Trong mỗi doanh nghiệp, lưu trữ và quản lý hồ sơ nội bộ là công tác cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm phòng tránh nguy cơ thất thoát, rò rỉ những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí vào quy trình quản lý hồ sơ nhằm số hóa tài liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, 1Office sẽ review chi tiết ưu nhược điểm của 10 phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phổ biến trên thị trường hiện nay.
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng excel
Mục lục
III. TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệpI. Những khó khăn trong công tác quản lý lưu trữ hồ sơ truyền thống
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ và quy trình sẽ phát sinh ra nhiều loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý ghi lại mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và đánh giá tiến độ, tình hình công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của doanh nghiệp ngày càng cao thì đồng nghĩa với việc số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn tài liệu trong vòng vài năm. Khi đó, các phương pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ truyền thống sẽ trở nên “cồng kềnh” và bộc lộ rõ nhiều nhược điểm như:
Gây khó khăn và mất thời gian trong việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơPhải bỏ ra một khoản phí lớn cho văn phòng phẩm định kỳ với hàng loạt chi phí in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…Dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp
Giảm năng suất của nhân sự do phải thực hiện công tác soạn thảo, lưu trữ, quản lý và luân chuyển hồ sơ thủ công
II. Tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí
Với sự phát triển của khoa học công nghệ cùng xu hướng số hóa tài liệu, các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí ra đời và trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng văn phòng số. Những tính năng chính của phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp bao gồm:
Đối với quản lý
Tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ, quản lý hồ sơ cho doanh nghiệpGiúp kiểm soát, theo dõi và phê duyệt hồ sơ từ xa trên hệ thống
Phân quyền quản lý hồ sơ chi tiết tới từng cá nhân, phòng ban
Bảo mật dữ liệu hồ sơ cho doanh nghiệp tuyệt đối, tránh nguy cơ bị rò rỉ, thất thoát thông tin
Đối với nhân viên
Truy cập và chia sẻ hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóngCung cấp dữ liệu hồ sơ cho công tác lập báo cáo, thống kê để trình lên cấp trên
III. TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
1. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp toàn diện 1Office
Phần mềm quản lý hồ sơ 1Office là hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ toàn diện cho mọi doanh nghiệp được tích hợp trên nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office. Với 7 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 5.000 doanh nghiệp “chinh chiến” trên cuộc đua chuyển đổi số, 1Office là giải pháp số hóa, tự động hóa toàn bộ tài nguyên trong doanh nghiệp và tập trung trên một nền tảng duy nhất. 1Office cung cấp bộ công cụ vượt trội giải quyết mọi bài toán trong quản trị và lưu trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành và tổ chức công việc:
Giúp tiết kiệm ⅕ thời gian tìm kiếm và truy xuất hồ sơ so với phương pháp thủ công truyền thốngXây dựng văn phòng số hóa không giấy tờ, giảm thiểu tối đa chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ cứng
Kho hồ sơ tài liệu được đồng bộ với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống, giúp quy trình quản lý hồ sơ diễn ra xuyên suốt, liền mạch giữa các bộ phận
Nhận tư vấn miễn phí
Tính năng nổi bật
Khởi tạo dữ liệu hồ sơ
Tải hồ sơ lên phần mềm dưới nhiều định dạng như word, excel, pdf,…Phân loại rõ ràng các loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, hồ sơ được chia sẻ để thuận tiện trong việc tìm kiếmCho phép tạo nhiều thư mục con giúp tổ chức quản lý hồ sơ một cách khoa học
Point
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thông dụng, phổ biến, dễ sử dụng Tạo không gian cộng tác và quản lý hồ sơ chung cho các bộ phận Hỗ trợ tương tác, phản hồi ngay trên trình chỉnh sửa hồ sơ | Khả năng bảo mật hạn chếChỉ là công cụ lưu trữ và quản lý hồ sơ đơn thuần, không có các tính năng quản trị |
Hình thức lưu trữ: On Cloud, người dùng cần có tài khoản Office để đăng nhập và sử dụng phần mềm trên web.
10. Phần mềm quản lý lưu trữ cơ quan Hương Việt
Hương Việt là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý, theo dõi và lưu trữ xuyên suốt vòng đời của hồ sơ, đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật về lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp Hương Việt chủ yếu được dùng trong các cơ quan, đơn vị hành chính.
Tính năng nổi bật
Quản lý thông tin hồ sơ chính xác, rõ ràng và được phân loại theo từng ngành, lĩnh vực cụ thểTìm kiếm và truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểm
Thiết lập các chính sách khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu số bao gồm quản lý lượt truy cập và thu phí
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thiết kế đơn giản, dễ sử dụngĐáp ứng các nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơ bản | Không liên kết được với các module phần mềm quản trị doanh nghiệp Các tính năng quản lý hồ sơ mới dừng lại ở mức căn bản |
Hình thức lưu trữ: On premise
IV. Đánh giá 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí
Để có một cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí thông dụng trên thị trường hiện nay, hãy theo dõi bảng đánh giá tóm tắt theo các tiêu chí quan trọng cho từng phần mềm sau đây:
| Mức độ bảo mật | Dung lượng lưu trữ | Hỗ trợ định dạng hồ sơ | Khả năng liên kết | Chi phí | |
| 1Office | Bảo mật tuyệt đối dữ liệu và quy trình quản lý hồ sơ của DN | Mức dung lượng khổng lồ đáp ứng mọi quy mô DN | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết và đồng bộ hồ sơ 100% với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống | Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy vào quy mô DN và nhu cầu sử dụng |
| We One | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Liên kết với phân hệ quy trình, công việc | Liên hệ tư vấn |
| Doceye | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 10.000.000 đến 30.000.000 VNĐ/ năm tùy các gói |
| Google Drive | Trung bình | Giới hạn 15GB/người dùng bản miễn phí | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết với các ứng dụng khác của Google | Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung lượng (từ 100 GB – 30 TB) |
| Rubex | Tốt | – | Mọi loại định dạng hồ sơ | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| We Up ERP | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Liên kết với các module quản trị | 1.000$/tối đa 2 người Thêm người sử dụng: 200$/người |
| Tech Moss | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| Microsoft Share Point | Trung bình | 1 TB cho toàn bộ DN | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết với các ứng dụng trong hệ thống Office | Từ 5.00 – 20.00$ người dùng/tháng |
| Efile | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| Hương Việt | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ |
V. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí phù hợp với doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao hỗ trợ cho quy trình quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để lựa chọn được phần mềm phù hợp, giải quyết được trọn vẹn bài toán quản lý hồ sơ nói riêng và hỗ trợ quản trị tổng thể nói chung thì doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sauPhần mềm dễ dàng thao tác
Muốn tối ưu quy trình quản lý hồ sơ thì phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phải đáp ứng được tiêu chí thân thiện với người dùng. Một phần mềm dễ hiểu, dễ sử dụng sẽ giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian thao tác và giúp cập nhật hồ sơ một cách nhanh chóng, kịp thời.
Chi phí hợp lý
Chi phí triển khai, sử dụng phần mềm cần phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Những phần mềm phần mềm lưu trữ hồ sơ tính phí theo quy mô sử dụng sẽ tối ưu và hợp lý hơn.
Khả năng liên kết
Quản lý hồ sơ là một phần trong bức tranh quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Bởi vậy nếu như muốn tổ chức vận hành trơn tru và tối ưu khả năng luân chuyển hồ sơ để phục vụ cho những nghiệp vụ khác nhau thì doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm quản lý hồ sơ có khả năng liên kết với các phân hệ quản trị khác.
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 kèm review chi tiết. Đồng thời cung cấp những tiêu chí tham khảo để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, giúp tối ưu quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý hồ sơ 1Office, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí là công cụ hiện đang ứng dụng rộng rãi và giữ vai trò quan trọng tại các doanh nghiệp. Phần mềm này có khả năng hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, hồ sơ hay công văn một cách dễ dàng. Cùng emcanbaove.edu.vn tìm hiểu chi tiết về 13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu qua bài viết dưới đây nhé!
f
Work – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
Work giúp tăng 300% hiệu suất nhân sự
MỤC LỤC NỘI DUNG13. Ứng dụng quản lý tài liệu Xait
Porter
1. Phần mềm quản lý hồ sơ Doc
Eye
Đây là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí đáp ứng đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Việc áp dụng phần mềm này vào quy trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
Tính năng nổi bật
Giúp bạn thu nhận, phân loại và chỉnh sửa thông tin tài liệu.Không giới hạn tài liệu có thể quản lý và chia sẻ.Độ bảo mật dữ liệu cao.
Eye
2. Phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.com
Vì sở hữu đầy đủ các chức năng quản lý công văn nên phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.vn giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều nhân lực và thời gian trong quy trình quản lý văn bản. Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu này còn giúp bạn có thể kịp thời trao đổi, tiếp nhận thông tin chỉ đạo từ cấp trên một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật
Giúp thu nhập và phân loại các thông tin tài liệu.Dữ liệu được bảo mật an toàn.Có khả năng tìm kiếm và thống kê thông tin nhanh chóng.
3. Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí Cloud
Office
Cloud
Office là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết lập một cách khoa học và đầy đủ các chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản… Đồng thời, phần mềm này còn hỗ trợ tính năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa qua mạng Internet.
Office
Tính năng nổi bật
Giúp tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành và tiến độ xử lý công việc.Hỗ trợ công việc thống kê báo cáo, in sổ công văn.Phần mềm cho phép bạn phân loại văn bản, dữ liệu theo các chủ đề khác nhau.Nhà lãnh đạo có thể tiến hành phê duyệt xử lý văn bản ngay trên phần mềm.Cho phép nhà quản lý gửi văn bản tới các đơn vị cấp dưới và ngược lại.Hỗ trợ việc điều hành công việc từ xa qua Internet dễ dàng.4. Phần mềm quản lý tài liệu GXD
Phần mềm quản lý tài liệu GXD còn có tên gọi là phần mềm hỗ trợ bạn quản lý máy tính cá nhân một cách khoa học và chuyên nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn có thể chạy trên file Excel để giúp bạn sắp xếp các dữ liệu rõ ràng và khoa học. Nhờ đó, bạn sẽ tìm kiếm các file tài liệu dễ dàng hơn.
Tính năng nổi bật
Quản lý các file tài liệu cá nhân, tài liệu dự án và hồ sơ công trìnhCung cấp hệ văn bản mới nhất về đầu tư xây dựng.Cung cấp hệ thống quy trình và tham chiếu các quy định của pháp luật.
5. Quản lý hồ sơ tài liệu codedao.com
Việc sử dụng phương pháp lưu trữ tài liệu dưới dạng giấy trở nên khó khăn khi số lượng văn thư tăng lên quá cao. Để có thể giải quyết những vấn đề này, bạn nên sử dụng phần mềm codedao.com. Phần mềm này được đánh giá là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ và tra cứu văn thư một cách dễ dàng và chính xác nhất.
Tính năng nổi bật
Hỗ trợ bạn tra cứu tất cả các văn bản, công văn từ xưa đến nay một cách nhanh chóng.Có khả năng tra cứu văn bản, công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau.Giúp lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm đã được mã hóa.Cho phép bạn sao lưu và phục hồi dữ liệu.6. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu Faceworks
Faceworks là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí có khả năng hỗ trợ bạn sắp xếp file một cách hợp lý để có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng thống kê, phân loại các tài liệu và văn bản.
Tính năng nổi bật
Giúp lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật.Có khả năng tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng.Lưu trữ tài liệu đầy đủ và khoa học.Hỗ trợ bạn sắp xếp văn bản theo từng loại và từng thời điểm.Cho phép đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm.Hỗ trợ cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm.7. Quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí DMS Lạc Việt
Đây là phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ lưu dữ liệu được thiết kế cho các cơ quan doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng. Phần mềm này là một công cụ hỗ trợ cho quy trình thu thập, bảo quản, khai thác, báo cáo thống kê… trong các doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật
Sở hữu tính năng xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin excel.Quản lý hồ sơ lưu trữ theo nhiều kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm…Có khả năng thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.Nhân viên có thể đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện thông qua hệ thống phần mềm.8. Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí C-Office
C-Office là phần mềm quản lý hồ sơ điện tử cung cấp hơn 20 tính năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống giao diện website. Điểm nổi bật của phần mềm này là có khả năng số hóa các công tác quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả cao.
Tính năng nổi bật
Có khả năng theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ của tổ chức…Hỗ trợ bạn quản lý kho thư viện dữ liệu chung của tổ chức như quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu…Hỗ trợ bạn gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong tổ chức thông qua hệ thống phần mềm.Có chức năng nhắc việc, thông báo hay cảnh báo qua Email.9. Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử EFY
EFY là phần mềm có khả năng hỗ trợ công tác điều hành và xử lý tất cả văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc trong các cơ quan tổ chức. Đặc biệt, phần mềm EFY còn có thể số hóa công tác quản lý văn bản, quy trình thu thập và lưu trữ thông tin với hiệu suất cao.
Tính năng nổi bật
Giao diện đơn giản, chương trình thân thiện, dễ sử dụng.Giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tăng tính chuyên nghiệp.Có khả năng thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu.Không giới hạn số lượng văn bản được lưu trữ.10. Công cụ quản lý lưu trữ hồ sơ IBOM
IBOM là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí hỗ trợ lưu trữ và quản lý văn bản của các cơ quan doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp. Đồng thời, phần mềm này còn giúp bạn dễ dàng truy cập, tra cứu thông tin các văn bản đến, văn bản đi, văn bản ban phát…
Tính năng nổi bật
Có khả năng luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.Cho phép bạn tìm kiếm văn bản theo từ khóa, cơ quan ban hành, ngày ban hành…Cho phép bạn tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên file pdf 1 lớp.Hỗ trợ nhân viên tiếp nhận văn bản chỉ đạo, thông báo nhanh chóng.11. Phần mềm quản lý file tài liệu Templafy
Phần mềm Templafy là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý, lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện nay. Đặc biệt, phần mềm này được nhiều doanh nghiệp đã sử dụng đánh giá là một giải pháp Marketing vô cùng hiệu quả.
Tính năng nổi bật
Cho phép bạn dùng thử miễn phí.Thiết kế giao diện thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.Phiên bản ứng dụng di động giúp nhà quản lý có thể truy cập vào hệ thống ở bất cứ đâu.12. Phần mềm quản lý hồ sơ Access
Hầu hết các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều gặp phải khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ. Với phần mềm quản lý hồ sơ Access, doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết các vấn đề này một cách dễ dàng. Access sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và phân loại các file tài liệu hiệu quả hơn.
Tính năng nổi bật
Đảm bảo tính bảo mật cao.Hỗ trợ bạn tra cứu, tìm kiếm, quản lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.Có khả năng quản lý và bảo mật hiệu quả các văn bản quan trọng.13. Ứng dụng quản lý tài liệu Xait
Porter
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đám mây để lưu trữ tài liệu thì không nên bỏ qua Xait
Porter. Xait
Porter là ứng dụng cung cấp nhiều tính năng linh hoạt giúp bạn lưu trữ các hồ sơ, dữ liệu trên nhiều định dạng khác nhau.
Xem thêm: Phần mềm kiểm tra ngữ pháp tiếng anh miễn phí tốt nhất 2022, ai grammar checker for english 4+
Porter
Tính năng nổi bật
Bạn có thể sử dụng thử miễn phí phiên bản Demo của phần mềm.Điện toán đám mây được tối ưu hóa cao.Hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý mẫu biểu.Bài viết trên là những thông tin hữu ích về 13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí.