Mail merge là gì? chú ý chung, Mail merge là tính năng cung cấp người sử dụng tiết kiệm thời gian gửi thư. Bí quyết sử dụng ứng dụng này như vậy nào, bạn hãy theo dõi bài viết để đã có được câu trả lời.
Bạn đang xem: Chức năng mail merge trong excel
Chia sẻ nội dung bài viết này share trên Facebook
Chia sẻ bên trên Twitter
Chia sẻ bên trên Google+Chia sẻ trên Linkedin
Chia sẻ trên Pinterest
Là một vào số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy nhiên mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và bí quyết sử dụng mail merge trong số vấn đề của công việc hiện ni như thế nào? cùng emcanbaove.edu.vn emcanbaove.edu.vn tìm kiếm hiểu ngay lập tức nhé!
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một thư điện tử dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này cho phép người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của thư điện tử để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Với tính năng này, bạn chỉ cần người cần sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin khác biệt cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn bao gồm thể tự động gửi nội dung e-mail một cách nhanh gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng góp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng tất cả mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn xong xuôi mọi việc một giải pháp dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.
Mail merge vào excel là gì?
Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng bao gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá thể hóa cao mà lại không phải tốn thừa nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Cùng nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này vào excel phải cần chăm chú những điều sau:
vào dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Vào dải ô tính bất kỳ phải bao gồm nội dung văn bản. Công thức để truy hỏi xuất dữ liệu tại ô tính buôn bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để bao gồm thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những thông tin sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy từng nội dung cùng nguồn dữ liệu nhưng cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra mặt hàng loại các thư điện tử khác biệt từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận thư điện tử Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong các bức thư có dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà lại người sử dụng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính vào excel Một bảng tính được lập vào word những văn bản tất cả cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản trong mail merge
Những nội dung mà bạn thấy trong số email bao gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường khác với những thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện những nội dung cố gắng đổi khi người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một bí quyết hoàn chỉnh. Mặc dù nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể có tác dụng được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để tất cả cách tạo mail merge mang lại mình.
Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã tất cả sẵn. Cơ hội này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard
Bước 2: hôm nay màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư mà lại mình đang soạn thảo gồm:
Letter: Kiểu thư mời email messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3: lúc này bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:
Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: cần sử dụng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa tất cả mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã tất cả hoặc đã tạo được lưu trong Word nhưng hiện tại chưa mở.Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients”
Bước 4: tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
Bước 5: cơ hội này, giao diện màn hình sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
Bước 6: sau khoản thời gian hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
Bước 7: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như vào hình.
Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc thừa trình.
Cách sử dụng mail merge trong bảng excel
Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để tất cả thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể tất cả được sự điều chỉnh các công cụ của excel.
Đối với hàm text, người dùng tất cả thể dễ dàng nuốm đổi những thông tin dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ tên quý phái một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều hơi phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này hơi giống với các dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn nên đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác biệt để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vị đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, những tùy chọn về fonts chữ, kích thước, màu sắc sắc cũng sẽ không bị gắng đổi.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Các Thanh Công Cụ Trong Excel 2010, Sử Dụng Các Thanh Công Cụ Trong Excel
Trên đây là một số phân tách sẻ của emcanbaove.edu.vnemcanbaove.edu.vn về tính năng mail merge là gì? cùng với đó là cách cần sử dụng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài bác viết, bạn sẽ biết được biện pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách lập cập nhất phục vụ cho các công việc khác nhau của bản thân cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí mật giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở