Bạn đang xem: Kiểm soát dữ liệu trong excel
Trong công việc, lúc nhập dữ liệu, những khi chúng ta gặp trường thích hợp bị nhập sai hoặc thiếu/ quá so cùng với số liệu thực tế. Để khắc phục tình trạng đó, chúng ta có thể dùng tác dụng Data Validation vào Excel.
Giả sử bạn có một danh sách như hình vẽ.
Nếu như đk Mã học sinh là 1 dãy số bao gồm 7 chữ số thì chúng ta có thể đặt dạng tài liệu nhập vào cột này bằng cách:
Bước 1: Chọn cả cột Mã học sinh.
Bước 2: Vào thẻ Data, phần Data Tools và kích chọn Data Validation. Lập tức hộp thoại của phần này mở ra.
Bước 3: Vì mã học viên là 1 hàng 7 số, ở phần Allow lựa chọn Whole number, Data chọn Equal lớn và sinh hoạt Value nhập số 7.
Nếu bạn có nhu cầu đặt phía dẫn về kiểu cách nhập dữ liệu cho lần nhập sau, chúng ta có thể vào phần Input Message và Error Alert để nhập chú thích của mình. Các ghi chú này sẽ hiện ra khi chúng ta chọn vào 1 ô nằm trong cột hay khi bạn nhập không đúng dạng dữ liệu được đặt sẵn.
Sau khi điền xong các thông tin, lựa chọn OK.
Như vậy ta đã dứt xong làm việc đặt dạng dữ liệu cho một ô hoặc dải ô. Để kiểm tra, chúng ta cũng có thể kích vào 1 ô ngẫu nhiên trong cột Mã học sinh. Mau lẹ ô này hiện ra hướng dẫn nhập tài liệu bạn vẫn viết.
Thử nhập 1 dãy chỉ gồm 6 chữ số vào, sẽ sở hữu thông báo đúng theo dạng Error Alert mà chúng ta đặt hiện tại lên.
Ngoài vấn đề đặt dạng dữ liệu số, Excel còn được cho phép bạn đặt tài liệu nhập chỉ theo phong cách ngày tháng năm( Date) hoặc số giờ(Time) với giới hạn cụ thể, số thập phân( Decimal), dữ liệu phải thuộc 1 danh sách( List) hay độ lâu năm được định sẵn( Text Length). Riêng phần đặt tài liệu thuộc 1 list sẽ được công ty chúng tôi sẽ nói rõ ràng ở phần 2.
Ngoài việc điều hành và kiểm soát dữ liệu, Excel còn tương đối nhiều tính năng có lợi chưa được khai thác hết. Để nắm rõ kiến thức về Excel cùng tự tin vận dụng chúng trong công việc, hãy tham gia những khóa học tập tin học công sở của Trung chổ chính giữa Tin học tập MOS. Cụ thể về lịch học cũng giống như học tầm giá xem tại: https://goo.gl/c
Bue
Js.
Comments
comments
Bài viết cùng công ty đề::
Điều hướng bài viết
← Previous bài bác viết
Next bài viết →
Leave a bình luận Cancel Reply
Email của các bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường buộc phải được khắc ghi *
Type here..
Name*
Email*
Website
lưu lại tên của tôi, email, và website trong trình chăm chút này cho lần comment kế tiếp của tôi.
Δ
BÀI VIẾT GẦN ĐÂY
ĐƯỢC coi NHIỀU NHẤT
KHÓA HỌC THVP
VỀ CHÚNG TÔI
TRUNG TÂM TIN HỌC VĂN PHÒNG MOS
gmail.com
Để tài liệu đó có thể được số lượng giới hạn trong một phạm vi làm sao đó, rất có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn bao gồm hoặc chuỗi gồm độ nhiều năm xác định. Khi đó chức năng Data Validation sẽ giúp nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, tinh giảm sai sót. Công việc thực hiện:
Chọn vùng dữ liệu dữ liệu phải kiểm soát.Vào tab Data > đội Data Tools > chọn Data Validation > Data Validation. Excel hiển thị vỏ hộp thoại Data Validation có 3 tab là: Settings, input Message và Error Alert.
Hộp thoại Data Validation
Tab Settings: mang lại phép tùy chỉnh cấu hình về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào yêu cầu kiểm soát mà chọn trong danh sách dưới Allow. Mang định lúc đầu cho phép nhập bất cứ kiểu tài liệu nào vào trong ô (Any value). Để biến hóa theo ý muốn, nên chọn trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn: Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.Whole number: tác dụng này chỉ có thể chấp nhận được nhập dữ liệu là số nguyên. Ví như nhập số thập phân, chuỗi,… sẽ bị báo lỗi. Khi lựa chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện thêm cho phép tùy chỉnh thiết lập phạm vi quý giá nhập.Between (not between): chỉ chất nhận được nhập giá trị trong một phạm vi khẳng định (hoặc ngoại trừ phạm vi xác định). Lấy ví dụ điểm thi đề nghị nằm trong phạm vi từ bỏ 0 mang đến 10, tháng trong năm từ là một đến 12… vào đó:Minimum: quý giá giới hạn nhỏ nhất lúc nhập dữ liệu.Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập dữ liệu.Ignore blank: bỏ qua mất ô trống (không xét điều kiện nhập dữ liệu khi ô trống).Clear All: huỷ bỏ tất cả.Equal to (not equal to): chỉ chất nhận được nhập một giá bán trị khẳng định (hoặc quanh đó giá trị xác định). Giá chỉ trị xác định đó được khai báo trong Value và hoàn toàn có thể là giá bán trị cố gắng định bằng phương pháp nhập thẳng hoặc tất cả thể đổi khác được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức.Greater than (Greater than or equal to): chỉ có thể chấp nhận được nhập giá bán trị to hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá bán trị số lượng giới hạn chỉ định. Quý hiếm giới hạn này được khai báo vào Minimum và rất có thể là giá chỉ trị nỗ lực định bằng cách nhập thẳng hoặc bao gồm thể đổi khác được bằng phương pháp sử dụng hàm hoặc công thức. Trái lại với trường thích hợp này là less than (less than or equal to).Decimal: chỉ có thể chấp nhận được nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân. Cách triển khai tương tự đối với Whole number.List: chỉ có thể chấp nhận được nhập dữ liệu từ 1 danh sách sẵn có. Danh sách này hoàn toàn có thể được nhập trực tiếp, xuất phát từ 1 vùng vào sheet, từ tên (Name) vùng sẵn tất cả hoặc từ file khác.Danh sách nhập trực tiếp: gõ list trực tiếp trong Source, mỗi phần tử được phân cách bởi vệt phẩy.
Hộp thoại diễn tả nhập quý hiếm trực tiếp vào ở trong tính Source
Danh sách nhập xuất phát điểm từ 1 vùng nằm trong bảng tính: lựa chọn vùng list trên bảng tính, add danh sách sẽ hiển thị trong Source. Với biện pháp này, vùng danh sách phải cùng nằm cùng sheet với rất nhiều ô đề xuất nhập. Nếu muốn sử dụng vùng danh sách ở sheet không giống thì phải kê tên mang lại vùng đó, khi đó Source vẫn hiển thị tên vùng.
Hộp thoại mô tả chọn quý giá vào Source của Data validation
Hạn chế của tính năng List là không tự động tìm đến thành phần cần kiếm tìm trong list khi gõ ký tự đầu tiên. Bởi vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng người dùng việc tra cứu sẽ mất quá nhiều thời gian.
Date: chức năng này chỉ cho phép nhập quý giá ngày, việc điều khiển miền cực hiếm nhập giống như đối với Whole number.
Hộp thoại biểu lộ chọn quý giá ngày của Data validation
Text length: chất nhận được nhập dữ liệu là chuỗi có độ lâu năm xác định, việc tùy chỉnh cấu hình chiều dài chuỗi nhập giống như như đối với Whole number.Tab Input Message: chất nhận được hiển thị thông tin nhập tài liệu khi dịch rời chuột vào ô, trường đoản cú đó lý thuyết cho quá trình nhập dữ liệu.Show input đầu vào message when cell is selected: bật /tắt chính sách hiển thị thông tin khi ô được chọn.Title: title của thông báo.Input message: văn bản thông báo.Tab Error Alert: khi ô đã được đặt chính sách Data validation, nếu người tiêu dùng nhập liệu không đúng lao lý thì Excel có khả năng sẽ bị thông báo.Show error alert after invalid data is selected: bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô.Style: phong cách cảnh báo, bao gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin).Title: tiêu đề hộp thông báo.Error message: ngôn từ thông báo.
Hộp thoại thể hiện các thông số cho Error Alert của Data validation
Các thao tác làm việc với Worksheet
Chèn thêm worksheet vào workbook, có thể thực hiện những cách sau:Vào tab Home > Insert > Insert Sheet.Nhấn vào nút
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Lọc Các Dữ Liệu Giống Nhau Trong Excel, Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Trùng Nhau Trong Excel
Xóa worksheet khỏi workbook, có thể thực hiện những cách sau:Chọn sheet muốn xóa, vào tab Home > Cells > Delete > Delete sheet.Nhấp đề xuất chuột lên thương hiệu sheet mong xóa trên thanh sheet tab, chọn Delete, chứng thực xóa chọn Delete.Sắp xếp worksheet trên workbook, có thể thực hiện các cách sau:Chọn thương hiệu sheet đề nghị sắp xếp, drag mang lại vị trí mới.Right click lên tên sheet phải sắp xếp, lựa chọn Move or Copy…. Excel hiển thị hộp thoại Move or Copy, chọn lên thương hiệu sheet trong danh sách mà muốn di chuyển sheet đến trước nó, tiếp đến nhấn OK.