update mới nhất ngày thứ nhất tháng 07 năm 2022: cùng với mỗi dự án bạn đề xuất lên kế hoạch rõ ràng để quan sát và theo dõi tiến độ. Với những việc đã làm đã làm hay không làm thì chúng ta có thể quan gần kề một biện pháp trực quan lại và update nhanh chóng, và nó sẽ dễ dàng hơn khi bạn sử dụng excel để thống trị công việc.
Quản lý công việc trên Excel là gì?
Đây là bí quyết giúp bạn lưu lại những quá trình thực hiện công việc dưới dạng bảng tính cùng số liệu. Đồn thời kiểm soát được vượt trình các bước của mình xong được bao nhiêu. Tự đó reviews và tiến hành đốc thúc tránh quá trình chậm trễ.
Bạn đang xem: Quản lý lịch làm việc bằng excel
Lý do đề xuất quản lý các bước bằng Excel
Giám sát quy trình tiến độ mang lại kết quả công việc.Phân công vừa lòng lý công việc của bạn.Đáng giá bán được công việc qua đầy đủ tiến độ.Video hướng dẫn
Tạo giao diện cơ bản
Đầu tiên, các bạn nhập các tin tức về công việc như “STT”, “Tên Công Việc”, “Tiến Độ”, “Ghi Chú”. Sau thời điểm đã nhập xong, các bạn bôi đen các tiêu đề vừa nhập, nháy chuột phải và chọn Format Cells.
Bây giờ thì hộp thoại mới sẽ hiện lên, các bạn chọn Fill Fill Effects, khi đó hộp thoại Fill Effects sẽ xuất hiện. Tại phía trên ở phần màu sắc 1 mình sẽ chọn một màu nhạt và màu sắc 2 mình sẽ chọn màu đậm hơn. Ở dưới phần Variants bạn chọn một ô màu phù hợp và chọn OK.
Các bạn tiếp tục bôi black các tiêu đề để đánh đậm, căn giữa và chỉnh màu chữ làm thế nào để cho phù hợp.
Tiếp theo, các bạn bôi đen vùng dữ liệu để nhập thông tin công việc. Ở đây thì mình sẽ bôi black từ ô B5 đến E20, sau đó nháy chuột phải và chọn Format Cells.
Hộp thoại Format Cells hiện lên, các bạn chọn Border. Ở phần màu sắc các bạn có thể chọn màu tương tự như màu của thanh tiêu đề đã làm phía trên. Tại phần Style sẽ lựa chọn đường biên, các bạn yêu cầu chọn 3 loại khác nhau và dùng 1 loại để căn viền ngoài, 1 loại để căn dọc và loại còn lại để căn ngang. Sau khoản thời gian lựa chọn chấm dứt các bạn chọn OK.
Tiếp theo, các bạn vào thẻ View, bỏ chọn Gridlines. Lúc đó thì các ô bên ngoài vùng dữ liệu công việc sẽ biến mất.
Tại phần “Tiến Độ”, để làm danh sách trỏ xuống các bạn bôi đen toàn bộ phần này, sau đó vào thẻ Data, chọn Data Validation.
Hộp thoại mới hiện lên, tại phần Allow các bạn chọn List, trong phần Source sẽ nhập 3 trạng thái của công việc là “Hoàn Thành”, “Đang Thực Hiện” và “Quá Hạn”. Sau khoản thời gian hoàn tất chọn OK.
Tiếp theo, các bạn bôi black vùng dữ liệu, vào thẻ Home, chọn Conditional Formatting New Rule để tiến hành đánh màu mang lại vùng dữ liệu.
Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, các bạn chọn Use a formula lớn determine which cells to lớn format. Tại ô input mặt dưới các bạn nhập “=MOD(ROW(),2)=0”. Dòng này có nghĩa là cứ cách 1 dòng là sẽ áp dụng định dạng vì mình chuẩn bị thực hiện. Sau khi hoàn thành nhấn Format.
Tại hộp thoại mới hiện lên, các bạn chọn Fill, sau đó ở phần Background màu sắc các bạn chọn màu tùy thích, ở phía trên mình sẽ chọn màu xám. Sau khoản thời gian thực hiện ngừng ấn OK.
Lúc này thì giao diện của chúng ta đã cơ bản được hoàn thành, các bạn có thể nhập một số công việc vào bảng. Mặc dù nhiên, để dễ phân biệt giữa những công việc có tiến độ khác nhau thì ta sẽ tiến hành chọn màu mang đến từng tiến độ công việc tương ứng. Thông thường thì với những công việc đã hoàn thành sẽ có màu xanh, sẽ thực hiện sẽ có màu vàng và quá hạn sẽ có màu đỏ. Đầu tiên các bạn bôi black vùng dữ liệu, ở thẻ Home, các bạn chọn Conditional Formatting New Rule.
Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, các bạn chọn Use a formula to determine which cells to lớn format. Tại ô input mặt dưới các bạn nhập dấu “=”, sau đó chọn ô D6, tức là ô đầu tiên của cột “Tiến Độ”. Sau đó ấn nút F4 2 lần, lúc đó dấu “$” nằm trước chữ D thì các cột khác như B6, C6, E6 cũng sẽ được định dạng như cột D. Tiếp theo các bạn nhập “=“Hoàn Thành”” rồi ấn Format.
Tại hộp thoại mới hiện lên, các bạn chọn Font, sau đó ở phần màu sắc các bạn chọn màu tùy thích, ở phía trên vì công việc đã được hoàn thành mình sẽ chọn màu xanh. Sau khi thực hiện dứt ấn OK.
Lúc này thì với những công việc đã được hoàn thành thì cả dòng đó sẽ có màu xanh. Các bạn áp dụng tương tự làm với trường hợp công việc đã thực hiện và đã quá hạn. Giữ ý ở hộp thoại New Formatting Rule các bạn cũng chọn ô D6 và ở ô input ghi tiến độ công việc mang đến phù hợp. Sau khoản thời gian hoàn thành ta sẽ được kết quả như bên dưới.
Thêm chức năng thống kê
Các bạn vào thẻ Insert, chọn Shape rồi chọn một hình bất kỳ. Sau đó giữ chuột trái và kéo để điều chỉnh kích cỡ ưng ý.
Tiếp theo các bạn nhấn chuột phải vào hình vừa tạo, chọn Edit Text. Sau đó có thể ghi thông tin vào đó, ở phía trên mình sẽ ghi là “Quản Lý Công Việc – Dịch Vụ Đánh Văn Bản”.
Sau lúc ghi xong, các bạn bôi black nội dung vừa nhập vào, vào thẻ Home, căn giữa và chỉnh sửa cỡ chữ mang lại phù hợp sau đó kéo lên ở trên vùng dữ liệu.
Để khối này không bị nắm đổi chiều dài khi chúng ta kéo dài các cột ra, chúng ta sẽ làm theo cách sau. Đầu tiên, các bạn nhấn chuột phải vào khối, chọn Format Shape.
Khi đó ở phần Format Shape hiện ra từ bên phải, các bạn chọn kích cỡ & Properties Properties Don’t move or form size with cells.
Tiếp đến chúng ta sẽ tính phần trăm lượng công việc đã hoàn thành. Tại ô E2 mình sẽ nhập “% Hoàn Thành”. Tại ô E3 mình nhập “=COUNTIFS(D:D, “Hoàn Thành”)/(COUNTA(D:D)-1)”. Ở phía trên COUNTIFS(D:D,“Hoàn Thành”) sẽ trả về số công việc đã được hoàn thành theo cột D (Tiến Độ), COUNTA(D:D)-1 sẽ trả về tổng số lượng công việc đã được nhập. Các bạn lưu giữ ý -1 là bởi vì tính từ đầu cột D đến công việc 1 ta có một ô ghi “Tiến Độ” đề xuất phải trừ đi một.
Lúc này tại ô D3 đang có giá trị là “0.333”. Để biểu diễn về dạng phần trăm các bạn bôi đen ô D3, chọn thẻ Home, sau đó chọn Percent Style.
Tiếp theo chúng ta sẽ tạo một đồ thị từ phần trăm công việc đã hoàn thành vừa tính toán ở trên. Các bạn bôi đen ô D3, chọn thẻ Insert Insert Column or Bar Chart Clustered Bar.
Để thêm trường đến đồ thị, các bạn nhấp chuột phải vào đồ thị vừa tạo rồi chọn Select Data.
Hộp thoại Select Data Source hiện lên, các bạn ấn vào nút Add.
Sau đó hộp thoại Edit Series sẽ hiện lên, ở phần Series values các bạn nhập vào số 1, nghĩa là 100%. Sau đó nhấn OK.
Khi đó giá trị màu cam trên sẽ có giá trị 100%, còn giá trị màu xanh mặt dưới chính là phần trăm công việc đã hoàn thành của chúng ta. Tuy nhiên thì ta vẫn cần chỉnh sửa thêm đồ thị này. Các bạn nhấp chuột phải vào thanh tỉ lệ phần trăm bên dưới đồ thị, sau đó chọn Format Axis.
Khi đó ở phần Format Axis hiện ra từ bên phải, ở phần Minimum các bạn nhập 0 còn Maximum các bạn nhập 1.
Lúc này thì đồ thị của chúng ta đã có giá trị tối nhiều là 100%. Tiếp theo các bạn ấn chọn thanh tỉ lệ phần trăm mặt dưới đồ thị, sau đó ấn nút Delete bên trên bàn phím. Làm tương tự với số một bên góc trái đồ thị và tên đồ thị ở phía bên trên. Sau đó, các bạn ấn chuột phải vào một trong nhị cột của đồ thị, chọn Format Data Series.
Khi đó ở phần Format Data Series hiện ra từ mặt phải, ở phần Series Overlap các bạn kéo lên 100% còn Gap Width kéo về 0%.
Hiện tại thì 2 cột của đồ thị sẽ chồng lên nhau. Để núm đổi thì các bạn nhấp chuột phải vào biểu đồ, sau đó chọn Select Data.
Hộp thoại Select Data Source hiện lên, các bạn chọn Series2, ấn Move Up và sau đó ấn OK. Mục đích của việc này là để phần trăm công việc đã hoàn thành nằm đè lên ở trên tổng số lượng công việc.
Sau bước này thì các bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của đồ thị nhỏ lại sao để cho phù hợp. Kế tiếp ở thẻ Insert, các bạn chọn Text Text Box để ghi số phần trăm đến đồ thị.
Sau đó, để nhập giá trị của Text Box vừa tạo các bạn ấn vào thanh Formula Bar phía trên, nhập dấu “=” rồi ấn vào ô E3 (hiện đang chứa tỉ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành) và Enter. Các bạn có thể chỉnh sửa kích cỡ của ô này sao cho phù hợp với đồ thị của các bạn.
Tiếp theo, các bạn nháy chuột phải vào đồ thị, chọn Format Chart Area.
Khi đó ở phần Format Chart Area hiện ra từ mặt phải, ở phần Fill chọn No Fill, ở phần Border chọn No Line.
Tiếp đến, các bạn kéo ô Text Box đã tạo ở trên nằm đè lên đồ thị, sau đó nhấp chuột phải vào và chọn Format Shape.
Khi đó ở phần Format Shape hiện ra từ bên phải, ở phần Fill chọn No Fill, ở phần Line chọn No Line.
Sau đó bạn kéo để điều chỉnh làm thế nào để cho phù hợp. Đến trên đây thì bạn đã có thể quản lý công việc bằng excel một cách hiệu quả và 1-1 giản được rồi. Mặt dưới phía trên là kết quả cuối cùng. Chúc các bạn thực hành tốt!
Hàng ngày, chúng ta có hàng trăm công việc cần xử lý. Nếu chỉ dìm công việc, ghi ghi nhớ nó vào đầu, chắc chắn hẳn bạn sẽ dễ dàng quên hoặc thải trừ một vài các bước nào đó. Đây là lúc bạn phải tới một bảng theo dõi tiến độ công việc, góp bạn thuận tiện ghi lại quá trình cần thực hiện, các thông tin chi tiết, thời gian cần hoàn thành và cai quản tiến độ thực hiện. Cạnh bên đó, bài toán có một bảng quan sát và theo dõi tiến độ quá trình sẽ giúp ích cho việc quản trị dự án công trình hoặc cai quản các công việc theo phòng ban.
Trong bài viết này, emcanbaove.edu.vn sẽ thuộc bạn tạo nên một bảng theo dõi và quan sát tiến độ công việc bằng Excel nhé!
VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY
G-LEARNING
34144 học viên
4.8 (110 tiến công giá)
499,000đ
799,000đ
G-LEARNING
11052 học tập viên
4.67 (21 đánh giá)
Miễn phí
499,000đ
G-LEARNING
688 học viên
4.8 (5 tiến công giá)
499,000đ
799,000đ
Những nội dung cần có trong bảng theo dõi quy trình công việc
Tùy theo tính chất, điểm lưu ý và yêu mong của các bước hoặc dự án mà bạn chọn các nội dung cần thiết cho bảng theo dõi và quan sát tiến độ quá trình của mình.
Xem thêm: Chia Sẻ Cách Lấy Lại Mật Khẩu Facebook Bằng Mật Khẩu Cũ Nhanh Chóng
Ví dụ làm việc đây, mình sẽ khởi tạo bảng theo dõi tiến độ công việc của chống Nhân sự. Các nội dung rất có thể đưa vào là:
Mảng hoạt động: Dựa theo những mảng ở trong phòng Nhân sự như: C&B, Hành chính, Đào tạo, tuyển chọn dụng, truyền thông nội bộChi huyết các các bước cần làm
Mức độ: Phân loại các các bước theo mức độ: ngay lập tức, thông thường và Ưu tiên
Xếp loại: Xếp loại quá trình theo 4 phần:A: Gấp với quan trọng
B: Gấp tuy thế không quan liêu trọng
C: quan trọng đặc biệt nhưng ko gấp
D: Không cấp không quan tiền trọng
Deadline (Thời gian cần xong công việc)Người thực hiện: Người chịu trách nhiệm chính mang đến công việc
Người hỗ trợ: bạn hỗ trở tiến hành công việc
Trạng thái: Tiến độ triển khai công việc, được review qua 3 trạng thái: kết thúc - Đang tiến hành - cần xem xét (khi có sự việc xảy ra)
Cách tạo ra bảng theo dõi và quan sát tiến độ các bước bằng Excel
Sau lúc đã khẳng định được các nội dung cần có trong bảng theo dõi giai đoạn công việc, họ sẽ tiến hành các bước tạo bảng theo dõi tiến độ các bước bằng Excel. Các bước thực hiện tại như sau
Bước 1: chế tác bảng với những nội dung vẫn xác định
Ghi các lưu ý cần biết khi điền cột. Ở đây, để tiện cho việc ghi chép và theo dõi vào cột, mình đang ghi để ý nghĩa của các chữ mẫu xếp nhiều loại A,B,C,D sống trên cùng
Bước 2: Định dạng các nội dung mang đến bảng
Sử dụng Data Validation để chế tạo ra Dropdown ListĐối với những phần nội dung mang ý nghĩa chất tái diễn nhiều lần những lựa chọn như: Mảng hoạt động, nút độ, Xếp loại….., núm vì đề xuất gõ tay bằng tay thủ công từng dòng, bạn có thể sử dụng tới hiện tượng Dropdown List. Cách tạo Dropdown danh mục vô cùng 1-1 giản. Bạn cũng có thể xem tại phía trên nhé: lí giải tạo list thả xuống Dropdown menu trong Excel cụ thể nhất
Tự động ghi lại đỏ khi sát thời hạn trả thànhDeadline, xuất xắc thời hạn trả thành công việc là điều cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, không ít việc với không hề ít deadline khác nhau sẽ khiến bạn thuận tiện bỏ sót, ko kịp lưu ý đến một deadline nào đó. Hoặc, việc không tồn tại nhắc nhở ngày tới đây deadline khiến bạn bị dồn việc, làm việc một bí quyết qua loa cho kịp, tự đó, hiệu quả công việc sẽ bị bớt sút. Để xung khắc phục chứng trạng này, bạn có thể đặt tự động đánh dấu đỏ cho các bước sắp cho tới deadline trong bảng theo dõi và quan sát tiến độ quá trình trên Excel
Ví dụ, bạn muốn đánh vệt đỏ cho công việc cách deadline các 3 ngày, các bạn sẽ làm như sau:
Chọn ô chứa thời hạn kết thúc công việc. Đừng quên đổi format của ô thành định hình ngày tháng nhé!Vào thẻ Home, lựa chọn Conditional Formatting > New Rules
Ở hộp thoại Format Only Cells with, thiết lập các chọn lựa như sau:Cell Value: Định dạng cho giá trị của ô
Less than: nhỏ tuổi hơn
Để tiện lợi cho câu hỏi theo dõi, ta sẽ đóng băng phần tiêu đề. Cách làm như sau:
Chọn cái ngay dưới loại tiêu đề
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn tạo thành bảng theo dõi tiến độ quá trình trên Excel. Rất hữu dụng và dễ dàng phải không nào! bạn cũng có thể tải chủng loại ở cuối bài để áp dụng nhé!