Top 9 Phần Mềm Lưu Trữ Hồ Sơ Bằng Excel Quản Lý Văn Bản Khoa Học, Hiệu Quả

Trong từng doanh nghiệp, lưu trữ và cai quản hồ sơ nội cỗ là công tác rất cần được kiểm soát nghiêm ngặt nhằm phòng tránh nguy cơ tiềm ẩn thất thoát, thất thoát những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay nay, nhiều doanh nghiệp đã bước đầu áp dụng phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí vào quy trình làm chủ hồ sơ nhằm số hóa tư liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp các doanh nghiệp chắt lọc được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, 1Office đang review cụ thể ưu điểm yếu kém của 10 phần mềm cai quản hồ sơ tàng trữ miễn phí thịnh hành trên thị phần hiện nay.

Bạn đang xem: Phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Mục lục

III. đứng đầu 10 phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí rất tốt cho doanh nghiệp

I. Những trở ngại trong công tác quản lý lưu trữ hồ sơ truyền thống

Trong thừa trình hoạt động của doanh nghiệp, mỗi nhiệm vụ và quá trình sẽ phát hình thành nhiều loại hồ sơ, sách vở và giấy tờ khác nhau. Hồ sơ đó là căn cứ pháp lý ghi lại mọi buổi giao lưu của doanh nghiệp, góp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và điều hành và nhận xét tiến độ, tình hình công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của doanh nghiệp ngày càng cao thì đồng nghĩa tương quan với việc số lượng hồ sơ tàng trữ ngày càng nhiều, có thể lên tới hàng trăm, hàng trăm tài liệu trong khoảng vài năm. Lúc đó, các cách thức lưu trữ và quản lý hồ sơ truyền thống lâu đời sẽ trở cần “cồng kềnh” và thể hiện rõ các nhược điểm như:

Gây khó khăn và mất thời gian trong việc đào bới tìm kiếm kiếm, truy hỏi xuất hồ sơ
Phải bỏ ra một khoản phí to cho văn phòng phẩm thời hạn với sản phẩm loạt chi phí in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…Dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây cách trở quy trình quản lý của doanh nghiệp
Giảm năng suất của nhân sự vị phải tiến hành công tác soạn thảo, lưu trữ, làm chủ và giao vận hồ sơ thủ công

II. Thiên tài của phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí

Với sự cải cách và phát triển của khoa học technology cùng xu thế số hóa tài liệu, những phần mềm làm chủ hồ sơ tư liệu miễn phí thành lập và hoạt động và trở thành công xuất sắc cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp kiến tạo văn chống số. Những kĩ năng chính của phần mềm cai quản hồ sơ công ty bao gồm:

Đối với quản ngại lý

Tiết kiệm buổi tối đa túi tiền lưu trữ, làm chủ hồ sơ cho doanh nghiệp
Giúp kiểm soát, theo dõi với phê coi ngó hồ sơ từ xa trên hệ thống
Phân quyền cai quản hồ sơ cụ thể tới từng cá nhân, chống ban
Bảo mật dữ liệu hồ sơ cho bạn tuyệt đối, tránh nguy hại bị rò rỉ, thất bay thông tin

Đối với nhân viên

Truy cập và share hồ sơ vào nội cỗ doanh nghiệp dễ dàng dàng, nhanh chóng
Cung cấp dữ liệu hồ sơ cho công tác làm việc lập báo cáo, thống kê để trình lên cấp trên

III. đứng đầu 10 phần mềm thống trị hồ sơ miễn phí tốt nhất có thể cho doanh nghiệp

1. Phần mềm thống trị hồ sơ doanh nghiệp toàn diện 1Office

Phần mềm cai quản hồ sơ 1Office là khối hệ thống lưu trữ và cai quản tài liệu hồ sơ trọn vẹn cho số đông doanh nghiệp được tích thích hợp trên căn cơ quản trị công ty lớn 1Office. Với 7 năm khiếp nghiệm đồng hành cùng rộng 5.000 doanh nghiệp “chinh chiến” bên trên cuộc đua biến đổi số, 1Office là phương án số hóa, tự động hóa tổng thể tài nguyên trong công ty và triệu tập trên một căn cơ duy nhất. 1Office cung ứng bộ khí cụ vượt trội giải quyết mọi bài toán trong quản ngại trị và tàng trữ hồ sơ, góp doanh nghiệp về tối ưu quy trình vận hành và tổ chức công việc:

Giúp tiết kiệm ⅕ thời hạn tìm kiếm với truy xuất làm hồ sơ so với phương pháp bằng tay thủ công truyền thống
Xây dựng văn phòng số hóa ko giấy tờ, bớt thiểu tối đa chi tiêu in ấn và tàng trữ hồ sơ cứng
Kho hồ sơ tài liệu được đồng bộ với các phân hệ quản ngại trị trên hệ thống, góp quy trình quản lý hồ sơ diễn ra xuyên suốt, ngay tức khắc mạch giữa các bộ phận

Nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí

Tính năng nổi bật

Khởi tạo tài liệu hồ sơ

Tải làm hồ sơ lên ứng dụng dưới các định dạng như word, excel, pdf,…Phân loại ví dụ các một số loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, làm hồ sơ được share để thuận tiện trong việc đào bới tìm kiếm kiếm
Cho phép tạo nhiều thư mục nhỏ giúp tổ chức làm chủ hồ sơ một cách khoa họcThư viện tài nguyên mẫu mã của Microsoft Share
Point

Ưu điểm	Hạn chế
Thông dụng, phổ biến, dễ dàng sử dụng Tạo không gian cộng tác và quản lý hồ sơ chung cho các bộ phận Hỗ trợ tương tác, ý kiến ngay trên trình sửa đổi hồ sơ	Khả năng bảo mật thông tin hạn chếChỉ là công cụ tàng trữ và quản lý hồ sơ 1-1 thuần, không tồn tại các tác dụng quản trị

Hình thức giữ trữ: On Cloud, tín đồ dùng cần có tài khoản Office để đăng nhập cùng sử dụng ứng dụng trên web.

10. Phần mềm quản lý lưu trữ phòng ban Hương Việt

Hương Việt là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý, theo dõi và lưu trữ xuyên thấu vòng đời của hồ nước sơ, đảm bảo tuân thủ những quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm cai quản hồ sơ công ty lớn Hương Việt chủ yếu được dùng trong số cơ quan, đơn vị hành chính.

Tính năng nổi bật

Quản lý thông tin hồ sơ thiết yếu xác, cụ thể và được phân nhiều loại theo từng ngành, nghành cụ thể
Tìm kiếm với truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, ko gian, địa điểm
Thiết lập các chế độ khai thác và thực hiện hồ sơ, tư liệu số bao gồm quản lý lượt truy vấn và thu phí

Ưu điểm	Hạn chế
Thiết kế đối kháng giản, dễ sử dụng Đáp ứng các nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơ bản	Không link được với những module ứng dụng quản trị doanh nghiệp Các tính năng quản lý hồ sơ mới dừng lại ở nấc căn bản

Hình thức giữ trữ: On premise

IV. Đánh giá chỉ 10 phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí

Để có một cái nhìn tổng quan về phần mềm làm chủ hồ sơ miễn giá thành thông dụng trên thị phần hiện nay, hãy theo dõi bảng reviews tóm tắt theo những tiêu chí đặc trưng cho từng phần mềm sau đây:

	Mức độ bảo mật	Dung lượng giữ trữ	Hỗ trợ định dạng hồ sơ	Khả năng liên kết	Chi phí
1Office	Bảo mật tuyệt vời và hoàn hảo nhất dữ liệu và quy trình làm chủ hồ sơ của DN	Mức dung lượng khổng lồ đáp ứng nhu cầu mọi bài bản DN	Mọi một số loại định dạng hồ nước sơ	Liên kết và đồng hóa hồ sơ 100% với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống	Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng
We One	Tốt	Theo quy mô DN	Định dạng làm hồ sơ văn bản	Liên kết với phân hệ quy trình, công việc	Liên hệ bốn vấn
Doceye	Tốt	Theo bài bản DN	Định dạng hồ sơ văn bản	Không liên kết	Từ 10.000.000 mang đến 30.000.000 VNĐ/ năm tùy những gói
Google Drive	Trung bình	Giới hạn 15GB/người dùng bạn dạng miễn phí	Mọi nhiều loại định dạng hồ sơ	Liên kết với những ứng dụng không giống của Google	Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung tích (từ 100 GB – 30 TB)
Rubex	Tốt	–	Mọi nhiều loại định dạng hồ nước sơ	Không liên kết	Liên hệ tư vấn
We Up ERP	Tốt	Theo bài bản DN	Định dạng hồ sơ văn bản	Liên kết với các module quản trị	1.000$/tối đa 2 người Thêm tín đồ sử dụng: 200$/người
Tech Moss	Tốt	–	Định dạng làm hồ sơ văn bản	Không liên kết	Liên hệ bốn vấn
Microsoft Share Point	Trung bình	1 TB cho toàn thể DN	Mọi nhiều loại định dạng hồ sơ	Liên kết với những ứng dụng trong khối hệ thống Office	Từ 5.00 – 20.00$ fan dùng/tháng
Efile	Tốt	–	Định dạng hồ sơ văn bản	Không liên kết	Liên hệ tứ vấn
Hương Việt	Tốt	–	Định dạng làm hồ sơ văn bản	Không liên kết	Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ

V. Tiêu chí lựa lựa chọn phần mềm thống trị hồ sơ miễn phí cân xứng với doanh nghiệp

Hiện ni trên thị trường có khá nhiều phần mềm tàng trữ hồ sơ miễn giá tiền với vừa đủ các nhân kiệt từ cơ phiên bản đến nâng cao hỗ trợ đến quy trình quản lý hồ sơ tư liệu của doanh nghiệp. Mặc dù để tuyển lựa được phần mềm phù hợp, giải quyết được trọn vẹn bài xích toán thống trị hồ sơ nói riêng và cung cấp quản trị tổng thể nói tầm thường thì công ty cần suy xét các tiêu chuẩn sau

Phần mềm tiện lợi thao tác

Muốn tối ưu quy trình cai quản hồ sơ thì phần mềm thống trị hồ sơ lưu trữ miễn mức giá phải đáp ứng nhu cầu được tiêu chí thân mật và gần gũi với người dùng. Một trong những phần mềm dễ hiểu, dễ sử dụng để giúp tiết kiệm một lượng khủng thời gian thao tác làm việc và giúp update hồ sơ một phương pháp nhanh chóng, kịp thời.

Chi phí hợp lý

Chi phí tổn triển khai, sử dụng phần mềm cần phải tương xứng với túi tiền của doanh nghiệp. Những phần mềm phần mềm lưu trữ hồ sơ tính tổn phí theo quy mô sử dụng sẽ buổi tối ưu và hợp lí hơn.

Khả năng liên kết

Quản lý hồ sơ là một trong những phần trong tranh ảnh quản trị toàn diện của doanh nghiệp. Vì chưng vậy nếu muốn tổ chức vận hành trơn tru và tối ưu khả năng vận chuyển hồ sơ để ship hàng cho đa số nghiệp vụ khác biệt thì doanh nghiệp cần lựa chọn các phần mềm quản lý hồ sơ có công dụng liên kết với các phân hệ quản ngại trị khác.

Trong nội dung bài viết trên đây, 1Office đã trình làng tới độc giả TOP 10 phần mềm thống trị hồ sơ miễn phí tốt nhất có thể 2022 kèm reviews chi tiết. Đồng thời cung ứng những tiêu chí tìm hiểu thêm để doanh nghiệp chọn lựa được phần mềm phù hợp, giúp tối ưu quá trình lưu trữ và thống trị hồ sơ tài liệu. Để được tứ vấn chi tiết hơn về phần mềm làm chủ hồ sơ 1Office, chúng ta có thể liên hệ với chúng tôi qua:

Sử dụng excel quản lý văn bản là cách thức được áp dụng khá thịnh hành bởi tính kỹ thuật và thuận tiện. Excel là giải pháp thay nắm cách quản lý truyền thống bằng sổ sách, giúp quá trình xử lý những vấn đề vạc sinh dễ dàng hơn

Hướng dẫn thực hiện excel thống trị văn phiên bản khoa học, hiệu quả.

1. áp dụng excel bao gồm thể làm chủ những loại văn bạn dạng nào?

Phương pháp quản lý văn bản bằng excel thường xuyên được áp dụng cho toàn bộ các một số loại văn bạn dạng của doanh nghiệp, cụ thể là bao gồm 3 một số loại chính:

Văn phiên bản nội bộ: bao hàm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tư liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng bên phía trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn bạn dạng đến: Do các đối tượng, tổ chức bên phía ngoài doanh nghiệp nhờ cất hộ đến.Văn phiên bản đi: vì doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel góp doanh nghiệp cai quản và khối hệ thống các quy trình, giấy tờ thủ tục về văn bản bao gồm:

Soạn thảo, chế tạo lập và ban hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.

2. Phía dẫn sử dụng excel làm chủ văn bản

Để rất có thể thực hiện làm chủ văn bạn dạng trên excel, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:

Bước 1: khẳng định và thiết kế quy trình cai quản tài liệu bằng excel

Bước đầu tiên là đề xuất xây dựng quy trình, sơ đồ cai quản tài liệu trên excel. Phụ thuộc sơ thứ này, các bạn sẽ dễ dàng khẳng định được văn bản đang ở triệu chứng nào, cách nào nhằm mục tiêu có phương hướng xử lý tiếp theo.

Xây dựng quy trình làm chủ tài liệu để sở hữu phương thức làm chủ phù hợp.

Bước 2: Phân loại và xác minh các danh mục làm chủ tài liệu

Khâu vào vai trò quan trọng đặc biệt tiếp theo là nên thống kê các loại văn phiên bản của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng các danh mục, nhóm văn bản cần đảm bảo:

Thống kê không thiếu tất cả những văn phiên bản của doanh nghiệp, không vứt sót.Các danh mục mang ý nghĩa tổng quát mà lại không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều có thể nắm được và thuận lợi tìm kiếm trong quy trình làm việc.

Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một trong những danh mục để làm chủ văn phiên bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: chưa xử lý, vẫn xử lý, đã xử lý xong, lưu giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, kinh doanh,....

Bước 3: Tạo các sổ thống trị tài liệu

Mỗi sổ thống trị công văn, bạn cần tạo bên trên một sheet khác biệt để nhân tiện quản lý. Khi có nhiệm vụ phát sinh với một số loại văn phiên bản nào thì vẫn ghi sổ cho các loại văn bản tương ứng. Tùy thuộc vào nhu cầu thống trị mà chúng ta cũng có thể tạo những chỉ tiêu với tiêu đề mang đến cột trong bảng.

Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng những sổ làm chủ văn bản:

Chức năng Data Validation: để tạo danh sách chọn: các loại văn bản, triệu chứng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, khu vực nhận, vị trí lưu trữ,... để tùy chỉnh thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh phần nhiều sai sót trong quy trình nhập bằng tay thủ công dữ liệu dẫn đến sai kết quả tra cứu, quản lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi tình trạng của văn bản. Chức năng này sẽ auto thông báo số đông công văn đang nên xử lý nhằm người thực hiện có phương hướng cách xử trí phù hợp.

Ví dụ về một vài danh mục theo dõi và quan sát văn phiên bản tại doanh nghiệp.

Bước 4: tạo ra công thức

Mỗi loại văn bản đều mang tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng nhằm thống độc nhất vô nhị giữa những phòng ban cùng để nhân tiện quản lý, tra cứu. Do vậy, bạn phải xây dựng phương pháp tính auto để thống nhất cục bộ sổ quản ngại lý:

Countif: Đếm số lượng văn bạn dạng xuất hiện tại trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng loại văn bản.Một số hàm để định dạng với ghép thành chuỗi thỏa mãn nhu cầu yêu cầu.

3. Bao gồm nên cai quản văn phiên bản bằng excel?

Sử dụng excel quản lý văn bạn dạng là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi tiết kiệm giá thành và biện pháp tạo lập đơn giản, update số liệu dễ dàng dàng. Mặc dù nhiên, hình thức này tồn tại nhiều vấn đề hạn chế:

Không cần nhân sự nào cũng đều có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi số lượng văn bạn dạng lớn.Tính bảo mật thông tin thấp, dễ dẫn đến rò rỉ thông tin.Tốn không ít thời gian khi tiến hành tạo lập sổ quản lí lý.

Phương pháp thống trị văn phiên bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng công sở điện tử Cloud
Office - thống trị văn phiên bản thuận tiện, dễ dàng

Sử dụng các giải pháp văn phòng điện tử được đánh giá là phương án tối ưu nhất cho rất nhiều doanh nghiệp. Hình thức này xung khắc phục về tối đa những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công.

Quản lý văn phiên bản đơn giản, chuyên nghiệp hóa với Cloud
Office.

Trong đó, ứng dụng văn phòng điện tử Cloud
Office do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các chuẩn chỉnh mực về quản lý văn phòng. Cloud
Office góp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giá thành và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ cải thiện năng suất lao động cho nhân sự làm việc tại doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng các hàm trong excel 2007 2010 bạn phải biết để thành (pro)

Trên đây là hướng dẫn áp dụng excel làm chủ văn bạn dạng khoa học, hiệu quả. Đây là cách thức được không ít người áp dụng tuy nhiên tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp rất có thể tham khảo các chiến thuật văn phòng năng lượng điện tử để tối ưu thời hạn và cải thiện độ chính xác, tác dụng của công tác cai quản tài liệu về thọ dài.

Quý doanh nghiệp buộc phải thêm tin tức về giải pháp công sở điện tử Cloud
Office của Thaison
Soft, vui lòng tương tác theo tin tức dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN