn thư (mail merge) vào Word.
Hướng dẫn cách trộn thư văn phiên bản Mail Merge
1. Bí quyết trộn thư vào Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
- cách 1: Mở Word. Bên trên thanh luật pháp chọn Mailings → tiếp nối chọn Start Mail Merge -> Start by Step Mail Merge Wizard.
- cách 2: lộ diện hộp thoại Mail Merge. Vào mục Select document type chọn Letters và lựa chọn Next: Starting document.
- cách 3: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge, kích loài chuột chuột Use the current document và tiếp đến chọn Next: Select recipients.
- cách 4: xuất hiện thêm hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn đã có được lưu và nhấn Open.Ví dụ:
Sau đó bạn chọn Sheet hy vọng chứa thông tin.
Ví dụ tại chỗ này mình chọn Sheet 1. Sau đó chọn OK
- cách 5: thường xuyên chọn Next your letter. Tiếp đến chọn More items
- cách 6: xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, sau đó các bạn chọn các nội dung tương ứng. Cuối cùng nhấn Insert → Close
- bước 7: Chèn lần lượt đến lúc hết các trường tài liệu có sẵn trong danh sách tài liệu của bạn. Sau đó nhấn Next: Preview your letters
- bước 8: Cuối cùng nhấn chuột chọn Next: Complete the merge để xong quá trình trộn thư.
2. Biện pháp trộn thư trong Word bằng phương pháp sử dụng file Excel
Trộn thư bằng áp dụng File Excel - Hình 1
- cách 3: Chọn vào
File Excel có dữ liệu bạn cần, sau đó nhấn chọn Open.
Trộn thư bằng sử dụng File Excel - Hình 2
- bước 4: Chọn Sheet đựng dữ liệu tiếp nối nhấn OK.
Các bước còn lại bạn triển khai tương tự như trộn thư vào Word bằng phương pháp tạo new dánh sách chèn.
Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word. Hy vọng bài viết này để giúp ích cho những bạn.
Xem thêm: Bỏ túi 5 cách sửa file excel bị khóa, khắc phục lỗi không thể chỉnh sửa được file excel
Để cải thiện kiến thức cũng giống như kỹ năng tin học văn phòng công sở emcanbaove.edu.vn chúng tôi còn sở hữu tới cho bạn đọc nhữnghọc Excel onlinevà các khóa học tập về power Point... Mời độc giả cùng tham khảo.