Một trong những yêu cầu thường gặp gỡ trong Excel đó là chúng ta phải làm báo cáo. Không tính nhu cầu report tổng hợp, trong vô số nhiều trường hợp bọn họ còn rất cần được trích lọc một số nội dung cụ thể từ bảng dữ liệu. Đây chính là quá trình tạo ra báo cáo chi tiết. Vậy họ hãy cùng tìm hiểu xem báo cáo chi ngày tiết là gì? và do sao này lại quan trọng?
Trong nội dung bài viết này Gitiho vẫn hướng dẫn các bạn cách làm report chi máu trên Excel trường đoản cú A đến Z.
Bạn đang xem: Làm báo cáo bằng excel
VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY
G-LEARNING
32334 học viên
4.8 (108 tấn công giá)
499,000đ
799,000đ
G-LEARNING
10692 học tập viên
4.61 (18 tiến công giá)
Miễn phí
499,000đ
G-LEARNING
676 học tập viên
4.8 (5 tiến công giá)
499,000đ
799,000đ
Khái niệm về báo cáo chi tiết
Báo cáo cụ thể là quá trình trích lọc hầu hết thông tin cụ thể từ bảng dữ liệu ra report theo một số tiêu chí độc nhất định. Tác dụng của báo cáo chi tiết thông thường sẽ có sẵn vào bảng dữ liệu, họ chỉ câu hỏi trích lọc những nội dung đó ra mà thôi.
Trong thực tế có nhiều trường hợp báo cáo yêu ước vừa tổng hợp, vừa chi tiết trên thuộc 1 mẫu mã báo cáo. Lúc đó bọn họ sẽ cần khẳng định rõ trong ba cục report phần làm sao là tổng hợp, phần làm sao là chi tiết để có cách thức làm phù hợp.
Để làm cho được report chi tiết, chúng ta cần tất cả các tài năng sau:
Xây dựng bố cục tổng quan báo cáo: gồm các thành phần và những tính năng của báo cáoĐịnh dạng, trình bày báo cáo cho đẹp
Sử dụng kỹ thuật trích thanh lọc (hoặc đối chiếu) những dữ liệu thỏa mãn điều kiện.Kiểm tra tính chính xác của báo cáo
Tối ưu báo cáo: tự động cập nhật report mỗi khi biến hóa điều kiện.
Bố viên của report chi huyết trên Excel
Báo cáo cụ thể thường có bố cục như sau:
Trong đó:
(1): tên cơ quan, địa điểm làm việc rất có thể kèm theo logo
(2): tên của báo cáo
(3): Điều kiện của báo cáo
(4): Phần tổng số (tổng hợp) của báo cáo
(5): chiếc tiêu đề của bảng báo cáo
(6): những dòng nội dung đưa ra tiết
(7): fan ký duyệt văn bản báo cáo
Báo cáo cụ thể có sệt điểm kết cấu gần kiểu như với bảng dữ liệu tiêu chuẩn (gồm phần 5 cùng 6). Vì chưng đó để triển khai được báo cáo này yêu cầu bảng dữ liệu gốc yêu cầu đúng kết cấu tiêu chuẩn chỉnh này.
Quy trình xây dựng report chi huyết trên Excel
Quy trình thực hiện report chi máu được triển khai qua quá trình sau:
Bước 1: khẳng định loại báo cáo
Khi nhận được yêu mong làm báo cáo, việc trước tiên bạn cần làm là xác minh xem report đó là dạng tổng vừa lòng hay đưa ra tiết. Hãy chăm chú đặc điểm là tác dụng cần biểu đạt trong report có sẵn vào bảng tài liệu không (hay nói cách khác là rất có thể trích lọc từ bảng tài liệu ra được không). Trường hợp câu trả lời là tất cả thì report bạn đề nghị làm sẽ sở hữu phần bỏ ra tiết.
Bước 2: xác minh phần đk và dòng tiêu đề đến báo cáo
Dựa trên yêu mong của báo cáo, chúng ta sẽ phân làm 2 nhân tố chính:
Phần điều kiện của báo cáo: phần này tương xứng với phần nhiều cột làm sao của bảng dữ liệu. Đây đang là căn cứ để thanh lọc theo các điều kiện.Phần tiêu chuẩn báo cáo: phần này là những nội dung cụ thể cần miêu tả trên báo cáo. đông đảo nội dung đã gửi vào điều kiện của report thì thường sẽ không còn cần tái diễn (xuất hiện tại lại) trên phần tiêu chuẩn báo cáo.Ví dụ tiếp sau đây thể hiện tại cách xác minh các thành phần của báo cáo:
Phần đk (mục 3 trong ba cục) cùng phần dòng tiêu chí của báo cáo (mục 5 trong tía cục) là hai thành phần đặc trưng nhất trong report chi tiết. Bạn cần khẳng định rõ 2 yếu tố này trước, tiếp nối mới thêm các thành phần không giống theo kết cấu báo cáo.
Bước 3: Lựa chọn cách thức trích thanh lọc kết quả
Có nhiều phương pháp để giúp bạn thu được kết quả cho report chi tiết. Trong đó có 3 cách phổ biến như sau:
Cách 1: Copy Paste thủ côngCách này đó là việc bạn sẽ thực hiện thao tác Lọc + trích xuất tài liệu hoàn toàn bằng tay bằng tay, cùng với các làm việc lọc trên bộ lọc Filter của Excel và thao tác copy paste dữ liệu. Ví dụ như sau:
Bước 1: Lọc bởi Filter trong bảng tài liệu theo các điều khiếu nại của báo cáo.Bước 2: Copy các công dụng còn lại trong bảng dữ liệu theo từng cột.Bước 3: Dán hiệu quả vào vùng tiêu chí report theo từng cột. Lặp lại đến hết các cột trong bảng report (Các cột tức thì nhau có thể copy + paste chung 1 lượt)Cách 2: thực hiện công thức xúc tích và ngắn gọn trong báo cáoCách này là việc bạn sẽ biện luận logic để tìm đa số giá trị trong bảng tài liệu mà phù hợp với điều kiện của báo cáo. Rõ ràng như sau:
Bước 1: lựa chọn 1 cột làm mốc để tại vị công thức súc tích (lựa chọn cột có rất đầy đủ nội dung tuyệt nhất so với các cột khác)
Bước 2: Công thức ngắn gọn xúc tích tại cột làm mốc có dạng:
Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện thì mang theo văn bản trong cột làm mốc (chú ý xác minh mối quan hệ giữa các điều khiếu nại là dạng và hay OR lúc xét nhiều điều kiện):
=IF(AND(Điều kiện 1=..., Điều khiếu nại 2=...), Ô kết quả, "")
Thực hiện đối chiếu điều khiếu nại với ô đầu tiên trong các cột tương ứng; Ô công dụng là ô thứ nhất trong cột chứa hiệu quả tương ứng
Bước 3: các cột kết quả khác trong report sử dụng công thức lô ghích dạng:
Nếu cột mốc có dữ liệu thì cột khác cũng đều có dữ liệu
=IF(Ô công dụng cột mốc = "", "", Ô hiệu quả cột tương ứng)
Bước 4: Sao chép công dụng từ dòng thứ nhất tới dòng cuối báo cáo
Nguyên tắc: Tổng số chiếc trong báo cáo chi ngày tiết = tổng số dòng trong bảng dữ liệu
Bước 5: Lọc bỏ những dòng không có nội dung (kết quả ko phù hợp) bởi Auto
Filter
Đây là bộ lọc gồm sẵn trong Excel. Bộ lọc cải thiện cho phép chúng ta có thể vừa lọc, vừa trích xuất (hay điện thoại tư vấn tắt là trích lọc) trong cùng 1 thao tác. Cách triển khai Advanced Filter như sau:
Bước 1: bạn cần khẳng định vùng điều kiện cho Advanced Filter. Vùng điều kiện này có điểm lưu ý khác đối với vùng điều kiện thường thì của báo cáo:
Cách tổ chức điều kiện dạng với (AND)
Các đk nằm trên cùng 1 hàng
Nếu các điều kiện nằm trên thuộc 1 cột, tiêu đề cột đó buộc phải được lặp lại
Cách tổ chức đk được biểu hiện qua hình bên dưới:
Cách tổ chức điều kiện dạng hoặc (OR):Các điều kiện nằm khác mặt hàng (nếu khác tiêu đề thì sẽ đồng thời khác cột)
Bước 2: khẳng định vùng tác dụng trích lọc. Đây đó là việc xác minh dòng title của báo cáo chi tiết. Ví như tên tiêu đề của báo cáo không khớp với tiêu đề trên bảng tài liệu thì không dùng Advanced Filter được. Chúng ta có thể tạo 1 mẫu làm title phụ dưới dòng tiêu đề báo cáo để khớp với thương hiệu tiêu đề của bảng dữ liệu. Cái này sẽ giúp đỡ bạn sử dụng được chức năng Advanced Filter.
Bước 3: Sử dụng Advanced Filter.
Tại nơi chứa report (Báo cáo đặt ở Sheet nào thì các bạn chọn Sheet đó), rồi hotline Advanced Filter bằng phương pháp chọn thẻ Data > Advanced…
Sau đó mở ra cửa sổ Advanced Filter như sau:
Mục chất lượng records only: chỉ lựa chọn khi bạn có nhu cầu loại vứt những giá trị trùng lặp.Bước 4: Bấm OK để hoàn vớ thao tác. Advanced Filter sẽ tự động hóa trích lọc các kết quả ra báo cáo.
Lưu ý
Cả 3 phương pháp trên gần như yêu cầu tất cả những thao tác thủ công. Mỗi khi biến đổi điều kiện báo cáo, muốn update lại nội dung báo cáo theo đk mới, bạn sẽ cần tiến hành lại thao tác làm việc đó. Như vậy bạn sẽ phải lặp đi tái diễn 1 thao tác.
Để khắc phục và hạn chế điều này, các bạn sẽ có thể kết phù hợp với việc thực hiện Macro vào Excel như sau:
Bước 1: lựa chọn thẻ View bên trên thanh công cụ, kế tiếp chọn tiếp mục Macro > Record Macro
Nếu phiên phiên bản Excel của người tiêu dùng không có tác dụng Macro bên trên thẻ View, bạn vui lòng bài viết liên quan tại bài bác viết:
Hướng dẫn biện pháp mở thẻ Developer trên thanh nguyên tắc của Excel
Bước 2: Thực hiện làm việc trích lọc dữ liệu (theo một trong những 3 giải pháp trên, chăm chú nên chọn cách 3)
Bước 3: Bấm Stop Recording để ngừng quá trình ghi Macro
Bước 4: Vẽ 1 hình khối (Shape) ngẫu nhiên trên Sheet đặt báo cáo
Bước 5: Gán Macro vào hình khối để khi nhấp chuột hình khối này thì macro sẽ tự động chạy lại thao tác làm việc bạn vừa thực hiện.
Vì ngôn từ này liên quan nhiều tới thao tác, kỹ thuật áp dụng nên hết sức khó để giúp bạn làm rõ chỉ trải qua lời nói. Vậy nên chúng ta vui lòng xem thêm trong khóa đào tạo và huấn luyện EXG01 của Gitiho sẽ được hướng dẫn cụ thể các thao tác làm việc này.
Kết luận
Báo cáo chi tiết nặng về tính kỹ thuật: lọc, trích xuất, áp dụng macro… Hãy luyện tập nhiều kỹ thuật nhằm làm 1 cách chính xác nhất, hạn chế lỗi sai cũng như các thao tác làm việc thừa. Vì những không nên sót hay thao tác thừa lúc Record Macro cũng trở thành lặp lại mỗi lúc bạn update báo cáo.Bạn cần tìm hiểu thêm về VBA để tăng khả năng tự động hóa hóa khi thao tác làm việc trên Excel. VBA rất quan trọng cho toàn thể quá trình làm cho việc của bạn trên Excel, không riêng gì trong quy trình làm báo cáo.VBA là gì? học VBA tất cả khó không? tìm khóa đào tạo và huấn luyện VBA ở chỗ nào cho phù hợp? tất cả những thắc mắc của doanh nghiệp đều sẽ tìm kiếm được câu trả lời trong khóa học VBAG01 của Gitiho.
Khóa học lập trình VBA trong Excel - tuyệt đỉnh VBA - Viết code trong tầm tay
Đây là khóa học hướng dẫn rất cụ thể và không hề thiếu các kỹ năng và kiến thức về VBA để chúng ta cũng có thể ứng dụng tức thì vào trong các bước một bí quyết hiệu quả. Hiện tại Gitiho đang có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn cho bạn khi tham gia khóa đào tạo này.
Một trong những yêu mong thường gặp gỡ trong Excel đó là các bạn phải làm báo cáo. Không tính nhu cầu báo cáo tổng hợp, trong tương đối nhiều trường hợp bọn họ còn cần phải trích lọc một số nội dung cụ thể từ bảng dữ liệu. Đây chính là quá trình chế tạo ra ra report chi tiết. Bài viết của emcanbaove.edu.vn đang hướng dẫn các bạn 3 bước làm một bản báo cáo chuyên nghiệp trong Excel nhé.
Bước 1: chế tạo ra Pivot
Table
Ví dụ ta có bảng dữ liệu như hình dưới. Để sinh sản Pivot
Table, thứ nhất thì các bạn cần đặt con trỏ chuột vào trong 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu. Sau đó các bạn chọn thẻ Insert trên thanh hiện tượng rồi dấn vào Pivot
Table tại mục Tables.
Lúc này, hộp thoại Create Pivot
Table xuất hiện. Tại ô Table/Range sẽ hiển thị showroom vùng dữ liệu. Chúng ta chọn nơi mong đặt Pivot
Table vào phần Choose where you want the Pivot
Table report to be replaced, .
Table trong ô Location.
Cuối cùng các bạn nhấn OK để chế tạo ra Privot
Table.
Sau lúc bấm OK thì Excel sẽ lộ diện cửa sổ Pivot
Table Fields ở phía bên buộc phải màn hình. Vào phần này còn có 2 phần:
– Choose fields to add to report: lựa chọn trường tài liệu để thêm vào báo cáo Pivot
Table,
– Drag fields between areas below: 4 vùng nhằm thả các trường dữ liệu được lựa chọn từ phần Choose fields to showroom to report
Filter: vùng lọc dữ liệuColumns: thương hiệu cộtRows: thương hiệu dòngValues: giá trị mong mỏi hiển thịBước 2: Chèn biểu đồ
Tiếp theo, chúng ta cần chèn biểu đồ bằng cách bôi đen toàn cục bảng dữ liệu Pivot
Table. Sau đó các bạn chọn thẻ Analyze => Pivot
Chart.
Lúc này, hộp thoại Insert Chart hiện ra. Chúng ta chọn một biểu đồ vật mà bạn muốn tạo rồi dấn OK.
Bước 3: Chèn Slicer
Sau khi chế tạo ra biểu đồ dùng thành công, chúng ta nhấn chọn vào biểu đồ đó rồi chọn thẻ Insert => Slicer.
Lúc này, vỏ hộp thoại Insert Slicers đang hiện ra. Chúng ta tích chọn vào một nội dung mà bạn muốn phân tích rồi nhấn OK.
Xem thêm: Cách chuyển số 0 thành - trong excel, một số cách chuyển số 0 thành
Chỉ buộc phải như vậy là danh sách của ngôn từ mà bạn muốn phân tích đang hiện ra. Bạn chỉ việc nhấn vào một trong những mục trong danh sách đó là biểu thiết bị sẽ tự động chuyển quý phái phân tích dữ liệu của riêng biệt mục kia một bí quyết nhanh chóng.
Như vậy, nội dung bài viết trên đang hướng dẫn chúng ta 3 bước làm báo cáo chuyên nghiệp trong Excel. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn trong quy trình làm việc. Chúc các bạn thành công!