Cách Khắc Phục File Excel Quá Nặng Bất Thường, Làm Thế Nào Khi File Excel Nặng Bất Thường
File Excel có dung lượng nặng do không ít nguyên nhân khác nhau và khi chúng nặng thì các các bạn sẽ thấy Excel rất lừ đừ và lag. Để xử lý vấn đề này thì chúng ta có tương đối nhiều cách khác nhau và trong nội dung bài viết này thủ thuật 123 vẫn hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách xung khắc phục tệp tin Excel vượt nặng.
Phần mượt Excel có khá nhiều định dạng file không giống nhau và định dạng .Xlsb (định dạng nhị phân) là định dạng về tối ưu hoá rất tốt cho tệp tin Excel.
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta nhấn tổng hợp Ctrl + S để open sổ Save As của Excel. Sau đó, các bạn thiết lập mục Save as type thành Excel Binary Workbook (*.Xlsb).
Sau khi chuyển đổi định dạng xong, các bạn sẽ thấy file Excel được lưu dưới định dạng *.Xlsb vẫn có dung lượng nhẹ hơn rất nhiều so với *.Xlsx mang định.
In2v_030334265.png" alt="*">
2. Tách bóc bớt Sheet trong Excel
Một file Excel rất có thể chưa tương đối nhiều Sheet (trang tính) nhỏ tuổi bên trong và càng các Sheet thì tệp tin Excel của các bạn càng nặng. Trường hợp như các Sheet không tương quan đến nhau với không buộc phải nhất định cần nằm phổ biến một file Excel thì chúng ta nên tách bóc mỗi Sheet thành một file Excel nhằm giảm dung tích cho chúng. Việc bóc tách file Excel thì chúng ta chỉ đề nghị nhấn Copy với Paste chúng ra một tệp tin Excel không giống là xong.
3. Về tối ưu hoá hình hình ảnh thêm vào Excel
Mặc định khi các bạn thêm ảnh vào Excel thì chúng sẽ giữ nguyên chất lượng gốc, vấn đề này đồng nghĩa với bài toán file Excel của các bạn sẽ có kích thước to con nếu file ảnh quá nặng. Để giải quyết và xử lý vấn đề này thì các bạn tiến hành có tác dụng như sau:
Bước 1: Đầu tiên, các bạn nhấn vào hình hình ảnh (1), tiếp theo các bạn chọn thẻ Format (2) và lựa chọn mục Optimizer (3).
Bước 2: Sau đó, chúng ta tiến hành bỏ ghi lại mục Apply only khổng lồ this picture nhằm áp dụng biến hóa này cho toàn thể các hình ảnh bên trong file Excel.
Tuỳ theo yêu cầu sử dụng của chúng ta mà chúng ta chọn quality hình ảnh, unique hình ảnh (ppi) càng thấp thì dung lượng của file Excel đã càng nhẹ. Khi chúng ta thiết lập trả tất thì hãy nhấn OK nhằm lưu lại.
4. Xoá bớt định dạng trong file Excel
Khi chúng ta làm câu hỏi với file Excel thì chắc chắn rằng các bạn sẽ thêm một loạt các định dạng không giống nhau từ: màu sắc sắc, fonts chữ, kích thước, đậm, nhạt,… bởi vì điều đó mà kích thước của file Excel đang nặng và bọn chúng mở các dữ liệu hết sức lâu.
Bước 1: Đầu tiên, các bạn chọn mục Home và tìm về phần Editing.
Bước 2: Sau đó, các bạn chọn Clear và lựa chọn mục Clear Formats để tiến hành xoá toàn bộ các định dạng của những ô trống chưa thao tác làm việc trên file Excel.
5. Kích hoạt Manual Calculation
Trên Excel họ thường nên áp dụng tương đối nhiều công thức đo lường và thống kê để rút gọn thao tác làm việc thời gian làm việc trên tệp tin Excel. Cũng chính vì nguyên nhân đó mà file Excel thường có dung lượng rất nặng nề nếu có nhiều công thức tính toán.
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta chọn File -> Options nhằm mở thiết lập Excel.
Bước 2: Sau đó, chúng ta chọn Formulas, trong mục Workbook Calculation chúng ta tiếp tục chọn Manual và quăng quật tích mục Recalculate Workbook Before Saving và nhấn OK để hoàn tất.
6. Nén thành tệp tin Zip
Trong ngôi trường hợp chúng ta phải gửi file Excel nặng cho tất cả những người khác thì các chúng ta có thể chọn phương pháp nén chúng thành tệp tin Zip nhằm giảm dung lượng khi gửi.
phương pháp nền tệp tin Zip thì các bạn chỉ yêu cầu Click chuột yêu cầu vào file Excel và chọn Add khổng lồ Archive... Là xong.
sau thời điểm nén chấm dứt các các bạn sẽ thấy tệp tin nén bao gồm dung lượng nhỏ dại hơn không hề ít so với tệp tin Excel mang định.
Trong bài viết này, mẹo nhỏ 123 vẫn hướng dẫn các bạn cách giảm dung tích cho file Excel nhanh lẹ và hiệu quả. Chúc chúng ta một ngày vui vẻ!
Với các ai thường xuyên sử dụng ứng dụng Excel để làm việc, một ngày kia các bạn sẽ thấy file Excel bị nặng, trở nên chậm rãi và kì ạch khiến các làm việc trở cần "đơ", khó khăn trong quy trình xử lý dữ liệu.
Chúng ta từ hỏi lần chần lỗi do máy vi tính hay mình đã ấn nhầm vào tính năng gì? Làm thế nào để giải quyết vấn đề đó. Hãy cùng emcanbaove.edu.vn đánh cất cánh các thắc mắc trên qua bài học Excel này nhé.
File Excel bị nặng vì lỗi định dạng không kiểm soát
Trong file Excel có khá nhiều định dạng được cho phép ứng dụng (như Text, Date, Number,...) với việc áp dụng một bí quyết bừa bãi những kiểu format trên là trong những nguyên nhân khiến file Excel bị nặng. Dưới đây là một sốlỗi định hình thường chạm mặt phải như:
Loại bỏ các đường kẻ phân chia ô trong file Excel bằng việc tô màu sắc nền trắng
Nguyên nhân: Khi bạn có nhu cầu file Excel (trang tính) của mình trở yêu cầu trắng tinh như một trang Word, chúng ta đã loại trừ những đường phân loại ô vào một Sheet (đường Gridlines) bằng phương pháp tô color nền là color trắng. Đặc biệt, thao tác làm việc bạn mắc phải rất có thể như sau:
Chọn toàn bộ các ô tính trong trang bởi đoạn giao nhau thân tên cột cùng tên cái (như hình dưới)
2. Lựa chọn Theme Colors (mục Font) bên trên thanh Ribbon của tab Home
Bạn hãy không bao giờ quên rằng biện pháp làm này hoàn toàn LÀ SAI, và tạo ra lỗi rất lớn là có tác dụng file Excel bị nặng.
Cách xung khắc phục: cách làm đúng và đối kháng giải hơn rất nhiều chính là, bạn thực hiện tắt bài toán hiển thị đường Gridlines trong thẻ View như hình sau:
Lỗi tùy chỉnh thiết lập bộ lọc tự động Filter trong tệp tin Excel ko kiểm soát
Nguyên nhân: việc sử dụng kĩ năng lọc tự động tự động Filter của Excel cũng là giữa những nguyên nhân khiến cho file Excel bị nặng. Khi yêu cầu sử dụng tác dụng này, bạn không lựa chọn vùng dữ liệu cần lọc nhưng bấm ngay vào nút Filter trong thẻ Data nên bản lĩnh lọc này được áp dụng sang cả đa số vùng nằm ngoại trừ bảng tài liệu cần lọc
Cách xung khắc phục: lựa chọn vùng (range) dữ liệu cần sử dụng công dụng lọc trước, sau đó mới bấm lựa chọn Auto Filter.
Lỗi tùy chỉnh cấu hình Data Validation, Conditional Formatting trong tệp tin Excel không có giới hạn
Nguyên nhân: nếu như khách hàng phải thực hiện thường xuyên các tính năng như Data Validation xuất xắc Conditional Formatting mà không điều hành và kiểm soát thì chắc chắn rằng sẽ làm file Excel bị nặng. Vì mỗi một ô được sử dụng các tính năng đó giống như một ô cất công thức, hàm trong Excel, chúng cũng tiêu tốn bộ nhớ, tài nguyên của phần mềm cho vấn đề chạy công thức và đo lường các đk liên quan.
Cách xung khắc phục: luôn luôn cần ghi lưu giữ và tuân hành nguyên tắc - tùy chỉnh cấu hình có giới hạn, thao tác tới đâu cấu hình thiết lập luôn tới đó. Hoặc xác định 1 mốc giới hạn từ trước cùng chỉ tùy chỉnh cấu hình tạm thời tới đó.
Ví dụ: Bạn cần thiết lập kỹ năng Data Validation mang đến cột "Tên phương diện hàng", thay do bấm cả cột B và tạo nên tính năng cho cả cột thì bạn nên chọn giới hạn từ mẫu 2 đến 1000 trước (với dự con kiến bảng bao gồm 1000 dòng). Tiếp đến nếu dữ liệu vượt quá số lượng giới hạn thì bạn mới ban đầu thiết lập không ngừng mở rộng hơn. Khi đó, dung lương file Excel vẫn được điều hành và kiểm soát tốt hơn.
Lỗi lưu tệp tin Excel dưới định dạng đuôi ".xls"
Nguyên nhân: Đuôi ".xls" là đuôi file thông dụng khi lưu tệp tin Excel như lại là tệp tin Excel dành riêng cho phiên phiên bản 1997-2003 đang lỗi thời, vị đó kĩ năng nén dữ liệu của file thấp. Tệp tin lưu ở bên dưới đuôi định hình này có chức năng làm tăng dung tích của file khiến file Excel bị nặng. Kế bên ra, một vài lỗi gồm thể chạm chán là một số trong những hàm trong file Excel không sử dụng được hay như là một số tuấn kiệt bị ảnh hưởng.
Cách khắc phục: lúc lưu file Excel, chúng ta cần để ý tới đuôi định hình của file, tất cả 2 một số loại file yêu cầu lưu sinh hoạt dạng sau:
File không đựng macro: dạng file .xlsx File tất cả chứa macro: dạng tệp tin .xlsm hoặc .xlsb
Lỗi sử dụng quá nhiều Tên vùng thừa, lỗi, hay link tới bên phía ngoài file Excel
Nguyên nhân: sử dụng Tên vùng dữ liệu(Name Range) là các chúng ta sử dụng để việc làm chủ dữ liệu trong tệp tin Excel được giỏi hơn, tùy chỉnh công thức dễ ợt hơn. Mặc dù nhiên, khi bạn muôn sao chép dữ liệu đã chọn cái tên thì Excel được cho phép bạn có cả thương hiệu vùng dữ liệu (Name Range) đó theo. Việc này gây tương đối nhiều khó khăn cho chính mình khi bạn muốn sử dụng hàm hay những công thức gồm tham chiếu cho tới trang tính khác, vùng dữ liệu khác, và đầy đủ Tên vùng thừa, lỗi không mong muốn.
Cách khắc phục:
Mở thẻ Formulas > Name Manager, chúng ta lọc các Tên vùng thừa, lỗi giỏi Tên (Name) tham chiếu tới các trang tính khác
2.Kiểm soát các Name động, Name chứa công thức. Giảm bớt việc sử dụng các Name này khi tất cả thể.
Kết luận
Với Excel, điều khoản tính toán mập mạp nhưng nhiều khi file Excel bị nặng bởi thói quen không điều hành và kiểm soát tài nguyên được hỗ trợ của bạn sử dụng, gây nên những tác hại khôn lường. Excel đang trở nên hữu dụng và công dụng nếu người tiêu dùng biết ngày tiết kiệm, không tiêu tốn lãng phí tài nguyên, sử dụng kết quả và đúng cách.
Hy vọng qua hầu như điều xem xét trên, emcanbaove.edu.vn đã reviews ở trên, chúng ta đọc hoàn toàn có thể tìm ra nguyên nhân khiến file Excel bị nặngcũng như biết cách thay thế sửa chữa những tội tình mình đã, vẫn hoặc đang mắc phải. Chỉ cần lưu ý trong quy trình làm việc, Excel sẽ cung cấp bạn đắc lực trong tốc độ cũng tương tự khả năng cách xử trí của nó.
