Bạn đang xem: Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel
Hướng dẫn sử dụng
Làm nghề nhân sự, chúng ta cần thông thuộc Excel để sáng chế ra những bảng dữ liệu giúp giải quyết các bước nhanh chóng, huyết kiệm thời hạn và đỡ nhàm chán.Yêu công việc bằng phương pháp tạo ra đến nó các sự thu hút cùng thú vị khi làm cho việc.Không nhờ vào vào phần mềm, tất cả có ứng dụng thì cũng tương đối nhiều file báo cáo hoặc quá trình khác bọn họ cần cần sử dụng đến khả năng Excel.Về hiệ tượng khi các bạn xây dựng tệp tin Excel, phải ghi nhận mục đích mình làm cho để quản lý vấn đề gì đề xuất hình dung kết cấu file cần thông tin gì để desgin cột và mẫu phù hợp, cần có tính toán file cần sử dụng trong bao lâu? các cột vẫn phát sinh là gì? Khi tùy chỉnh công thức sẽ cần đo lường và tính toán sao đến bảng tài liệu này cần sử dụng được cho tất cả kỳ, cả năm cơ mà không phải thay đổi số cột thế định.File Master bao gồm sheet Staff là Sheet nguồn trong những số ấy có toàn bộ các dữ liệu về nội dung, thông tin nhân viên cụ thể theo các cột mình đã thiết lập.Nhân sự sẽ cai quản dữ liệu dựa vào mã nhân viên. (Đối với data nhân sự, lương thưởng…)Đặt mã nhân viên tùy theo yêu cầu đặc điểm mỗi công ty, tại chỗ này nguyên tắc chạy code đến mã nhân viên là:Ký hiệu cột C +STT (Số thiết bị tự mang định ông nào cái trên thì mã nhỏ dại hơn, không quan tâm đến ngày vào của ông ấy bao gồm trước tuyệt sau người đứng sau hoặc trước)Bắt buộc cột C phải bao gồm ký tự như thế nào đó. Khi chúng ta bấm nút (Ma NV) thì tự động nó chạy theo khi gồm đủ ngôi trường dữ liệu.Cột Mã khác tôi vẫn để trống do: có thể khi tôi vào thao tác làm việc công ty tất cả mã cũ nhưng mã kia tôi không thực hiện được đề nghị để trống cột.Cột mã chấm công để tiện khi sử dụng công thức links giữa Bảng chấm công vân tay với bảng lương.Cột EF tùy nghi+ Cột họ cùng tên không dấu có nhiều cách để không phải gõ tay, biện pháp 1 sử dụng chính bản lĩnh của Unikey và giải pháp 2 tôi viết code trường đoản cú động, các bạn nhập cột 8 thì bấm nút tại mẫu 4 cột 9.+ chú ý dạng ngày tháng luôn để dạng Date U.K mang lại thuận tiện chúng ta nhé. (Trong phòng đề nghị thống nhất quyết dạng)+ cột 11: Vị trí làm việc: gồm list chọn vị cột B sheet Code. Các bạn chỉ bắt buộc thay vị trí làm viêc hoặc thêm vào những dòng cuối cùng của cột B sheet Code. Khi chúng ta thêm vào cột B sheet Code thì cột 11 sheet Staff sẽ auto chọn list.Cột 12, các bạn nhập dữ liệu địa điểm làm việc vào cột Q sheet Code.Cột 13, auto tô màu các ngày quá hạn, cho hạn với gần cho hạn. (bấm nút sơn màu những ngày không còn hạn)Tương từ như vậy những cột bao gồm list chọn các bạn nhìn Sheet Code nó nằm ở vị trí cột như thế nào thì thêm bớt thông tin ở cột đó, tôi gồm để title trùng khớp nhau thân 2 sheet.Trong file này có rất nhiều công thức các các bạn sẽ phải sử dụng như: =" ngày "&DAY(O8)&" tháng "&MONTH(O8)&" năm "&YEAR(O8)- mục tiêu nếu dùng để làm mailling sang trọng Word (HĐLĐ) thì chú ý sẽ dễ chú ý hơn.=IF(M8>0,DATEDIF(M8,TODAY(),"y"),"")Hàm Trim tách chuỗi ký tựCột 71 giữ ý: (nhập theo cấu trúc: Họ với tên-giới tính-năm sinh)Vì tôi làm dữ liệu dạng bảng nên chúng ta để trỏ loài chuột ở ô ở đầu cuối bên tay đề nghị của bảng rồi nhận nút Tab thì tự động hóa nó format cho chúng ta dòng kế tiếp.Sau khi chúng ta hoàn thiện toàn thể dữ liệu vào sheet Staff. Các bạn cần kết xuất gì thì xem các sheet nhỏ tôi vẫn tạo1/ Xuất DS nghỉ bài toán (sheet này tôi chưa chỉnh Format bắt buộc nhìn không đẹp) khi các bạn muốn chuyển ai đó sang sheet Stop, chúng ta đánh x vào cột 70 Sheet Staff cùng bấm nút Stop
Excel luôn là một trong những công cầm cố đắc lực giúp doanh nghiệp cai quản và xử lý những vấn đề tương quan đến quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Đặc biệt trong hoạt động quản lý nhân sự, dụng cụ này mang đến giải pháp theo dõi và quản lý các bước một phương pháp tối ưu.
Từ thọ việc quản lý nhân sự bởi Excel đã trở yêu cầu quá thông dụng tại các công ty, doanh nghiệp lớn từ nhỏ tuổi đến lớn. Mặc dù có những điều “bất ngờ” mà các bạn chưa từng nghe biết về hiệ tượng quản lý “tên tuổi” này. Bài viết sau đây, chúng ta cùng mày mò về Phần mềm cai quản nhân sự miễn phí bằng Excel.
Phần mềm cai quản nhân sự miễn phí bởi excel
Nội dung bài bác viết:
2. Ưu với nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự Excel
1. Làm chủ nhân sự bằng Excel là gì?
Quản lý nhân sự bởi Excel là gì? Đó là việc làm chủ tất tần tật thông tin, làm hồ sơ nhân sự gồm những: mã nhân viên, họ cùng tên, bộ phận, vị trí công việc, mô hình nhân sự…. Trong doanh nghiệp trên phần mềm Excel (phần mềm miễn chi phí của Microsoft Office).
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel được ứng dụng phổ biến ở hầu như các công ty với mục đích tổng hợp, theo dõi và quan sát và quản lý nhân viên.
2. Ưu với nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự Excel
2.1. Ưu điểm
Là một phần mềm của Microsoft Office đề nghị Excel có thể chấp nhận được bạn dùng hoàn toàn miễn phí mà không cần phải trả bất kể một khoản túi tiền nào.File Excel giúp lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, bỏ ra tiết, đúng chuẩn hơn không ít so với phương pháp truyền thống trên giấy tờ tờ. Hơn nữa, trên đây còn có không ít biểu chủng loại về nhân sự cho chính mình lựa chọn.Thông qua các file làm chủ trên Excel, nhân viên có thể theo dõi, đối chiếu, so sánh kết quả, thông tin, dữ liệu báo cáo…..Excel cũng là 1 phần mềm văn phòng phổ cập nên sử dụng không thực sự phức tạp tuy nhiên vẫn rất cần được học không thiếu các kĩ năng sử dụng Excel cơ bạn dạng để sử dụng thành thạo.Ngoài điểm mạnh tiết kiệm chi phí, làm chủ nhân sự bằng Excel giúp đỡ bạn tiết kiệm thời gian, công sức của con người nhiều rộng so với cách thức bằng tay truyền thống.2.2. Nhược điểm
Tuy rằng quản lý nhân sự bởi Excel có hết sức nhiều điểm mạnh nổi nhảy nhưng ko thể lắc đầu rằng: Khoa học technology ngày càng trở nên tân tiến đã chế tạo ra ra rất nhiều phát hiện mới, yêu cầu của con tín đồ ngày tăng cao theo dịch chuyển của làng hội. Bởi vì thế mà biểu mẫu mã Excel ngày càng biểu thị rõ điểm yếu kém của mình.
Dữ liệu phân tán, khó rà soát tổng thểChắc các doanh nghiệp đã biết tài liệu trên Excel được phân đống ý nhiều file khác nhau chứ không tập trung vào trong 1 file độc nhất vô nhị định. Việc này gây phiền phức cho bài toán tổng hợp tài liệu để làm report toàn diện và tác động đến việc đưa ra quyết định gấp rút của ban lãnh đạo.
Không bảo mật, tàng ẩn mối nguy hạiRõ ràng Excel không thực sự bảo mật, nó không có mục như thế nào được phân quyền dành riêng riêng cho người quản lý. Mặc dù chúng ta có thể đặt mật khẩu truy vấn nhưng vẫn không chắc hẳn rằng bảo mật dữ liệu 100%. Vào trường hợp đang đặt mật khẩu, ví như quên sẽ tương đối khó mang lại.
Thử tưởng tượng xem, nếu thông tin cá nhân, nấc lương thưởng, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH… của nhân viên cấp dưới bị thất thoát ra bên ngoài thì sẽ như thế nào? Hậu quả khó khăn mà lường hết được.
Khả năng tích đúng theo kémVì là phần mềm lâu lăm nên Excel cần thiết tích hợp những công cụ cung ứng khác: phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI, phần mềm làm chủ tài sản, phần mềm thống trị hệ thống….. Trong khi ứng dụng – ứng dụng cai quản nhân sự hiện đại trọn vẹn làm được điều này.
Ngay cả với những quy định phổ biến hơn hoàn toàn như đồng hồ, kế hoạch biểu, email thì Excel cũng không thể kết nối được.
Dễ tạo ra sai sót bởi làm việc của con ngườiĐối với bài toán quản lý nhân sự trên Excel, con fan là yếu tố đặc biệt nhất quyết định tất cả từ vấn đề nhập liệu tới tìm kiếm kiếm, sao chép, chỉnh sửa, kiểm tra soát….Mọi thứ những được tiến hành bằng phương pháp thủ công.
Và bởi vì con fan làm thủ công nên rất rất dễ gây nên ra không đúng sót. Chưa kể nếu nhiều người dân cùng thao tác, thuộc truy cập, cùng chỉnh sửa trên một tệp tin Execl thì sẽ cố kỉnh nào? Sự gắng là việc khó né khỏi.
Không thể mở rộng khi tăng quy môDoanh nghiệp bắt buộc ngày càng phệ mạnh, con số nhân viên càng ngày lớn, luồng dữ liệu khổng lồ….. Mang lại nên làm chủ nhân sự bởi biểu chủng loại Excel truyền thống lâu đời gần như thể rất khó.
3. Một file cai quản hồ sơ nhân sự bằng Excel có những gì?
Ngoài những tin tức cơ bản trong list nhân sự thì trong file làm chủ Excel yêu cầu chứa vừa đủ thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng phụ cung cấp và các loại giấy tờ theo biện pháp của pháp luật.
Cụ thể, sẽ bao gồm những thông tin sau:
– Mã nhân viên: mỗi nhân viên sẽ có được riêng cho doanh nghiệp một mã số thắt chặt và cố định và không xẩy ra trùng với người khác. Sau khi nhân viên kia nghỉ việc, mã số đó yêu cầu được duy trì nguyên, tránh việc gán cho những người khác.
– Họ và tên: Nguyễn Văn A, Hoàng Thị B, Đỗ Khánh C…..)
– bộ phận, chống ban: chống Marketing, phòng Hành chính, phòng Kế toán…..)
– mô hình nhân sự: BOD, Leader, cai quản lý, nhân viên…
– địa điểm công việc: Là địa điểm mà nhân viên đang đảm nhận, ví dụ: nhân viên sales cấp độ 1, nhân viên sales level 2
– loại hình làm việc: Full time, parttime, hiệp tác viên, thời vụ…
– các đại lý làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, trụ sở 2…
– các loại giấy tờ quan trọng khác: bản sao công hội chứng CMTND hoặc thẻ CCCD, phiên bản sao giấy khai sinh tất cả công chứng, phiên bản sao công bệnh sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công triệu chứng bằng tốt nghiệp……
Ngoài ra, yêu cầu kết hợp làm hồ sơ nhân sự với một trong những biểu chủng loại nhân sự Excel khác như:
– file Excel cai quản danh sách nhân sự tổng quan
– file Excel làm chủ hợp đồng
– file Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới
– tệp tin Excel quan sát và theo dõi nhân sự ngủ việc
– file Excel theo dõi biến động tiền lương của nhân sự
4. Những loại biểu chủng loại file quản lý nhân sự bởi Excel
Để làm chủ tổng thể tin tức về nhân sự trong doanh nghiệp thì việc chỉ áp dụng file excel cai quản nhân sự với những thông tin cơ bản như trên thì không đủ và yên cầu doanh nghiệp cần thực hiện nhiều phương thức khác nhằm quản lý. Vày vậy, để quản lý nhân sự hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần phối hợp file thống trị nhân sự với các biểu mẫu mã file sau đây:
Quản lý nhân sự hiện có: Đây là file lưu trữ thông tin tổng quan tiền về toàn bộ các nhân sự hiện tại đang làm việc tại công ty.Quản lý hòa hợp đồng: doanh nghiệp lớn sẽ sử dụng file này để nhằm mục đích quản lý các đúng theo đồng thử việc, phù hợp đồng lao động, hòa hợp đồng CTV của nhân sự.Theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình làm việc, khi phát sinh nhân sự mới thì doanh nghiệp cũng cần một tệp tin excel nhằm theo dõi nhóm đối tượng người tiêu dùng này.Theo dõi nhân sự nghỉ việc: cùng với vấn đề theo dõi nhân sự new thì khi nhân sự ngủ việc, doanh nghiệp cũng cần được phải cân nhắc các vấn đề những yếu tố sẽ bị hủy vứt khi hoàn thành hợp đồng để làm thủ tục kết thúc hợp đồng.Theo dõi biến động tiền lương: việc tăng giảm, biến đổi cơ chế lương, tăng level, gửi vị trí cũng là vấn đề đặc biệt quan trọng mà công ty lớn cần nhiệt tình khi làm chủ nhân sự.5. Cách làm chủ nhân sự bởi Excel hiệu quả
Để đảm bảo việc thực thi sử dụng file Excel để thống trị nhân sự một giải pháp hiệu quả, những doanh nghiệp cần tiến hành các bí quyết sau đây:
Đánh giá bán thường xuyên: Để cai quản và theo dõi nhân sự một phương pháp hiệu quả, doanh nghiệp đề nghị thực hiện hoạt động đánh giá bán việc áp dụng công cố kỉnh excel theo thời quầy hàng tháng để kịp thời thâu tóm thông tin và điều chỉnh nếu có sự không nên lệch.Lưu trữ những thông tin ở đầu cuối của nhân viên: File cai quản thông tin đề xuất là file hoàn thiện cuối cùng mà nhân sự cung ứng theo cơ chế của doanh nghiệpĐảm bảo tính an toàn thông tin: thông tin của nhân sự rất cần phải bảo mật một cách tuyệt vời và hoàn hảo nhất và giảm bớt số bạn tham gia vào sử dụng.Lịch trình giữ trữ: công ty cần khẳng định thời gian tàng trữ cho từng các loại thông tin, giảm bớt để thông tin lưu trữ trong cùng một ngày.
Như vậy gồm thấy được rằng, vấn đề quản lý nhân sự bằng Excel vừa có mặt lợi vừa xuất hiện hại. Doanh nghiệp lớn cần nhìn nhận và đánh giá một cách đúng đắn từ đó bằng phẳng với sử dụng sao cho hợp lý để đạt được công dụng cao.
Xem thêm: Cách tính tổng các sheet trong excel nhanh và hiệu quả, tính tổng một ô trong nhiều sheet
Trên đây là những thông tin cơ bản về Phần mềm làm chủ nhân sự miễn phí bởi Excel, hy vọng những kiến thức trong nội dung bài viết sẽ có ích đối với các bạn đọc. Nếu bạn muốn tìm phát âm về những phần mềm cai quản nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả thì có thể tham khảo thêm thông tin tại ACC. Doanh nghiệp Luật ACC – Đồng hành pháp luật cùng bạn.