Đôi khi, bảng dữ liệu của bạn có quá nhiều cột, nhiều hàng dẫn đến việc in bị thiếu. Trong trường hợp này phải giải quyết thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục in không hết trang trong Excel.
Bạn đang xem: In excel không hết khổ giấy
Với dân văn phòng và những người làm trong giáo dục, việc in ấn giấy tờ, tài liệu là nhu cầu hàng ngày. Thay vì mang ra quán in vừa tốn tiền, vừa mất nhiều thời gian, không ít người đã tự sắm máy in tại nhà. Tuy nhiên, khi mới sử dụng sẽ gặp phải nhiều tình huống chưa biết cách giải quyết. Bài viết hôm nay của FPT Shop sẽ hướng dẫn các bạn cách khắc phục in không hết trang trong Excel nhé!
Cách kiểm tra dữ liệu có vừa hết trang trong Excel không
Khi để ở chế độ soạn thảo bình thường, bạn sẽ không thấy được những đường giới hạn của trang tính. Do đó, bạn không biết khi in ra có hết trang hay bị cắt xén dữ liệu. Để kiểm tra nội dung có vừa hết trang trong Excel hay không, bạn làm như sau:
Bước 1: Mở file Excel cần in.
Bước 2: Chọn thẻ View trên thanh công cụ > Tại mục Workbook Views > Chọn Page Break Preview hoặc Page Layout.
Kiểm tra dữ liệu có vừa trang in không
Thiết lập lại các thông số của trang in
Trường hợp dữ liệu bị tràn lề, khi in không hết trang, các bạn tiến hành thiết lập lại các thông số cho trang in như sau:
Margins - căn chỉnh lềBước 1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh công cụ > Chọn mục Margins để căn chỉnh lề.
Mở hộp thoại Margins
Bước 2: Bạn có thể chọn các thiết lập có sẵn như Normal, Wide, Narrow hoặc Custom Margins để chỉnh thông số theo ý muốn.
Chọn chế độ có sẵn hoặc tự điều chỉnh
Top: Lề trên. Bottom: Lề dưới. Right: Lề phải. Left: Lề trái.
Điều chỉnh các thông số của lề
Bước 3: Căn chỉnh lề xong thì nhấn OK.
Nhấn OK
Orientation - chiều trang inBước 1: Chọn thẻ Page Layout > Chọn mục Orientation.
Chọn Orientation
Bước 2: Chọn Portrait để in theo chiều dọc hoặc Landscape để in theo chiều ngang.
Chọn Portrait hoặc Landscape
Lưu ý: Với những bảng tính có quá nhiều cột, bạn nên chọn kiểu trang nằm ngang để bảng rộng hơn.
Size - chỉnh kích cỡ trang giấyChọn Page Layout > Size > Chọn khổ giấy cần in.
Chọn khổ giấy cần in
Print Area - chọn vùng cần inBước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần in.
Bước 2: Chọn Page Layout > Print Area > Set Print Area.
Chọn Set Print Area
Print Titles - thiết lập tiêu đề cho trang inBạn muốn cố định 1 hàng hoặc 1 cột nào đó ở mọi trang in, hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Page Layout > Chọn Print Titles.
Mở Print Titles
Bước 2: Hộp thoại Page Setup xuất hiện > Chọn Sheet:
Chọn Sheet trong hộp thoại Page Setup
Row to repeat at top: Chọn hàng bạn muốn lặp lại ở vị trí trên cùng của trang. Với cách này, hàng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang in. Columns to repeat at left: Chọn cột bạn muốn lặp lại phía ở vị trí bên trái của trang. Theo đó, cột được chọn này sẽ xuất hiện ở mọi trang in.Sau khi chọn xong thì bấm OK.
Chỉnh cho bảng Excel vừa khổ giấy
Ngoài ra, nếu bảng quá dài hoặc quá rộng vượt quá khổ giấy, bạn có thể điều chỉnh kích thước các cột và hàng như sau:
Bước 1: Vào thẻ View > Chọn mục Page Break Preview.
Chọn Page Break Preview
Bước 2: Căn chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng để bảng nằm vừa trong một trang in.
Bước 3: Vào View > Chọn Normal.
Chọn Normal
Chỉnh chế độ in cho trong Excel
Sau khi điều chỉnh dữ liệu, bạn tiến hành chỉnh chế độ in như sau:
Bước 1: Chọn File > Print hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.
Chọn Print hoặc Ctrl+P
Bước 2: Hộp thoại Print xuất hiện, chọn các chế độ bao gồm:
Print One Sided: in 1 mặt Print Both Sided: in 2 mặt.Bước 3: Thiết lập Số lượng bản in ở mục Copies, sau đó ấn Print là xong.
Chỉnh các thông số in
Lưu ý: Nếu chọn in 2 mặt thì bạn nên chọn Print Both Sided – Flip pages on short edge. Bởi nếu chọn Flip pages on long edge thì khi in ra mặt sau của trang giấy sẽ bị ngược).
Thông qua bài viết trên, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách khắc phục in không hết trang trong Excel. Thực tế, cách bước tiến hành không quá phức tạp, chỉ cần làm 1 - 2 lần là các bạn sẽ thành thạo. Để biết thêm các thủ thuật Excel khác, hãy truy cập mục Tin tức của FPT Shop nhé!
Bạn đau đầu vì bảng dữ liệu quá dài, khi in bảng dữ liệu bị chia thành 2 cột ở 2 trang khiến bạn khó theo dõi. Bạn chưa biết dùng cách nào để khắc phục in không hết trang trong Excel. Hãy cùng Thuthuat
Office khám phá nhé.
Lỗi in không hết trang trong Excel do đâu
Trước khi đi tìm hiểu cách để khắc phục in không hết trang trong Excel, chúng ta hãy đi tìm nguyên nhân lý giải cho lỗi này nhé.
Trong thực tế, Excel là công cụ hữu ích cho chúng ta khi xử lý phần lớn dữ liệu công việc. Tuy nhiên, đôi khi bảng dữ liệu quá nhiều thông tin, khiến chúng ta phải chia thành nhiều hàng nhiều cột, cùng với phần nội dung có dung lượng lớn. Điều này, cùng với việc quên xử lý căn chỉnh khi in, đã tạo nên nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi in không hết trang trong Excel.
Vây, làm thế nào để khắc phục in không hết trang trong Excel? Hãy tiếp tục theo dõi bài viết nhé.
Cách khắc phục in không hết trang trong Excel
Xem trước số trang sẽ in trong file Excel
Trước khi tiến hành in, việc quan sát về số trang của file tài liệu, sẽ giúp bạn xác định được phần nội dung nào bạn cần xuất hiện trong một trang. Từ đó, giúp bạn tránh những trường hợp như in nhảy số trang, in lệch trang, cũng như giúp khắc phục in không hết trang trong Excel.
Điều chỉnh chiều rộng cột hoặc chiều cao hàng
Một trong những cách, đơn giản nhưng cũng rất hiệu quả để khắc phục in không hết trang trong Excel là điều chỉnh kích thước của hàng cột. Bạn chỉ cần căn chỉnh chiều dài, chiều rộng của các hàng ngang và cột dọc sao cho phù hợp với trang giấy và vừa mắt nhìn khi in, là đã có thể giảm thiểu tối đa lỗi in không hết trang rồi đó.
Cài đặt in theo tỷ lệ phù hợp với khổ giấy
Việc trình bày dữ liệu trên trang tính của Excel sẽ khá khác so với văn bản bạn nhận được qua máy in đó! Trước khi in bảng tính ra giấy, bạn hãy nhìn lại xem Layout của mình đã phù hợp với khổ giấy A4 chưa nhé. Điều này sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc khắc phục in không hết trang trong Excel đó.
Thay đổi hướng trang
Không phải tất cả những trang tính của chúng ta sẽ được trình bày theo chiều dọc của tờ A4. Trước khi in trang tính, hãy dành chút thời gian xem qua tranh tính của mình được trình bày theo chiều dọc hay chiều ngang, để điều chỉnh hướng trang cho phù hợp nhé.
Giảm cỡ phông chữ
Giảm cỡ phông chữ cũng là biện pháp khá hữu ích giúp bạn khắc phục in không hết trang trong Excel đó. Việc điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với trang tính sẽ giúp trang tính của bạn vừa vặn trong trang giấy in, đem lại trải nghiệm đọc tốt hơn cho người xem đó.
Cách chỉnh trang in trong Excel
Việc căn chỉnh trang in trong excel là cách khắc phục in không hết trang trong Excel vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, làm thế nào để căn chỉnh trang, hãy theo dõi ngay những bước sau đây nhé.
Bước 1: Mở Excel, rồi chọn mục File trên thanh công cụ.
Bước 2: Chọn More, rồi bấm Options.
Bước 3: Chọn Advanced > Centimeters tại Ruler units bấm OK.
Khi Excel Options hiện lên, chọn Advanced > Tìm mục Display và chỉnh Ruler units thành Centimeters, rồi bấm OK.
Bước 4: Chọn Page Layout > Margins, rồi chọn Custom Margins.
Sau khi đơn vị đo đã được chỉnh thành Centimeters, chọn mục Page Layout > Margins > Chọn Custom Margins…
Bước 5: Căn chỉnh lề theo mong muốn của bạn, rồi chọn OK.
Gợi ý kích thước trang in hợp lý:
Lề trên (Top), lề dưới (Bottom) để từ 1,5 cm – 2,0 cm.Lề trái (Left) từ 2,5 cm – 3,0 cm.Lề phải (Right) từ 1cm – 1,5 cm.Cách ngắt trang in trong Excel
Trong một số trường hợp, file dữ liệu của bạn quá nhiều, buộc bản phải ngắt trang. Hãy tham khảo những bước dưới đây nhé.
Bước 1: Mở file Excel > Chọn hàng ngang bên dưới vị trí bạn muốn ngắt trang > Chọn Page Layout > Breaks > Chọn Remove Page Break.
Bước 2: Để kiểm tra xem ngắt trang đã đúng mong muốn của bản chưa chọn View > Page Break Preview. Như thế là đã hoàn thành.
Cách chọn vùng in trong Excel
Trong trang tính, bạn chỉ muốn in một vùng vì những vùng khác không cần thiết. Hãy theo dõi các bước làm dưới đây nhé.
Bước 1: Click chuột kéo và chọn các ô mà bạn xác định là vùng in.
Bước 2: Chọn tab Page Layout trên Ribbon. Tại Page Setup (Thiết lập Trang) > nhấn vào Print Area (Khu vực in) > Set Print Area (Thiết lập khu vực in).
Khi bạn muốn chọn nhiều vùng in: Bạn chỉ cần giữ phím Ctrl rồi click vào những vùng cần in. Mỗi vùng in được in trên trang của chính nó.
Cách in Excel vừa trang giấy A4
Việc điều chỉnh trang in vừa khổ giấy A4, sẽ giúp bạn khắc phục in không hết trang trong Excel hiệu quả nhất. Vậy làm sao để in Excel vừa trang giấy A4, hãy cùng theo dõi nhé.
Bước 1: Mở file Excel > Chọn tab Page Layout trên Ribbon, rồi click vào biểu tượng mũi tên ở góc phải của tab.
Bước 2: Tại mục Paper Size, chọn A4.
Bước 3: Tại mục Scaling, chọn Fit to 1 page(s) wide by 1 tall. Rồi bấm OK là đã hoàn thành.
Sau khi đã làm xong các bước bạn có thể bấm vào mục Print Preview để kiểm tra nội dung trang in vừa được thiết lập nhé.
Xem thêm:
Như vậy, bài viết hôm nay Thuthuat
Office đã cung cấp rất nhiều cách cho bạn khắc phục in không hết trang trong Excel. Hãy tiếp tục ủng hộ và đón chờ những bài viết mới từ Thuthuat
Office nhé.