Trong quá trình làm việc hoặc in ấn trong Excel, bảng tính xuất hiện những khoảng trắng, dòng trống gây mất thẩm mỹ và ảnh hưởng đến việc xử lý dữ liệu. Thao tác xoá dòng tưởng chừng đơn giản nhưng trong trường hợp sheet có quá nhiều dòng thừa bạn không thể bỏ thời gian ngồi xoá từng dòng theo cách thủ công, nếu để lại sẽ khiến trang tính thiếu chuyên nghiệp. Đừng lo lắng vì đã có “vị cứu tinh” Mega. Nếu như:
Tại sao lại xuất hiện các dòng trống trong trang tính Excel?Tại sao không nên xoá dòng thừa bằng cách thủ công?
Cách xoá dòng những dòng trống trong Excel?
Trong bài viết hôm nay, Mega sẽ hướng dẫn chi tiết ba cách xoá dòng trống trong Excel cực đơn giản và nhanh chóng mà ai cũng cần biết!
Dòng thừa khiến trang tính mất thẩm mỹ
I. Khi nào cần xoá dòng trống trong Excel
Trong lúc nhập dữ liệu vào sheet, sẽ có lúc ta gặp các hàng trống giữa các phần dữ liệu. Các dòng thừa này sẽ gây mất thẩm mỹ cho trang tính và đặc biệt là gây khó khăn cho việc kiểm tra và xử lý dữ liệu. Bạn cần phân biệt giữa các dòng trống thừa ra, không có chức năng và các hàng trống được cố ý thêm vào có chủ đích như phân tách nội dung...
Một số trường hợp được cho là dòng không cần thiết và cần xoá dòng trống trong Excel:
Dòng trống không chứa dữ liệu hay bất kì công thức nàoDòng thừa xuất hiện không có mục đích, xuất hiện xen kẽ nhau, chen giữa các phần dữ liệu đã nhập trước đó gây mất thẩm mỹ Những ô trống thừa ra do bạn copy dữ liệu từ sheet khác qua
II. Tại sao không nên xoá dòng thừa bằng cách thủ công
Thực chất việc xoá hàng thừa không phải là thao tác mới hay phức tạp, thậm chí bạn cũng đã biết những cách xoá dòng trống trước đây.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, tuy nhiên nội dung lại bị các dòng thừa xen giữa.
Bạn đang xem: Cách xóa dòng trống trong excel
Ví dụ xoá dòng trong Excel
Trước đây bạn thường dùng:
Bước 1: Bôi đen từng dòng trống, kích chuột phải -> Chọn Delete
Xoá dòng thủ công
Bước 2: Chọn Entire Row -> Enter
Xoá hàng thừa trong Excel
Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng cho trang tính thừa vài dòng, nếu nhiều hơn khiến mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
Thao tác thủ công này chỉ thường dùng ở những người làm việc đơn giản trong Excel, nếu bạn quản lý dữ liệu hơn hoặc muốn sử dụng Excel nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn hãy chuyển qua dùng các cách dưới đây.
III. Hướng dẫn cách xoá dòng trống trong Excel nhanh chóng, chính xác
1. Xoá bằng tổ hợp phím Ctrl + G
Nếu bạn biết tìm hiểu và sử dụng thông thạo các phím tắt trong Excel sẽ giúp thao tác được nhanh chóng hơn. Nếu muốn xoá dòng trống trong trang tính đơn giản, hãy thực hiện cách sau với phím tắt Ctrl + G.
Bước 1: Chọn các dòng thừa bằng cách bôi đen hoặc nhấn giữ phím Ctrl + các hàng trống.
Chọn dòng thừa cần xoá
Lưu ý: Bạn không nên bôi đen toàn bộ bảng nếu như bảng có chứa nhiều cột nhưng có một hoặc nhiều hàng không có dữ liệu đầy đủ ở các cột. Bôi đen hết bảng sẽ khiến Excel xoá nhầm hàng có dữ liệu.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G (hoặc nhấn F5) để mở hộp thoại Go To
Cách xoá những hàng thừa trong Excel
Bước 3: Chọn Special ở góc trái
Bước 4: Tại bảng Go To Special, tìm và chọn Blanks -> nhấn OK để lưu
Chọn xoá ô trống
Bước 4: Tại bảng tính, ở tab Home, chọn Delete -> Delete Sheet Rows
Xoá các hàng thừa trong Excel đơn giản
Như vậy, các hàng trống đã được xoá.
Kết quả sau khi xoá hàng thừa
2. Xóa bằng lệnh Go to Special
Cách này sẽ giúp bạn tìm và xoá toàn bộ các dòng trống trong vùng dữ liệu và bạn đã chọn. Bạn cũng có thể dùng cách này để xóa các dòng trống xen kẽ trong Excel.
Bước 1: Chọn các phần dữ liệu bạn muốn tìm và xoá dòng trống bằng cách nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều dòng hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + A để bôi đen toàn bộ bảng.
Bôi đen toàn bộ bảng
Lưu ý: Không áp dụng bôi đen toàn bộ nếu có hàng không chứa dữ liệu ở các cột khác.
Bước 2: Tại thẻ Home, chọn Find & Select -> chọn Go To Special
Mở hộp thoại Go To Special
Bước 3: Ở hộp thoại Go To Special -> Tìm và chọn dòng Blanks -> OK
Chọn mục hàng trống
Bước 4: Chọn Delete ở thẻ Home -> chọn Delete Sheet Rows
Cách xoá những dòng trống trong Excel nhanh chóng
3. Xóa bằng hàm Filter
Hàm Filter cũng là một cách để tìm và xoá những dòng trống trong Excel. Thao tác như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu chứa các hàng trống bằng cách bôi đen hoặc Ctrl + A để chọn toàn bảng
Tô đen toàn bảng
Bước 2: Chọn thẻ Data
Bước 3: Chọn Filter có biểu tượng phễu trong phần Sort & Filter
Thao tác lọc dữ liệu
Bước 4: Nhấn vào biểu tượng mũi tên trong ô đầu tiên của cột bất kì -> bỏ chọn Select All
Bỏ ô chọn tất cả
Bước 5: Cuộn chuột xuống dưới và chọn Blanks -> OK để lưu
Chỉ chọn lọc ra các dòng trống
Bước 6: Lúc này hàm sẽ lọc còn các dòng trống hiện trên bảng tính. Tại thẻ Home, nhấn chọn Delete -> Delete Sheet Rows
Xoá hàng trong Excel
Lúc này Excel sẽ tự động xoá bỏ các hàng trống và cho lại bảng dữ liệu đẹp mắt.
Các dòng trống đã được xoá nhanh chóng
IV. Tổng kết
Các dòng trống thừa ra khiến trang Excel mất thẩm mỹ, ảnh hưởng đến việc kiểm tra và xử lý dữ liệu. Vừa rồi là ba cách xoá dòng trống trong Excel cực đơn giản và nhanh chóng. Mega hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn sử dụng Excel hiệu quả và chuyên nghiệp hơn!
Xóa dòng trắng trong Excel không phải một thao tác khó, nhưng mọi chuyện sẽ khác nếu bạn đang phải đối mặt với một trang tính chứa hàng trăm dòng. Vậy thì hãy để emcanbaove.edu.vn chỉ cho bạn 3 cách xóa dòng trống trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây nhé.
Các cách xóa dòng trống trong Excel
Thông thường, bạn hay dùng cách xóa dòng trống trong Excel như thế nào? Có phải bạn sẽ chọn dòng cần xóa > nhấn chuột phải > Delete không? Đây đúng là cách chúng ta luôn sử dụng mỗi khi cần xóa dòng trắng trong Excel. Nhưng đó chỉ là cách làm khi số lượng dòng cần xóa ít và không tốn nhiều thời gian để thao tác.
Nếu như bạn xuất dữ liệu từ một hệ thống nào đó, khả năng cao bạn sẽ nhận được một file Excel chứa rất nhiều dòng trống giống như hình minh họa dưới đây.
Như bạn thấy, trang tính Excel có rất nhiều dòng trống xen kẽ giữa các dòng chứa dữ liệu. Vậy nên trước khi sử dụng file để tạo báo cáo, bạn sẽ phải tìm cách xóa dòng trống trong Excel để loại bỏ tất cả những dòng không chứa dữ liệu. Các dòng bị bỏ trống một vài ô tính sẽ vẫn được giữ lại trong file.
Tất nhiên, lúc này bạn sẽ không thể áp dụng cách xóa dòng trong Excel thủ công với từng dòng được, mà bạn sẽ cần một phương pháp hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách xóa dòng trong Excel mà có thể bạn sẽ cần. Chúng sẽ giúp bạn hoàn thành thao tác của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Cách xóa dòng trống trong Excel bằng Filter
Nếu file dữ liệu của bạn có một cột chỉ bỏ trống các ô trùng với các dòng trống, bạn có thể sử dụng Filter để xóa toàn bộ các dòng trống trên trang tính. Đây là tính năng Excel giúp bạn dễ dàng lọc dữ liệu dựa vào các giá trị trong phạm vi ô tính cần lọc.
Cách xóa dòng trống trong Excel bằng bộ lọc Filter như sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ phạm vi bảng cần lọc > đi đến thẻ Data > nhóm Sort & Filter > FilterLúc này bạn sẽ thấy trên tiêu đề mỗi cột xuất hiện một mũi tên xổ xuống. Đây chính là mũi tên mở ra hộp thoại Filter cho từng cột.
Sau khi thực hiện xóa dòng trắng trong Excel với Filter, bảng dữ liệu của bạn sẽ chỉ còn lại những dòng có chứa dữ liệu như trong hình dưới đây.
Ngoài ra, bạn có thể áp dụng cách xóa dòng trống trong Excel bằng Filter với những cột khác. Giả sử bạn muốn xóa các dòng không chứa dữ liệu ở cột Khách hàng (cột B), bạn có thể sử dụng Filter để lọc ra các ô trống trong cột B và tiến hành xóa bỏ chúng.
Cách xóa dòng trống trong Excel bằng công thức hàm
Các hàm Excel có thể giúp bạn hoàn thành được rất nhiều thao tác, trong đó có cả cách xóa dòng trống trong Excel. Để làm được điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTA. Chức năng của hàm Excel này là đếm các ô tính không trống trong một phạm vi trang tính.
Cách xóa dòng trống trong Excel bằng hàm COUNTA như sau:
Bước 1: Tạo một cột mới bên ngoài bảng dữ liệu.
=COUNTA(A2:F2)
Hàm COUNTA sẽ đếm số lượng ô không trống trong từng dòng. Đối với những dòng hoàn toàn không có dữ liệu, hàm sẽ trả về kết quả là số 0.
Bước 3: Sử dụng Filter cho cột mới để lọc ra các ô tính chứa giá trị 0.
Giờ đây bảng dữ liệu của bạn sẽ chỉ giữ lại những dòng có chứa dữ liệu. Vì chúng ta đã hoàn thành cách xóa dòng trống trong Excel với hàm COUNTA, bạn có thể xóa đi cột mới vừa tạo để thu gọn bảng dữ liệu của mình.
Cách xóa dòng trống trong Excel bằng VBA
Sử dụng VBA Excel là cách nhanh nhất giúp bạn xóa dòng trắng trong Excel, bởi nó cho phép chúng ta thực hiện thao tác chỉ với một cú nhấn chuột.
Cùng mình thực hành cách xóa dòng trống trong Excel bằng code VBA theo các bước dưới đây nhé.
Bước 1: Đi đến thẻ Developer > nhóm Code > Visual Basic.
Sub Xoa_Dong_Trong()"Chon tat ca cac dong trong
Dim r
Row As Range
Dim r
Select As Range
Dim r
Selection As Range "Kiem tra pham vi du lieu da duoc chon If Type
Name(Selection) "Range" Then Msg
Box "Please select a range first.", vb
OKOnly, "Select Blank Rows Macro" Exit Sub End If "Kiem tra cac o tinh da duoc chon If Selection.Cells.Count = 1 Then Set r
Selection = Active
Sheet.Used
Range Else Set r
Selection = Selection End If "Lap lai tung dong de them o tinh trong vao r
Select range For Each r
Row In r
Selection.Rows If Worksheet
Function.Count
A(r
Row) = 0 Then If r
Select Is Nothing Then Set r
Select = r
Row Else Set r
Select = Union(r
Select, r
Row) End If End If Next r
Row "Chon cac o tinh trong If r
Select Is Nothing Then Msg
Box "No blank rows were found.", vb
OKOnly, "Select Blank Rows Macro" Exit Sub Else r
Select.Select "Luu y: Ban khong the hoan tac xoa dong trong nay r
Select.Rows.Delete Shift:=xl
Shift
Up End If End Sub
Cửa sổ VBA của bạn sẽ hiển thị tương tự hình dưới đây.
Hãy lưu ý rằng bạn sẽ không thể hoàn tác thao tác xóa dòng trắng trong Excel một khi đã chạy macro.
Bước 4: Nhấn vào biểu tượng tam giác màu xanh để chạy đoạn code vừa tạo.
Lúc này, toàn bộ các dòng trống trong bảng dữ liệu của bạn đã được xóa. Bạn có thể đóng cửa sổ VBA Excel để kiểm tra.
Xem thêm: Làm cách tạo album ảnh trên facebook bằng máy tính, làm cách nào để tạo album trên facebook
Tổng kết
Như vậy, chúng ta đã cùng thực hành 3 cách xóa dòng trống trong Excel. Hy vọng kiến thức trong bài viết đã giúp bạn dễ dàng dọn dẹp trang tính của mình và có thêm không gian để thực hiện các thao tác xử lý dữ liệu tiếp theo.