Bạn đang xem: Hàm đếm số thứ tự trong excel
Hướng dẫn chi tiết đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm
Thay vì bạn gõ lần lượt từng con số trong cột số thứ tự của mình, hãy thử đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm. Chắc chắn rằng những đồng nghiệp xung quanh bạn sẽ phải thốt lên khen bạn.
Và dưới đây là những cách đánh số thứ tự bằng hàm trong Excel để bạn trở nên “ngầu” tại văn phòng của mình.
Nhiều khi bạn đánh số thứ tự (STT) xong cho các hàng dữ liệu của mình rồi nhưng lại muốn chỉnh sửa, thêm/bớt các hàng. Khi đó có thể bạn sẽ lúng túng trong việc cập nhật lại cột STT.
Hàm SUBTOTAL sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này với các bước sau:
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau:=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
Trong đó:
Số 3 là đối số, tương đương chức năng hàm COUNTA trong hàm SUBTOTAL.$B$2:B2 là phạm vi áp dụng hàm COUNTA, vùng chứa STT.
Nhập hàm SUBTOTAL tại ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó. Bạn có thể nhấn giữ thả chuột để tiết kiệm thời gian hơn.
Sao chép công thức để đánh số thứ tự các ô còn lại
Hàm ROW là một hàm đơn giản, dễ sử dụng trong Excel. Về cơ bản, hàm ROW dựa trên số thứ tự của hàng đang được đặt công thức, nên chỉ cần một phép trừ đơn giản là sẽ ra STT bạn cần đánh trong cột STT của mình.
Bước 1: Nhập công thức =ROW()-1trong ô đầu tiên cần tạo STT.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau: =ROW()-1
Nhập công thức hàm ROW từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó
Hàm COUNTA giúp bạn đánh số thứ tự bằng cách đếm các hàng có dữ liệu. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô đầu tiên của cột cần đánh STT.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau: =IF(ISBLANK(B2),“”,COUNTA($B$2:B2))
Trong đó:
IF(ISBLANK(B2),"”: Kiểm tra xem các ô liền kề trong cột B có trống ko. Nếu trống, nó sẽ trả về 1 giá trị trống.COUNTA ($B$2:B2): Đếm các ô chứa dữ liệu, trong đó $B$2:B2 là phạm vi mà hàm COUNTA đã vận dụng, tức là vùng chứa dữ liệu cần đánh số thứ tự.
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Sao chép và dán công thức vào các ô cần đánh số thứ tự
Hàm AGGREGATE cũng là một giải pháp hữu hiệu nếu bạn muốn thay đổi hay cập nhật dữ liệu của mình.Nó sẽ giúp bạn tự cập nhật lại STT khi muốn thêm/bớt/ẩn hàng bằng các bước sau đây.
Bước 1: Chọn ô đầu tiên của cột cần tạo STT và nhập công thức.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau:=AGGREGATE(3,5,$B$2:B2)
Trong đó:
Số 3 tương đương chức năng hàm COUNTA trong hàm SUBTOTAL.Số 5 là đối số bỏ qua hàng bị ẩn.$B$2:B2 là phạm vi áp dụng hàm COUNTA,vùng chứa STT từ ô B2 đến ô B2
Nhập hàm vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó (có thể nhấn giữ thả chuột để tiết kiệm thời gian hơn).
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 3: Thử kiểm tra bằng cách thêm/xóa/ẩn hàng. Khi đó, số thứ tự sẽ tự động cập nhật theo giá trị mới của vùng dữ liệu.
Khi thêm hàng mới không có dữ liệu, kết quả trả về ở cột STT là rỗng
Khi xóa một hàng, STT sẽ tự động cập nhật như hình
Hàm SEQUENCE trong Excel được sử dụng để tạo một mảng các số liên tiếp như 1, 2, 3, ….
Đây là một chức năng mới được giới thiệu trong Microsoft Excel 365. Kết quả là dãy số được tự động điền vào số hàng và cột đã chọn trước.
Cú pháp hàm bao gồm: =SEQUENCE(rows,<columns>,<start>,<step>)
Trong đó:
rows() - số hàng cần điền.columns() - số cột cần điền. Nếu bỏ qua, Excel sẽ mặc định là 1 cột.start() - số bắt đầu trong chuỗi. Nếu bỏ qua sẽ được Excel mặc định là 1.step() - gia số cho mỗi giá trị tiếp theo trong chuỗi, có thể âm hoặc dương để tạo ra một chuỗi giảm dần hoặc tăng dần. Nếu bỏ qua, giá trị này sẽ được mặc định là 1.
Giả sử bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng dọc, công thức hàm lúc này sẽ là:=SEQUENCE(n)
Hoặc muốn đánh số thứ tự theo hàng ngang, công thức hàm lúc này là: =SEQUENCE(1,n)
Ví dụ minh họa: giả sử bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng dọc cho dữ liệu 6 hàng đầu tiên:
Bước 1: Chọn ô đầu tiên của cột cần tạo STT, nhập công thức: =SEQUENCE(6)
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Lưu ý: Hàm SEQUENCE rất đa dạng và hữu dụng. Ngoài việc bạn đánh số thứ tự theo hàng dọc, bạn có thể biến chúng theo hàng ngang, hình vuông, thậm chí là có thể tạo ra một dãy dữ liệu ngẫu nhiên bằng các chữ số La Mã liên tiếp.
Trên đây là một số cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm nhanh nhất. Khi sử dụng chúng bạn nên hiểu bản chất và công dụng của chúng để có thể dễ nhớ, dễ thuộc. Và hãy theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hay nhé!
Bình thường, để đánh số thứ tự cột trong một bảng dữ liệu Excel, đa số các bạn thường nhập số thứ tự đầu tiên, ví dụ 1 rồi ở ô phía dưới, bạn nhập hàm =”ô đầu”+1 rồi kéo xuống hết cột muốn đánh số thứ tự, vậy là xong. Tuy nhiên, nó rất thủ công và không thể áp dụng cách thông thường khi số cột quá lớn.
Do đó, bài viết dưới đây Học Excel Online sẽ chia sẻ cho các bạn các bước đánh số thứ tự cực kì nhanh chóng và khoa học.
Cách đánh số thứ tự tự động đơn giản
Bước 1: Ta nhập số thứ tự đầu tiên, là 1.
Bước 2: Trong phần Editing chọn Fill / Series.
Đánh số thứ tự kết quả lọc Autofilter với hàm Subtotal
Thông thường trong khi làm việc trên Excel chúng ta thường sử dụng cột Số thứ tự để đếm thứ tự các dòng nội dung trong bảng tính. Tuy nhiên việc đánh số thứ tự theo cách thông thường sẽ có hạn chế khi chúng ta sử dụng tính năng lọc dữ liệu bằng Autofilter. Để minh họa rõ hơn điều này chúng ta cùng xem ví dụ bên dưới:Cho bảng dữ liệu như sau, trong đó cột số thứ tự được đánh số trực tiếp:
Filter và lọc ở cột D theo nhân viên Long) thì kết quả như sau:
Filter, chúng ta sẽ áp dụng hàm SUBTOTAL trong cột số thứ tự.
Công thức đánh số thứ tự
Nguyên tắc của việc đánh số thứ tự là đếm những dòng có nội dung. Với mỗi dòng có nội dung phát sinh thì sẽ tính là 1 đơn vị, dòng tiếp theo có chứa nội dung thì sẽ bằng số thứ tự ở dòng trước cộng thêm 1.Khi nhắc tới hàm đếm trong excel, chúng ta nghĩ tới COUNTTrong hàm Subtotal cũng hỗ trợ việc đếm: sử dụng function_num là 3Vùng tham chiếu có thể chọn là vùng luôn chắc chắn có nội dung (để tránh việc trên cùng 1 dòng mà đếm ở vùng không có nội dung thì dòng đó sẽ không được tính). Ví dụ ở đây chúng ta chọn với cột D – cột Nhân viên. Đếm bắt đầu từ dòng thứ 2 nên sẽ bắt đầu với ô D2. Khi đếm các dòng tiếp theo thì sẽ đếm cả những ô trước đó: Số thứ tự tại dòng 2 = COUNT(D2:D2) Số thứ tự tại dòng 3 = COUNT(D2:D3) Số thứ tự tại dòng 4 = COUNT(D2:D4)Do đó D2 luôn xuất hiện trong các công thức => Cố định điểm D2Chúng ta có công thức đếm số thứ tự tại ô A2 như sau:A2=SUBTOTALL(3, $D$2:D2)=> Copy (filldown) công thức tại A2 xuống các dòng tiếp theo ở cột AĐánh giá kết quả
Kết quả sau khi sử dụng công thức Subtotal ở cột STT và sử dụng Autofilter với Nhân viên Long như sau:
Xem thêm: Những Hình Ảnh Đẹp Về Gia Đình Hạnh Phúc, Ấm Áp, Tràn Ngập Tình Yêu Thương
Cách đánh số thứ tự tự động trong excel với hàm COUNTA
chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách sử dụng hàm đánh số thự tự tự động trong excel với hàm COUNTA một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
A là ô B2, điểm đầu này phải được cố định, còn điểm cuối không cố định để khi thay đổi vị trí ô cần tính STT ở cột A thì độ rộng của vùng họ tên cần đếm sẽ thay đổi tương ứng
