Đối với các bảng báo cáo, việc định dạng sai tài liệu dạng số vẫn làm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả. Một trong số những lỗi phổ biến về dữ liệu dạng số có thể kể mang lại là:
Sai về định hình dữ liệu: tài liệu đó bao gồm phần thập phân giỏi không, tài liệu là % xuất xắc là dạng số thông thường, có đang bị lẫn lộn giữa dữ liệu dạng tháng ngày (date) sinh sống trong dữ liệu dạng số thông thường không (vì tài liệu dạng tháng ngày về bản chất cũng được xem là dạng số)Sai về thao tác làm việc nhập dữ liệu: Ở quy trình nhập gồm lẫn 1 ký kết tự text vào chung cùng với cam kết tự số, dẫn đến Excel sẽ xem đó là tài liệu Text vắt cho dạng NumberVậy làm vắt nào để chúng ta có thể phát hiện ra được lỗi không định hình được số vào Excel? Hãy thuộc theo dõi cụ thể trong nội dung bài viết bên bên dưới nhé!
Nội dung bài bác viết
Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số vào Auto
Filter
Các tài liệu dạng số thường đã được tự động hóa sắp xếp ở cửa sổ dữ liệu thanh lọc của Auto
Filter theo quy tắc:
Bạn đang xem: Lỗi định dạng số trong excel
Trong hình minh họa, chúng ta có thể thấy rằng số 124,235 đang nhỏ hơn số 12,489,621 dẫu vậy lại được xếp phía sau, tức là số đó hiện nay đang bị sai định dạng dữ liệu, vì tất cả chứa dấu cách.
2. Nguyên tắc tài liệu dạng Number hoàn toàn có thể tính toán được
Bên cạnh vấn đề dùng Auto
Filter để phát hiện dữ liệu lỗi, bạn cũng có thể dựa trên 1 phép tắc nữa để có thể tìm ra tài liệu lỗi:
Dữ liệu dạng Number sẽ đo lường và thống kê (cộng, trừ, nhân, chia) được; trong những lúc đó tài liệu dạng Text thì không.
Dựa vào hiệ tượng này, chúng ta kiểm tra được dữ liệu nghi ngờ là sai rất có thể thực hiện phần nhiều phép toán cơ bản không. Nếu như như tìm thấy lỗi #VALUE! thì đó không phải dữ liệu dạng Number.
3. Bí quyết xử lý, sửa lỗi dữ liệu
Bạn thực hiện quá trình như sau:Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệuĐầu tiên, dìm chọn toàn bộ cột dữ liệu đang sẵn có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đấy là cột E)
Di chuyển vào mục Format Cells > nhấn lựa chọn mục Number theo như hình sau
Tương từ với dạng Number có thể dùng những dạng Accounting hoặc là Currency (nếu ko dùng cam kết hiệu một số loại tiền tệ thì lựa chọn None)
Bước này nhằm mục đích giúp đỡ bạn thống nhất về phong thái hiển thị dữ liệu, cũng giống như định dạng dữ liệu khi nhập vào để tránh cho việc quy mong hiển thị dữ liệu không nhất quán tại thuộc 1 cột.
Bước 2: Lọc các lỗi ký kết tự để sửa (cách đồ vật 1)Dựa vào giá bán trị lớn nhất ở hàng số sẽ được sắp xếp tự động hóa tại tự động hóa Filter:
Phần vùng trước số đó: Là các số đã được định dạng đúngPhần phía đằng sau số đó: Là các số tất cả lỗi
Sau khi lọc những số gồm lỗi thì bạn thực hiện nhập lại hồ hết số đó
Bước 3: sử dụng hàm Value để sửa (cách thứ 2)Bên cạnh việc sửa trực tiếp vào bảng, bạn có thể tạo cột phụ và cần sử dụng hàm VALUE tại cột phụ đó để triển khai chuyển cực hiếm trong bảng về đúng dữ liệu dạng số.
Trình tự tiến hành như sau:
Trước khi tiến hành sửa lỗi, bạn cần copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet mới và giải pháp xử lý trên ngôn từ copy trên Sheet mới để sở hữu thể đảm bảo an toàn không bị mất dữ liệu.Thừa ký kết tự: so với những dấu bí quyết thừa, dấu chấm, lốt phẩy, vệt chấm phẩy, hay vết nháy… lẫn vào ký kết tự dạng số => các bạn hãy dùng công dụng Replace để xóa sổ các ký kết tự thừaỞ mọi định dạng khác (không nên ở dạng Number tuy thế đã bảo vệ chỉ toàn cam kết tự dạng số) thì chúng ta dùng hàm Value trực tiếp cho mọi giá trị đó. Sau khi đã có hiệu quả hàm Value thì dùng tính năng Copy/Paste special>Value để tiến hành trả về kết quả vào bảng dữ liệu.
Bước 5: chất vấn lại ngôn từ xem những dữ liệu lỗi đã làm được sửa thành công xuất sắc chưa
Để thêm phần dĩ nhiên chắn, bạn nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệu, tránh bài toán sửa bị sót, thiếu.
Nên triển khai lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốc nhằm mục đích tránh trường hợp làm mất dữ liệu trong quy trình xử lý.
Trên đấy là những share của cửa hàng chúng tôi để khiến cho bạn xử lí nhanh các lỗi không định dạng được số trong Excel. Chúc bạn triển khai thành công!
Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là rất có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu ước công việc. Nạm nhưng họ cũng chạm mặt phải vô vàn những thắc mắc như:
Tổ chức dữ liệu ra làm sao là tốt?Làm thay nào để kiểm tra tài liệu trên Excel để đảm bảo tính đúng chuẩn của dữ liệu?
Làm vắt nào để lập được các report trên Excel?
Báo cáo cụ nào là đẹp, khoa học?…
Nhằm giúp các bạn hình thành tứ duy xuất sắc trong việc tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, Học Excel Online xin ra mắt với chúng ta seri bài viết về “Kỹ năng tổ chức, thống trị dữ liệu và lập báo cáo trên Excel”. Nội dung bài viết của tác giả Dương to gan Quân – giảng viên của học tập Excel Online, dựa trên những gớm nghiệm giảng dạy trong thực tiễn của thầy tương quan tới ngôn từ này. Mời các bạn cùng tò mò cách cách xử trí lỗi định hình số vào excel nhé.
Xem nhanh
Bài 4: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel4. Phương pháp xử lý, sửa lỗi dữ liệu
Bài 4: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel
Việc sai dữ liệu dạng số có ảnh hưởng không nhỏ trong vượt trình đo lường và thống kê và lập báo cáo. Bởi kết quả của báo cáo phụ thuộc không nhỏ vào văn bản này. Lỗi về tài liệu dạng số hoàn toàn có thể kể tới như:Sai về định dạng dữ liệu: gồm phần thập phân hay không, dữ liệu là % xuất xắc dạng số thông thường, có lẫn lộn giữa tài liệu dạng ngày tháng (date) vào trong tài liệu dạng số không (vì tài liệu dạng ngày tháng về bản chất cũng là dạng số)Sai về thao tác làm việc nhập dữ liệu: Trong quá trình nhập tất cả lẫn 1 ký tự text vào bình thường với ký kết tự số, dẫn tới Excel vẫn coi đó là tài liệu Text thay bởi dạng NumberVậy làm thay nào để phạt hiện phần nhiều lỗi tài liệu dạng số đã có trong một bảng dữ liệu? họ cùng tò mò nhé.
1. Phát hiện tại lỗi dữ liệu dạng số với bộ lọc tự động hóa trong Excel (công cụ Auto
Filter)
Về phương pháp mở chế độ Auto
Filter thì mình đã phía dẫn ở trong bài học kinh nghiệm trước, mời chúng ta xem lại bài:
Hướng dẫn cách thu xếp ngày mon trong excel
2. Nguyên tắc thu xếp dữ liệu dạng số vào Auto
Filter
Với dữ liệu dạng số sẽ được tự động sắp xếp trong hành lang cửa số dữ liệu lọc của Auto
Filter theo quy tắc:
Tăng dần dần từ nhỏ tới béo (nếu có số âm thì và tính cả trường đoản cú phần số âm trở đi chứ chưa hẳn bắt đầu từ số 0)Nếu bao gồm chứa ký kết tự không phải dạng số thì sẽ nằm ở cuối list lọc tự động này.
Trong hình trên bạn cũng có thể thấy số 124,235 là số nhỏ dại hơn 12,489,621 cơ mà lại được xếp phía sau => Số đó đang bị sai các loại dữ liệu cũng chính vì có cất dấu cách
3. Nguyên tắc tài liệu dạng Number có thể tính toán được
Ngoài cách áp dụng Auto
Filter để phân phát hiện dữ liệu lỗi, chúng ta cũng có thể dựa trên 1 bề ngoài nữa để vạc hiện dữ liệu lỗi:
Dữ liệu dạng Number hoàn toàn có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được; còn tài liệu dạng Text thì không.
Theo qui định này chúng ta có thể kiểm tra xem dữ liệu nghi vấn là sai rất có thể thực hiện những phép toán cơ bản không. Ví như ra lỗi #VALUE! thì không hẳn dữ liệu dạng Number.
4. Phương pháp xử lý, sửa lỗi dữ liệu
Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệuChọn toàn thể cột tài liệu có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đây là cột E)
Vào mục Format Cells > lựa chọn mục Number theo hình sau
Tương trường đoản cú dạng Number hoàn toàn có thể sử dụng các dạng Accounting hoặc Currency (nếu không áp dụng ký hiệu các loại tiền tệ thì lựa chọn None)
Bước này giúp bọn họ thống nhất về kiểu cách hiển thị dữ liệu, định dạng dữ liệu khi nhập vào để tránh vấn đề quy ước hiển thị tài liệu không đồng độc nhất vô nhị trong thuộc 1 cột.
Bước 2: Lọc mọi lỗi ký tự để sửa (cách sản phẩm 1)Căn cứ vào giá bán trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trong auto Filter:
Phần phía trước số đó: Là đông đảo số đã được định dạng đúngPhần vùng phía đằng sau số đó: Là số đông số bao gồm lỗi
Sau khi lọc hồ hết số bao gồm lỗi thì triển khai nhập lại các số đó
Bước 3: sử dụng hàm Value để sửa (cách trang bị 2)Ngoài bài toán sửa trực tiếp vào bảng, hoàn toàn có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE vào cột phụ đó để gửi giá trị vào bảng về đúng tài liệu dạng số.
Trình tự thực hiện:
Trước lúc sửa lỗi yêu cầu copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet new và xử trí trên nội dung copy ở Sheet mới để đảm bảo không bị mất dữ liệu.Thừa ký tự: các dấu giải pháp thừa, lốt chấm, dấu phẩy, vệt chấm phẩy, vết nháy… lẫn vào ký kết tự dạng số => Sử dụng tính năng Replace để xóa bỏ các cam kết tự thừaỞ các định dạng khác (không đề xuất dạng Number nhưng đã đảm bảo chỉ toàn ký tự dạng số) thì thực hiện hàm Value trực tiếp cho những giá trị đó. Sau khoản thời gian có hiệu quả hàm Value thì sử dụng công dụng Copy/Paste special>Value để trả về công dụng vào bảng dữ liệu.
Bước 5: kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa thành công chưa
Để cho chắc chắn chắn họ nên có làm việc kiểm tra lại dữ liệu để tránh việc sửa bị sót, thiếu.
Xem thêm: File Excel Quản Lý Bán Hàng Miễn Phí Bằng Excel, File Excel Quản Lý Bán Hàng Chuẩn Nhất
Nên tàng trữ 1 bản copy tài liệu gốc để kiêng việc làm mất đi dữ liệu trong quá trình xử lý.
Bài tiếp theo: Hướng dẫn phương pháp xử lý lỗi dữ liệu dạng Text vào Excel
Ngoài ra học Excel Online xin trình làng với các bạn “Khóa học Excel trường đoản cú cơ phiên bản tới nâng cấp dành mang đến người đi làm“. Đây là một trong khóa học rất vừa đủ kiến thức và hỗ trợ rất hay vời cho mình trong vấn đề làm quen thuộc với Excel, sử dụng những công cụ, những hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu các bước tổ chức, thống trị dữ liệu và lập report trên Excel, đăng ký bằng cách bấm vào hình ảnh phía dưới: