Trong bài viết này mình đã hướng dẫn các bạn cách trộn tài liệu Excel vào Word đơn giản và dễ dàng và chi tiết. Nếu như bạn đang muốn in phiếu lương một cách dễ dàng nhất thì đừng vứt qua nội dung bài viết này nhé.
Giới thiệu tệp tin nguồn
Bạn hoàn toàn có thể tải file thực hành tại đây.
Bạn đang xem: Liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge
Mình đã bao gồm sẵn hai tệp tin Word cùng Excel về phiếu lương nhằm các bạn cũng có thể vừa đọc nội dung bài viết vừa thực hành theo nhé. Sau khoản thời gian tải xuống bạn sẽ có một tệp tin nguồn Excel cất bảng lương của một doanh nghiệp A nào đó với những trường chúng ta tên, Vị Trí, chống ban,...
Chúng ta sẽ triển khai trộn vào file Word cũng chứa đầy đủ thông tin về những trường như trên, điều đặc biệt là bạn không cần thiết phải nhập tay từng chiếc giúp tiết kiệm ngân sách một lượng lớn thời hạn khi thao tác làm việc và học tập.
Cách bước thực hiện
Đầu tiên bạn sẽ truy cập vào thẻ Mailings ở tệp tin Word, sau đó chọn tiếp vào mục Start Mail Merge cuối cùng là chọn vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Sẽ hiện ra một hành lang cửa số Mail Merge với các tùy chọn, các bạn sẽ tích vào Letters sau đó chọn vào Next: Starting Document.
Ở bước số 2 bạn sẽ tích lựa chọn vào Use the current document tức là sử dụng file hiện tại nhằm nhận tài liệu từ Excel trộn vào, trả tất lựa chọn Next: Select Recipients.
Với cách số ba bạn sẽ tích vào Use an existing list sau đó chọn vào mục có tên là Browse, sẽ lộ diện cửa sổ Select Data Source sau khoản thời gian click, lúc này bạn yêu cầu trỏ tới đường dẫn chứa tệp tin Excel có sẵn hoặc tệp tin Excel đã cài xuống với links để ở đầu bài viết, trả tất chọn Open.
Do tệp tin nguồn mình sẵn sàng chỉ gồm một sheet độc nhất vô nhị là Bảng Lương nên bạn có thể dễ dàng lựa chọn vào, so với file nguồn khác bạn cần phải chọn đúng chuẩn sheet chứa tài liệu bảng lương nhé. Trả tất chọn vào OK.
Sẽ lộ diện cửa sổ Mail Merge Recipients sau khi click OK, lúc này bạn phải tích chọn cẩn thận các trường nên liên kết. để ý rằng tránh việc tích lựa chọn vào những trường còn nếu không sử dụng nhé.
Trước khi thực hiện bước số 4 bạn nên được sắp xếp con trỏ con chuột vào địa chỉ ô trước tiên trong bảng lương của file Word kế tiếp chọn vào More Items, sẽ mở ra cửa sổ Insert Merge Field để các bạn lựa chọn những trường thích hợp vào. Vị trường thứ nhất ứng với họ tên bắt buộc mình sẽ chọn là Hoten kế tiếp Insert.
Thực hiện bài toán chèn tựa như cho các thuộc tính còn lại, những thuộc tính đều có tên giống nhau nên bạn yên trung tâm là sẽ không chọn nhầm nhé.
Lần lượt lựa chọn vào Next: Preview your letters ở cách 4 với Next: Complete the merge ở cách 5.
Đến với bước cuối cùng các bạn sẽ chọn vào Edit individual letters, kế tiếp ở cửa sổ Merge to New Document tích chọn vào All. Hoàn tất chọn OK.
Lúc này phía trên ở cửa sổ Word ban sơ bạn truy cập vào thẻ Mailings đã lộ diện các mũi thương hiệu để các bạn di chuyển sang lại giữa các phiếu lương.
Như vậy tôi đã hướng dẫn chúng ta cách để trộn tài liệu từ Excel vào Word một cách đơn giản dễ dàng và chi tiết nhất. Đây là 1 thủ thuật rất hấp dẫn giúp tiết kiếm nhiều thời hạn trong việc in ra các phiếu lương. Nếu bạn có nhu cầu học thêm những thủ thuật giỏi thì đừng ngại tìm kiếm trên website này nhé.
Trộn thư (Mail Merge) là biện pháp vô cùng kết quả trong tin học tập văn phòng. Nó cung ứng con người tạo thành thư, thiệp, email, tựa thư con số lớn nhanh chóng bằng phương pháp trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word. Nuốm thể, làm rứa nào nhằm tạo thư từ động qua phương pháp này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây.
Chuẩn bị file trước lúc trộn dữ liệu từ Excel lịch sự Word
Để hoàn toàn có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn phải có 2 một số loại tài liệu bao gồm: văn bạn dạng Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin phải thiết.
Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo
Lưu ý rằng các cột vào Excel bắt buộc trùng khớp với các mã phần tùy chỉnh trong Word. Giả dụ tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện bước đầu hay xong xuôi bằng số 0, hãy chắc chắn rằng tôi đã chọn đúng format số, ngày, đơn vị để né sự cồng kềnh cho thư được sinh sản cuối cùng.
Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp cùng với word
Chọn đúng format dữ liệu trước khi trộn
Trộn tài liệu từ Excel quý phái Word để tạo thành thư từ động
Có hơi nhiều phương pháp để trộn dữ liệu từ Excel lịch sự Word. Tuy nhiên, sau thời điểm tổng hòa hợp lại, cách làm lập cập và dễ dàng và đơn giản nhất được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở lá thư, email, phong bì đã biên soạn sẵn vào Word. Vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi lựa chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, suy bì thư,…
Ví dụ của công ty chúng tôi chọn bao thơ – Envelopes…
Bước 2: Cũng vào thẻ Mailings, chọn Select Recipients và lựa chọn Use an Existing List…
Bước 3: 1 vỏ hộp thoại bắt đầu hiện ra, các bạn tìm cùng chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa thông tin đã tạo thành và nhận Open
Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok
Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở vỏ hộp thoại lắp thêm 3, sa thải bớt bạn nhận và nhấn Ok, danh sách tín đồ nhận cùng tin tức đã được xác nhận.
Bước 6: Tùy từng các loại văn bản trộn khác biệt sẽ tất cả thêm phần tin tức khác nhau. Chúng ta cũng có thể tự chọn kiểu showroom hoặc chiếc chào hỏi sinh sống Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt nhỏ trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.
Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish và Merge để in hoặc nhờ cất hộ mail chung.
Trường hợp bạn có nhu cầu chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để biến hóa từng phần lá thư.
Thực hiện chấm dứt 7 bước này, câu hỏi tạo thư tự động hóa bằng biện pháp trộn dữ liệu từ Excel sang Word vẫn hoàn thành. Bạn sẽ có được hầu hết bức thư chuyên nghiệp hóa nhanh chóng mà không tốn những công sức.
Xem thêm: Cách In Nhiều Trang Trên 1 Tờ A4 Trong Excel, Cách In Nhiều Trang Trên 1 Tờ A4
Bạn vẫn còn đấy thắc mắc về tác dụng này và muốn bài viết liên quan nhiều khả năng tin học văn phòng công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.
Thông tin liên hệ
Trung trọng tâm tin học văn phòng MOS – Viện tài chính và dịch vụ thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương