Lợi ích của việc thống trị văn phiên bản đi đến bằng excel
Mọi doanh nghiệp hay phòng ban tổ chức từng ngày cần làm chủ rất nhiều một số loại văn bản, sách vở và giấy tờ hay đúng theo đồng,… bạn ta phụ thuộc đặc điểm chào đón của những loại thông tin này để phân tạo thành 3 đội chính:
Văn phiên bản nội bộ: Là các tài liệu với hồ sơ thực hiện qua lại chỉ vào phạm vi của một công ty. Thông tin này được vận chuyển từ cấp cao xuống nhân viên cấp dưới và hỗ tương giữa những phòng ban với nhau. Đây là một số loại văn bạn dạng quan trọng, yêu mong tính bảo mật thông tin cao cùng không được nhỉ ra bên ngoài. Văn phiên bản đi: Là những loại văn bản, tập tin, giấy tờ, vừa lòng đồng, công văn,… gây ra từ nội bộ doanh nghiệp gởi đến các đối tác bên phía ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu của đầy đủ văn phiên bản này góp truyền thiết lập những thông tin từ đơn vị chức năng này sang đơn vị chức năng khác. Văn bản đến: Trái ngược với văn phiên bản đi, đó là những các loại hồ sơ, tài liệu,… mà doanh nghiệp được trao từ những đơn vị và tổ chức khác. Giấy tờ này nhằm mục đích thông báo, trao đổi vụ việc hoặc cung cấp các thông tin với doanh nghiệp.
Hiện nay để giảm tải khâu quản trị mang đến doanh nghiệp, tín đồ ta áp dụng hình thức quản lý văn bản đi đến bằng Excel. Chiến thuật này đem đến ưu điểm như sau:
Cập nhật số liệu cùng thông tin của các loại văn phiên bản một bí quyết dễ dàng, lập cập ngay trên ứng dụng Excel bao gồm sẵn của 1-1 vị.Cách chế tác lập 1-1 giản, chỉ cần có hiểu biết tí chút về Excel là người tiêu dùng đã rất có thể sử dụng ngay.Tiết kiệm chi tiêu mua phần mềm, nguồn lực có sẵn nhân sự quản ngại lý, phí tổn in ấn tài liệu, cước nhờ cất hộ hồ sơ chuyển phát,…Thích phù hợp với các doanh nghiệp lớn vừa và bé dại với con số tài liệu đón nhận hàng ngày không thực sự lớn.Bạn đang xem: File quản lý văn bản bằng excel
Các cách thực hiện quản lý văn bản đi đến bằng Excel
Quy trình quản lý văn bản đi cùng văn phiên bản đến bằng Excel rất dễ dàng và có thể áp dụng cho đều doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo tiến trình công việc thực hiện của công ty chúng tôi dưới đây.
Bước 1: kiến tạo quy trình quản lý theo từng một số loại văn bản
Mỗi loại văn bạn dạng khác nhau sẽ có quy trình tiếp nhận và xử lý rất khác nhau để bảo đảm thông tin đến được đúng nơi bắt buộc đến. Để thống trị văn bạn dạng đi đến bằng Excel xuất sắc nhất, đầu tiên doanh nghiệp bắt buộc xây dựng phương án thống trị tài liệu.
Công văn đi: Văn phiên bản được các phòng ban của doanh nghiệp chuẩn bị, kế tiếp văn thư vào sổ những thông tin như: Số văn bản, các loại văn bản, ngôn từ sơ lược,… Cuối cùng, phần đa công văn này sẽ được gửi đi đến địa chỉ cửa hàng yêu cầu.Công văn đến: Mỗi tài liệu được doanh nghiệp lớn tiếp nhận, văn thư nên thêm vào thư mục văn phiên bản đến của chúng ta với những thông tin: thời hạn tiếp nhận, đơn vị gửi, bạn nhận, số lượng, nội dung,… sau khi lưu thông tin, văn bạn dạng sẽ được gửi đến bộ phận được yêu mong để tiếp nhận. Văn phiên bản được nghiệm thu sẽ gửi lại văn thư tàng trữ và nghỉ ngơi trạng thái đang xử lý.Công văn nội bộ: Văn phiên bản nội cỗ sẽ dễ dàng và đơn giản hơn bởi nó không yêu thương cầu nhiều về thông tin lưu trữ. Văn phiên bản sẽ được tạo vị phòng ban tất cả nhu cầu, giữ hộ phê duyệt các cấp và sự chuyển tiếp giữa sang phòng ban khác. Cuối cùng, văn thư mừng đón văn phiên bản đã ban hành và tiến hành lưu trữ tại hệ thống Excel.Sau khi vẫn phân các loại xong, doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ vật quản lý. Điều này để giúp bạn biết được quá trình nào đang được xử lý, khi nào hoàn thành cùng được tàng trữ tại đâu.
Có thể bạn quan tâm: vị trí cao nhất 11 phần mềm Chỉnh Sửa file PDF tốt nhất có thể Hiện Nay
Bước 2: Phân loại tài liệu theo trường tin tức cần cai quản lý
Bước tiếp theo, công ty lớn sẽ làm chủ văn phiên bản đi đến bằng Excel trải qua việc phân loại và xác minh tài liệu theo trường thông tin. Người tiêu dùng cần thống kê rất đầy đủ các nhiều loại công văn đón nhận trong ngày, phân loại vào các danh mục rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm, tróc nã xuất.
Những ngôi trường thông tin hạng mục tài liệu hay được doanh nghiệp chắt lọc để cai quản văn bản như:
Nhóm văn bản: Báo cáo, hợp đồng, công văn, chỉ thị, kế hoạch, báo cáo,…Tình trạng tiếp nhận: Đang cách xử trí – chưa xử lý – đã giải pháp xử lý – đợi xử lý. Mã văn bản, số hiệu văn bản: 16112022/NQ-WU,… Bộ phận đi, thành phần đến: Kế toán, hành chủ yếu nhân sự, marketing, dịch vụ khách hàng, khiếp doanh,…Bước 3: sản xuất sổ cai quản thông tin bên trên Excel
Để gồm thể quản lý văn phiên bản đi đến bằng Excel, doanh nghiệp thực hiện tạo một sổ cai quản bằng những sheet nhỏ. Sau đó, khi tiếp nhận bất kỳ loại văn phiên bản nào, văn thư đang nhập vào sheet tương ứng. Với mỗi điểm sáng của văn bạn dạng và công ty khác nhau, những đơn vị đã xem xét những trường thông tin để ra đời cột tài liệu trong bảng Excel.
Tại Excel, doanh nghiệp lớn sử dụng bản lĩnh Data Validation để tạo danh sách chọn cho những cột thông tin. Tuấn kiệt này để giúp đỡ người dùng thiết lập cấu hình điều kiện nhập vào sổ một cách bao gồm xác, kị được những sai sót hoặc thông tin bổ sung không đúng với các mục liệt kê ban đầu.
Để theo dõi được tình trạng văn bản đang xử lý, bạn dùng cấu hình thiết lập bằng công dụng Conditional Formatting. Tính năng này để giúp nhà quản ngại trị theo dõi được triệu chứng xử lý của các loại giấy tờ, công văn sẽ ở tinh thần nào với lên chiến lược tiếp theo.
Bước 4: tùy chỉnh công thức tính toán tự động
Mỗi loại văn bản đến tốt đi đều sở hữu một mã số không giống nhau theo dụng cụ của bộ phận quản lý. Vì đó, để thống trị văn bản đi đến bằng Excel, từng doanh nghiệp quan trọng lập những công thức tính toán tự động để thống nhất những loại công văn chung một nhóm:
Hàm Vlookup dùng làm đánh số các loại văn phiên bản đảm bảo bọn chúng là độc nhất, không bị trùng lặp về số hiệu. Hàm Countif góp đếm tần số loại sách vở và giấy tờ đó xuất hiện thêm trong Excel để hiểu rằng sự tái diễn của văn bạn dạng đó vào một thời hạn nhất định. Một số hàm khác nhằm nhà quản ngại trị định dạng cùng lọc dữ liệu.Trên đây là những thông tin về giải pháp thống trị văn bản đi đến bởi Excel đối kháng giản, hiệu quả. Với phương thức này, từng doanh nghiệp sẽ có cho mình phương pháp hỗ trợ các quá trình hành thiết yếu hữu hiệu. Bạn dùng hãy xem thêm kỹ chiến thuật được nêu trên để tận dụng về tối đa những điểm mạnh mà Excel đem lại cho tổ chức.
Quản lý văn bản đi đến bởi Excel là chiến thuật được nhiều đơn vị hành chính và công ty hiện đã áp dụng. Khi triển khai đúng cách sẽ giúp đỡ tiết kiệm thời gian, bảo vệ công việc được kiểm soát, triển khai theo đúng trình tự cũng tương tự dễ dàng giải quyết được vụ việc phát sinh quanh đó ý muốn. Để cai quản hiệu trái văn bạn dạng bằng Excel, chúng ta hãy xem thêm thông tin trong bài viết dưới đây.Phần mềm Excel gồm thể quản lý những nhiều loại văn bản nào?
Với Excel, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để thống trị nhiều một số loại văn bản khác nhau như:
Văn phiên bản đến: Đây là văn phiên bản được gửi đến từ ngoài doanh nghiệp như thông tin từ các cơ quan bên nước, cơ quan chủ yếu quyền, thông cáo báo chí, văn bản từ khách hàng, văn bạn dạng từ những doanh nghiệp không giống hay cùng đồng.Văn bạn dạng đi: Là những văn bạn dạng được tạo ra và gửi cho các đối tượng bên phía ngoài doanh nghiệp.Văn phiên bản nội bộ: Bao gồm những loại giấy tờ, tài liệu, làm hồ sơ được sử dụng trong phạm vi trong công ty, doanh nghiệp. Văn bạn dạng thường dưới dạng báo, quyết định, quy định, planer công việc, tổng kết báo cáo thường kỳ,… được gửi từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc giữa các phòng ban cùng với nhau. Đây là văn phiên bản có quý hiếm nội bộ, các thông tin sẽ tiến hành lưu hành và áp dụng trong phạm vi doanh nghiệp.
Áp dụng công thức tính tự động
Để sản xuất sự thống nhất mang đến sổ làm chủ văn phiên bản đi đến bởi Excel, bạn cần xây dựng một công thức tính trường đoản cú động. Điều này sẽ tạo ra mã văn thư riêng, giúp thống tuyệt nhất giữa những phòng ban cùng để tiện quản lý, tra cứu. Bí quyết mà chúng ta có thể tham khảo bao gồm có:
Sử dụng Countif để đếm con số văn bạn dạng xuất hiện tại trong sổ.Sử dụng Vlookup nhằm tham chiếu theo từng loại văn bản.Đừng vứt lỡ: đứng top 10+ phầm mềm Lên Kế Hoạch quá trình Hiệu Quả tốt nhất Hiện Nay
Những chú ý khi cai quản văn phiên bản đi đến bằng Excel
Sử dụng Excel làm chủ văn bạn dạng là phương thức đang được ứng dụng phổ biến bây giờ do có tác dụng tiết kiệm chi phí và cách tạo lập đơn giản, update số liệu dễ dàng. Trong quá trình sử dụng Excel, các bạn cần lưu lại ý:
Việc sử dụng các hàm công thức rất giản đơn nhầm lẫn, nhất là số lượng văn bạn dạng lớn nên bạn cần kiểm tra góc cạnh khi thực hiện.Chú ý cho tính bảo mật khi lưu lại văn bản do việc sử dụng Excel dễ dẫn đến rò rỉ thông tin.Chỉ lựa chọn cách thức này lúc doanh nghiệp của người tiêu dùng có bài bản vừa và nhỏ do khi khối lượng tài liệu tăng lên, vận tốc xử lý sẽ bị giảm. Đặc biệt, quản lý văn bản bằng Excel không tương xứng với những tổ chức cần report chi tiết các số liệu về cai quản tài liệu.Xem thêm: Xử lý số liệu thống kê bằng excel 2010, cách tạo bảng thống kê mô tả số liệu trong excel
Trên đấy là hướng dẫn cai quản văn bạn dạng đi đến bằng Excel cơ mà các chúng ta cũng có thể tham khảo. Với phương thức này, người dùng phải nuốm được các hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả. Vày đó, chúng ta hãy tò mò kỹ lưỡng trước lúc áp dụng.