Bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?
Bảng theo dõi, quản lý tiến độ công việc bằng excel là nơi bạn sẽ ghi chú lại tất cả những việc phải làm trong một dự án và một khoảng thời gian nhất định. Cách làm này sẽ giúp bạn theo sát được công việc, thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra và còn có thể giúp người quản lý hiểu rõ hơn và có thể can thiệp bổ sung hợp lý.
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí
Việc theo dõi công việc bằng excel sẽ giúp:
- Người quản lý có thể phân chia được thời gian, công việc, nhân lực một cách hợp lý. Khi có những việc phát sinh ngoài ý muốn cần thêm thời gian hoặc nhân sự, bạn có thể điều chỉnh thời gian, nhân sự để có thể đảm bảo công việc đúng tiến độ.
- Người quản lý dễ dàng quản lý nắm bắt được tiến độ công việc: Những công việc chưa hoàn thành, những công việc đã hoàn thành, thời gian hoàn thành,... mọi thứ đều có thể dễ dàng kiểm soát hơn nếu có bảng excel để theo dõi công việc.
Những điều cần lưu ý những gì khi quản lý công việc bằng excel
Khi lập ra bản kế hoạch công việc, bạn cần đưa ra được các công việc cần thực hiện, nhân sự, thời gian cũng như cách thực hiện.
Thêm vào đó, bạn cần phải đưa ra những chi tiết liên quan đến công việc để tiện cho quá trình theo dõi, quan sát công việc đó. Bạn càng đưa được nhiều những yếu tố thì bạn càng dễ dàng theo dõi công việc và khi có những thay đổi có thể điều chỉnh lại dễ dàng.
Đồng thời bạn cũng nên đưa ra cả những lời đánh giá vào trong bảng. Điều này sẽ giúp cho những nhà quản lý dựa vào đó đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, xếp loại và đánh giá nhân viên.
Đây là những điều cần nhớ để quản lý công việc bằng excel đạt hiệu quả:
- Lập ra danh sách các công việc cần làm.
- Lập ra danh sách các công việc sẽ làm.
- Đặc mục tiêu cho công việc đó.
- Đưa ra thông tin chi tiết liên quan đến công việc.
- Đặt thời gian giới hạn để hoàn thành công việc giúp quản lý công việc tốt hơn.
- Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc.
- Sắp xếp công việc đúng thời điểm.
- Chỉ rõ những thành viên sẽ đảm nhận công việc.
- Đưa những đánh giá nếu cần thiết.
Những mẫu quản lý công việc bằng Excel hữu dụng nhất
1. Mẫu excel quản lý theo dòng thời gian - Timeline template
Dường như chúng ta đã quá lệ thuộc vào những công cụ và thiết bị như giấy dán để tạo ra những danh sách công việc dài thượt mà quên đi sự quan trọng của việc lên kế hoạch và làm việc theo một thời gian biểu rõ ràng.
Mẫu excel quản lý theo dòng thời gian - Timeline template sẽ giúp cung cấp cái nhìn tổng quát về những quy trình hoạt động và mốc thời gian hoàn thành nhất định cho từng công đoạn, từng công việc. Nhờ đó mà bạn có thể dễ dàng tập trung vào những thứ quan trọng nhất tại một thời điểm.
Ví dụ: Khi sử dụng mẫu excel này thì trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm cũng như đối tác và các bên liên quan đến dự án có thể nắm bắt được các giai đoạn và hạng mục quan trọng trong dự án.
Việc xây dựng quy trình làm việc theo dòng thời gian trên excel giúp nhóm có thể theo sát quá trình thực hiện một cách xuyên suốt. Các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được công việc và nhiệm vụ của mình. Từ đó tập trung vào việc hoàn thành công việc.
2. Mẫu excel theo biểu đồ Gantt - Gantt Chart template
Biểu đồ Gantt là một trong số những phương pháp thông dụng khi lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện.
Sơ đồ Gantt sẽ phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau và rất dễ xây dựng.
Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính với các mốc thời gian và công việc chi tiết cho nhóm thực hiện dự án. Nhà quản lý có thể đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án sau đó theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian quan trọng. Tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng, các hạng mục quan trọng của dự án vào biểu đồ, để các thành viên trong nhóm biết được mình cần phải làm gì, cần tập trung cho công việc gì, trong khoảng thời gian nào.
Để mang lại hiệu quả tốt nhất, trưởng nhóm dự án nên tạo một biểu đồ thời gian chung và chia sẻ đến các thành viên trong nhóm.
3. Mẫu excel theo danh sách việc cần làm - To-do list template
Một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án chính là To-do list template. To-do list nói đơn giản là một danh sách bạn và các thành viên trong nhóm cần hoàn thành, thường được sắp xếp dựa theo mức độ ưu tiên.
Nó giúp bạn và các thành viên trong team nhớ những việc mình cần làm và ưu tiên thời gian cho những công việc quan trọng. Đây là một phương pháp giúp quản lý công việc vô cùng hiệu quả.
Bảng danh sách việc cần làm sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất khi kết hợp với biểu đồ Gantt.
Trưởng nhóm cần dựa trên năng lực của nhân viên cũng như tình hình dự án để có thể phân bổ công việc một cách hợp lý.
4. Mẫu excel theo dõi vấn đề - Issue tracking template
Hầu hết các dự án đều xảy ra các vấn đề, vào lúc này nhà quản lý cần ghi chú lại nhằm rút kinh nghiệm cho sau này và tìm ra giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
Để theo dõi những vấn đề xảy ra trong dự án, nhà quản lý cần lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án. Để tránh tình trạng dự án rơi vào tình trạng gặp các lỗi tương tự, hay lặp đi lặp lại các lỗi giống nhau.
Bản Excel theo dõi vấn đề sẽ ghi lại các thông tin như: Thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý được vấn đề. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề.
5. Mẫu excel theo thẻ thời gian hàng tuần - Weekly timecard template
Weekly time card template là một file quản lý tiến độ công việc bằng excel khá hữu dụng dành cho các nhóm thực hiện dự án.
Ngoài các việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án, quản lý còn cần ghi lại từng mốc thời gian mà nhóm thực hiện từng nhiệm vụ và hạng mục trong dự án. Cách làm này giúp trưởng nhóm đánh giá được tiến độ làm việc cũng như năng lực giải quyết vấn đề của nhân sự trong nhóm.
6. Mẫu excel theo dõi dự án - Project tracking template
Quản lý công việc bằng excel thông qua Project tracking template giúp nhà quản lý theo dõi quy trình và tiến độ công việc, từ đó đánh giá và kiểm soát xem dự án của bạn có đang được triển khai đúng theo thời gian và phạm vi ngân sách được định ra từ trước hay không.
7. Mẫu excel theo dõi KPI - KPI tracking template
Một trong những nhiệm vụ chính của ban lãnh đạo dự án chính là theo dõi, đo lường và đánh giá KPI. KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất hoạt động nhằm đo lường, phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.
Điều này giúp người quản lý dự án có thể đo lường được hiệu suất của dự án, nắm bắt được nhóm của mình có đang làm tốt hay không, có đúng tiến độ hay không, có bỏ lỡ hay sai sót tại hạng mục nào hay không. Rồi đề ra phương án nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của công việc và dự án.
Những khó khăn khi quản lý công việc bằng Excel
- Người dùng phải thông tạo excel: Để có được một bảng trang tính excel quản lý tiến độ công việc khoa học và dễ sử dụng thì đòi hỏi người làm phải biết rất nhiều kỹ năng sử dụng excel và cả các thủ thuật excel nâng cao.
- Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn: Đa số người dùng Excel đều đã từng bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, vì sự cố nguồn điện hay vì máy tính bị lỗi, nhiễm virus,... Ngoài ra, nếu bạn cần một file Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi tiến độ, con số file bạn cần lưu trong máy một năm là 36. Việc lưu trữ chúng trong máy tính không phải là giải pháp lâu dài.
- Bị động, chậm trễ: Trong quá trình thực hiện công việc thì kết quả công việc liên tục cập nhập và phải qua một hoặc nhiều các trung gian mới có thể cập nhập trong bảng file quản lý tiến độ công việc tổng được.
- Chỉ định lại hoặc phân phối lại khối lượng công việc có nghĩa là bạn phải định dạng lại toàn bộ trang tính.
- Không có cập nhật thời gian thực hoặc theo dõi tiến độ; tất cả phải được cập nhật theo cách thủ công.
Tính năng quản lý công việc và quy trình của Tanca
Tanca xây dựng hệ thống quản lý công việc tập trung vào khả năng tùy chỉnh của người dùng nhằm phục vụ nhu cầu quản lý đa dạng của nhiều mô hình kinh doanh.
Bạn có thể quản lý công việc, dự án, nhóm làm việc với một hệ thống cho phép xây dựng các đầu việc, báo cáo, quy tắc… dễ dàng nhất, phù hợp với văn hóa quản trị của mỗi công ty.
Ngày nay, quản lý công việc bằng excel ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với cách quản lý công việc trên giấy. Vậy các mẫu file quản lý công việc bằng Excel miễn phí nào hiệu quả, tốt nhất hiện nay? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
2. Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel3. Một số mẫu quản lý công việc bằng Excel4. Các bước sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí5. Một số khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc bằng Excel
1. Phần mềm quản lý công việc bằng Excel là gì?
Excel được hiểu đơn giản là một bảng tính. Nó tích hợp các công thức tính toán từ đơn giản đến phức tạp. Theo đó, người dùng sẽ tiến hành nhập liệu và vận dụng các tính toán này sao cho hợp lý nhất.Như vậy, các quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ ghi chép quá trình mà bạn thực hiện công việc. Chúng được thể hiện dưới cái nhìn của thống kê. Với cách làm này, nhà quản trị có thể theo sát tiến độ công việc của người lao động một cách chính xác nhất.
2. Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel
Excel là một công cụ tuyệt vời trong việc hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:
2.1 Giám sát tiến độ công việc
Một bảng quản lý Excel cần có các thông tin như: Công việc đến thời điểm bây giờ đã thực hiện như thế nào; Thời gian thực hiện có đúng với mục tiêu đặt ra hay không… Bên cạnh đó, tất cả các thông tin này cần phải được ghi lại một cách chính xác và chi tiết. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát quá trình làm việc của các thành viên hiệu quả nhất.
2.2 Phân công công việc hợp lý
Phương pháp quản lý tiến độ công việc bằng Excel sẽ giúp bạn dễ dàng phân công công việc và đảm bảo được thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên một cách hiệu quả. Không những thế, bạn còn có thể phân bố thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể và đưa ra các phương án dự trù nhằm giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
2.3 Đánh giá tiến độ công việc
Dựa vào dữ liệu và thông tin trong quá trình làm việc trên bảng thông tin Excel, bạn sẽ có thể nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn sẽ biết được danh sách những người chưa hoàn thành công việc, đã hoàn thành hoặc đang bị vướng mắc trong quá trình làm việc. Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp tốt nhất và nắm được tiến độ công việc.
3. Một số mẫu quản lý công việc bằng Excel
Dưới đây là một số mẫu file quản lý công việc bằng excel mà mọi người có thể tham khảo:
3.1 Quản lý thời gian
Mẫu quản lý Timeline template của Excel sẽ cung cấp cho bạn có cái nhìn tổng quát về mốc thời gian thực hiện chuỗi công việc trong dự án. Qua một bảng tính Excel, không chỉ có trưởng nhóm mà các bên liên quan cũng đều có thể nắm bắt được dự án. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo, họp hành.
3.2 Biểu đồ Gantt
Việc sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích trong việc quản lý tiến độ hoàn thành công việc. Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính giúp bạn đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian một cách dễ dàng.
3.3 Todolist
To-do list template là một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án. Mẫu quản lý này sẽ cung cấp danh sách thông tin các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
3.4 Theo dõi vấn đề
Để dễ dàng theo dõi những vấn đề đang xảy ra thì việc lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Bản template này sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề, tránh mắc lại lỗi sai sau này.
3.5. Theo dõi KPI
Thông qua mẫu excel quản lý công việc qua KPI KPI, bạn sẽ dễ dàng thực hiện đo lường được hiệu suất của một dự án nhằm bảo đảm được đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong hạng mục.
4. Các bước sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí
Để vận hành một ứng dụng quản lý công việc bằng Excel hiệu quả, người dùng cần thực hiện rõ 5 bước chi tiết sau:
Bước 1: Phác thảo mẫu quản lý công việc
Bảng tính Excel được thiết kế chung. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có đặc thù quản trị riêng. Như vậy, nếu bạn muốn vận dụng tốt nhất cho đơn vị của mình, người dùng cần thiết kế sao cho phù hợp nhất.
Nhà quản trị cần lưu ý rõ ràng các thông tin cơ bản và chi tiết nhất. Có như vậy, bạn mới có thể khái quát chung nhất cho những việc cần làm.
Bước 2: Mỗi nhiệm vụ là một bảng tính riêng trong phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí
Khi đã phân chia ra khối lượng công việc khác nhau, nếu số lượng của chúng quá lớn và có dấu hiệu chồng chéo lên nhau, bạn cần lập riêng các bảng tính Excel cho từng nội dung.
Việc chia nhỏ như thế giúp giảm tải số lượng công thức được nhập vào. Bên cạnh đó, gánh năng tính toán và sai sót cũng được giảm thiểu đáng kể.
Bước 3: Lập danh sách để phân công nhiệm vụ
Thêm một danh sách những người cùng thực hiện công việc. Dựa vào khối lượng công việc và người thực hiện, nhà quản lý thực hiện phân công hiệu quả nhất. Hơn thế, việc phân chia rõ ràng như vậy cũng giúp cho chúng ta chia việc công bằng hơn.
Bước 4: Quy định thời gian hoàn thành công việc
Chúng ta cần hoạch định rõ ràng mốc thời gian cho từng công việc cụ thể. Ngày khởi đầu và ngày kết thúc công việc đều phải được thực hiện rõ ràng. Thêm đó, mỗi lần kiểm tra đều cần được ghi chú về tiến độ sao cho chi tiết nhất.
Bước 5: Đánh giá tiến độ theo định kỳ
Nhà quản trị không thể bỏ qua bước này. Bạn cần thể hiện sự sát sao với mỗi nhiệm vụ. Có như vậy, mỗi nhân viên mới có thể nghiêm túc trong việc thực hiện. Bởi họ biết được, mình đang nhận được sự giám sát ngầm.
Như vậy, trên thực tế, một phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ giúp bạn thực hiện tuần tự 5 bước này một cách đơn giản nhất. Người dùng hoàn toàn chủ động trong việc thiết kế.
5. Một số khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc bằng Excel
Tuy phần mềm Excel có thể hỗ trợ quản lý tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả nhưng phần mềm vẫn khiến nhiều người gặp khó khăn khi sử dụng.
5.1 Phức tạp, khó sử dụng
Excel chưa bao giờ là công cụ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp với những người chưa biết sử dụng thông thạo phần mềm. Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và thủ thuật cao vì thế rất ít người có thể tự tạo được một trang tính dành cho quản lý công việc. Vì vậy, hầu hết mọi người chỉ sử dụng các mẫu quản lý công việc miễn phí trên mạng.
5.2 Bị động và không có tính cộng tác
Vì tiến độ công việc luôn thay đổi theo từng phút nên bạn phải thường xuyên cập nhập vào file quản lý công việc trong Excel. Tuy nhiên, quá trình cập nhập phải qua trung gian nhiều người nên thường mất thời gian và gây chậm trễ công việc. Đặc biệt, nhiều khi bạn phải báo cáo tiến độ nhiều lần trong ngày nên quy trình thủ công của Excel hoàn toàn không thể đáp ứng.
5.3 Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
Vì Excel không có tính năng tự động lưu trữ nên bạn sẽ dễ bị mất dữ liệu nếu quên chưa lưu mà lỡ tay ấn thoát hoặc sập nguồn vì mất điện, bị nhiễm virus… Bên cạnh đó, lượng lưu trữ dữ liệu của Excel không đủ lớn nên nhiều doanh nghiệp phải lưu nhiều file Excel cho từng dự án.
5.4 Không lưu trữ được kết quả công việc
Tuy có thể quản lý công việc với các thao tác đơn giản và tiện lợi nhưng với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc một cách tổng quát. Bên cạnh đó, bạn còn không thể đi vào chi tiết từng công việc và xem kết quả thực hiện.
Xem thêm: +10 mẫu báo giá đẹp file excel 2022, mẫu báo giá excel
6. Phần mềm kế toán ACC
Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm ACC với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán ACC như:
Công nghệ lập trình tiên tiến;Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;Quản lý đa tiền tệ;Truy vấn các dữ liệu có liên quan;Tính hiện đại chính xác;Có tính chuyên nghiệp.Trên đây là Các mẫu file quản lý công việc bằng excel miễn phí, hiệu quả mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!