Quản lý kho mặt hàng bằng file Excel bao gồm dễ không? Dưới đây là bài bác viết phân tách sẻ biện pháp tạo tệp tin Excel để quản lý sản phẩm khôn xiết đơn giản nhưng Nhanh.vn cung cấp
Đối với bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ như thế nào thì việc quản lý hàng hóa vô cùng là rắc rối, khó khăn kiểm kiểm tra bởi chúng gồm quá nhiều thông tin. Và Excel là phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để làm công việc đó bởi bọn chúng tiện lợi, đơn giản và đặc biệt là miễn phí. Nhưng thiết kế một file Excel quản lý sản phẩm như thế làm sao để dễ hiểu nhất thì dưới bài viết này Nhanh.vn sẽ hướng dẫn mang đến bạn biện pháp tạo file Excel quản lý sản phẩm khôn cùng đơn giản.
Bạn đang xem: Quản lý thiết bị bằng excel
Nội dung chính
1. Quản lý kho sản phẩm bằng Excel là gì?
2. Các số liệu như thế nào cần gồm trong tệp tin Excel?
3. Ưu điểm, nhược điểm khi quản lý kho bằng file Excel
3.1. Ưu điểm khi quản lý kho bằng file Excel
3.2. Nhược điểm khi quản lý kho bằng tệp tin Excel
4. Hướng dẫn tạo tệp tin Excel quản lý kho
4.1. Tạo một tệp tin dữ liệu rồi điền đầy đủ thông tin
4.2. Áp dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho cùng giá trị sản phẩm tồn kho
5. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho hàng
1. Quản lý kho mặt hàng bằng Excel là gì?
Quản lý kho bằng file Excel- phần mềm quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng
Kho hàng là module được cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn khăn đối với bất cứ một chủ doanh nghiệp nào.
Quản lý kho bằng tệp tin Excel là giải pháp thực hiện thao tác quản lý đối với mặt hàng tồn - xuất với nhập kho, báo cáo,... Mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả cùng lợi ích không giống nhau. Chủ siêu thị sẽ biết đúng chuẩn lượng hàng cơ mà mình cần hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng sản phẩm & hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu là tốt công tác quản lý tồn kho trên Excel.
File Excel quản lý kho sẽ góp bạn quản lý cùng thống kê được tổng số sản phẩm được giao đi với tổng số mặt hàng nhập về một biện pháp nhanh chóng. Các chủ doanh nghiệp gồm thể kiểm tra bất cứ lúc nào để biết được tốc độ sắm sửa của cửa hàng bằng tệp tin Excel quản lý buôn bán hàng.
2. Những số liệu nào cần bao gồm trong tệp tin Excel?
Các số liệu cần bao gồm trong file Excel
Một bảng file Excel quản lý kho cần có:
- Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã sản phẩm hóa, số lượng nhập
+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập vào ngày, xuất phân phối trong ngày, tồn cuối ngày.
+ report nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên sản phẩm hóa, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
+ Sổ bỏ ra tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá bán tiền).
- Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất mặt hàng hóa/ vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Dùng thử miễn mức giá phần mềm quản lý chào bán hàngNhanh.Pos
Quản lý chặt chẽ tồn kho, tính năng vượt trội, hạn chế tối đa thất thoát sản phẩm hóa
3. Ưu điểm, nhược điểm khi quản lý kho bằng file Excel
3.1. Ưu điểm lúc quản lý kho bằng tệp tin Excel
Excel là mềm phần mềm có thể thiết lập đặt miễn phí, bạn ko phải trả một đồng chi phí nào khi bạn muốn tạo một file quản lý kho bên trên Excel.
Bạn chỉ cần một chiếc máy tính xách tay có kết nối Internet bao gồm cài Microsoft Office là tất cả thể bắt đầu tạo tệp tin quản lý kho.
Bạn tất cả thể làm được nhiều báo cáo, ko bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
Bạn có thể làm việc trực tiếp bên trên database để sửa lại những giao dịch nhập xuất, tin tức hàng hóa, khách hàng hàng… Hoặc gồm thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
Có thể mô tả cho nhiều người dùng. Mặc dù điểm này chỉ áp dụng với những file Excel bán sản phẩm đơn giản được lập trọn vẹn bằng công thức. Cần gồm Google Sheet để sử dụng tính năng này.
3.2. Nhược điểm khi quản lý kho bằng file Excel
Bước nhập liệu thủ sẽ dẫn đến không đúng sót đến toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận buôn bán hàng. Bên cạnh đó bí quyết nhập liệu này cũng tạo mất thời gian, gây lãng phí thời gian cho cửa hàng.
Dữ liệu không được bảo mật một bí quyết chặt chẽ vì trong lúc làm việc, laptop bị hỏng hoặc người cần sử dụng sơ ý thì việc mất dữ liệu trọn vẹn có thể xảy ra. Mặt cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa mặt hàng rất nặng nề để xử lý cùng quy kết trách nhiệm khi gồm vấn đề xảy ra.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ dễ bị nhầm lẫn bởi khi sử dụng tệp tin Excel thông tin không được lưu trữ thống nhất trong một file đó đó sẽ bị ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định sale của chủ cửa hàng.
Không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi gồm sự vắt đổi về sản phẩm & hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiếm cho kho mới bao gồm được số lượng đúng đắn để báo cáo với những bộ phận khác. Cũng chính vì thế, công việc bán sản phẩm đôi khi sẽ gặp phải chút cạnh tranh khăn vày không nhập nhật tin tức kịp thời.
File Excel không tồn tại chức năng report kinh doanh vi lúc xuất nhập tồn lúc người dùng chỉ tất cả thể coi một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ doanh nghiệp không áp theo dõi được tình hình marketing tổng quan tiền thông qua report bởi Excel ko hỗ trợ chức năng này. Đây tất cả lẽ là một hạn chế lớn của Excel lúc quản lý toàn diện kho mặt hàng hóa.
4.1. Tạo một tệp tin dữ liệu rồi điền đầy đủ thông tin
Bước 1: Mở một tệp tin mới
Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới với sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet
Với sheet NHAP
Bạn sẽ nhập những thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, thương hiệu hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá chỉ bán, Doanh thu, giá bán vốn, khách hàng.
Điền đầy đủ thông tin, dữ liệu
Với sheet XUAT
Bạn sẽ nhập những thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, đơn vị cung cấp
Nhập dữ liệu xuất hàng
Với sheet DANH MUC
Đây là phần quan lại trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.
Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.
Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã mặt hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.
Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá cả của mặt sản phẩm này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.
Danh mục sản phẩm & hàng hóa đã được lưu
Với sheet BAO CAO
Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo bán hàng và nhập xuất tồn.
Với report bán hàng, bạn cần: tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu
Báo cáo Nhập xuất tồn: thương hiệu hàng, Tồn đầu, nhập, xuất với Tồn cuối
Báo cáo nhập xuất tồn số lượng
Ở trong số Phần mềm quản lý bán sản phẩm Excel siêng nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều tin tức quản trị hơn, ví dụ:
- coi được báo cáo bán sản phẩm từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)
- Lãi lỗ từng mặt hàng
- Tồn kho tới hiện tại
- Tồn kho tối thiểu
- Cảnh báo hết mặt hàng khi xuất kho
4.2. Áp dụng công thức để giám sát và đo lường số lượng tồn kho với giá trị hàng tồn kho
Với 1 file Excel quản lý kho, bán sản phẩm đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
- Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.
Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã mặt hàng là đủ.
Các thông tin về thương hiệu hàng cùng đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để kiếm tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.
Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
- Sumifs: Hàm này cực kỳ quan lại trọng cùng không thể thiếu.
Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng
Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.
- Iferror: Hàm này còn có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên nhủ bạn phải dùng.Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng mang lại cả nghìn cái để khi điền mã hàng thì giá bán tự lên.
Vấn đề phân phát sinh khi sử dụng vlookup ở chiếc chưa mang tên hàng thì sẽ trả về #N/A
Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để khiến cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.
Đối với những mặt sản phẩm phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên cần đưa thêm cột túi tiền bảo quản. Còn với những loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản cơ mà thôi.
VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán
giá trị mặt hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán
Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho. Mặc dù nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa sản phẩm nhỏ với số lượng hàng ít. Nếu cửa sản phẩm của bạn có quy tế bào lớn hơn thì tốt nhất là bạn bắt buộc dùng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán sản phẩm và quản lý kho sản phẩm để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
5. Sử dụng phần mềm quản lý bán sản phẩm để quản lý kho hàng
Nhanh.vn- Phần mềm quản lý kho sản phẩm hiệu quả nhất hiện nay
Vì sao bạn bắt buộc chọn phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho? do nó sẽ đem lại những lợi ích như sau:
- Dễ dàng sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp cùng qua ultraview nếu chưa rõ về các làm việc trên phần mềm.
- Dễ dàng thiết lập đặt, sử dụng, cấp tốc chóng, tiết kiệm thời gian.
- báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xã theo số lượng size, color sắc.
- Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.
- report về những mặt hàng phân phối chạy, mặt sản phẩm còn tồn nhiều một cách chính xác, góp chủ cửa hàng bao gồm kế hoạch nhập hàng, xả mặt hàng tồn một giải pháp hiệu quả.
- Tự động tính toán đúng mực số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian đo lường và thống kê thủ công.
- Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt sản phẩm còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm được giá bán trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là bao nhiêu.
- Phân quyền cho nhân viên thực hiện các làm việc về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.
- Bảo mật thông tin, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên sản phẩm tính.
- bao gồm thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử đều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.
- Kết nối tương tích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, lắp thêm đọc mã vạch,...
Và phần mềm quản lý bán sản phẩm Nhanh.vn đã được gần 90.000 doanh nghiệp đặt niềm tin sử dụng bởi chúng đem lại hết các tính năng trong khiếp doanh. Giúp doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý cung cấp hàng. Đối với những chủ cửa hàng khi mới marketing thì việc sắp xếp cùng quản lý sản phẩm & hàng hóa là vô cùng khó khăn, nhưng gồm Nhanh.vn mọi cạnh tranh khăn đó đều được giải quyết một giải pháp nhanh chóng.
Trên đây Nhanh.vn đã phân chia sẻ đến bạn biết phương pháp quản lý kho mặt hàng bằng file Excel với đưa ra những lời khuyên nhủ tốt nhất. Nhanh.vn ước ao rằng bạn gồm thể áp dụng trong việc kinh doanh của bản thân để đạt hiệu quả tốt nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ tin tức hữu ích cho bạn.
quản lý thiết bị, đồ vật móc, tài sản bằng bảng tính sẽ là một trong những phần không thể thiếu của các doanh nghiệp. Mặc dù nhiên, qua thời gian, phương thức này dần dần hé lộ những điểm yếu kém và băn khoăn dẫn đến doanh nghiệp cần tiến hành khám phá và thay đổi dần sang công nghệ số và tự động hóa hoá cai quản tài sản. Thiết lập ngay biểu mẫu cai quản thiết bị bằng Excel miễn chi phí tại đây.Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng excel trên ipad siêu đơn, hướng dẫn sử dụng excel trên ipad
Có thể thấy rằng phần mềm quản lý duy trì đang là việc lựa chọn tiện ích và trở thành xu thế được ngày 1 nhiều công ty áp dụng, thay thế công tác làm chủ thiết bị bằng Excel truyền thống.
Nếu như doanh nghiệp của người tiêu dùng cần tìm hiểu nhiều hơn về Phần mềm cai quản tài sản thì bao gồm thể tìm hiểu thêm tại đây!
Đối với gần như doanh nghiệp có con số tài sản, máy móc không đáng kể hoặc hoạt động trong nghành nghề dịch vụ điện tử, không có phân xưởng, xí nghiệp sản xuất thì có thể ứng dụng Excel vào công tác cai quản thiết bị!