Theo thống kê thời điểm hiện tại và dự đoán tương lai, Microsoft excel là công cụ đang và sẽ tiếp tục ở vị trí đặc biệt trong ứng dụng tin học văn phòng. Nắm bắt được tình hình như vậy mà có những bạn đang chập chững những bài học đầu tiên trong việc tiếp xúc với Excel. Trong bài viết này với chủ đề hướng dẫn về cách tách họ và tên đệmtrong excel, chúng tôi mong rằng, bài viết không chỉ là bàihọc Excel Online hữu ích mà còn tạo trong bạn mong muốn chinh phục đến hết các tính năng trong excel.
Bạn đang xem: Tách họ tên trong excel 2010
1. Hướng dẫn cách tách riêng họ và tên
1.1. Tách cột họ tên trong Excel theo cách đơn giản nhất
- Việc list ra danh sách họ và tên của các thành viên trong lớp, của các thầy cô giáo trong trường, của các nhân viên trong công ty,... một cách rõ ràng và cụ thể bằng cách tách họ tên đệm và tên quả thực không hề khó khi bạn xem được cách làm theo đây.
- Bạn sẽ không phải ngồi nhập thủ công tách riêng họ và tên ra được, việc này là rất lâu, chúng tôi hướng dẫn bạn theo cách dễ hiểu nhất dựa trên tính năng tìm kiếm thay đổi vị trí của excel cách làm này rất được ưa chuộng và còn được sử dụng với những hầu hết với các trường hợp.
Dễ hiểu và dễ hình dung, các bạn theo dõi ví dụ sau đây cũng là cách tách tên trong excel không dùng hàm:
Ví dụ: Cho bảng tính với danh sách họ và tên của một tổ chức:
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
- Tiếp theo copy và paste vùng cột họ tên theo cách thủ công bằng việc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V dán vào 2 cột họ và cột tên.
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
1.2. Tách cột họ tên trong Excel bằng nhiều hàm
- Quan sát ví dụ sau để biết cách tách tên đệm trong excel:
- Bước 1: Trong ô C2, bạn nhập công thức hàm như sau:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("
",SUBSTITUTE(A2," ","
",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Trong đó:
- Hàm RIGHTdùng để cắt chuỗi từ phải qua.
- Hàm Lendùng để lấy độ dài của chuỗi.
- Hàm SUBSTITUTEdùng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.
Tách cột họ và tên bằng hàm - Hình 1
- Bước 2: Kéo chuột đến hết ô A11 để hiển thị hết kết quả.
Tách cột họ và tên bằng hàm - Hình 2
- Bước 3:Để lấy họ tên đệm, tại ô B2, bạn nhập hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
Trong đó:
- Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi từ trái qua.
- Hàm LEN dùng để lấy độ dài của chuỗi.
Tách cột họ và tên bằng hàm - Hình 3
- Bước 4:Tiếp tụcdùng Fill Handle để sao chép công thức xuống các ô phía dưới.
Tách cột họ và tên bằng hàm - Hình 4
1.3. Tách họ tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns
- Bước 1: Dùng chuột tô đen các ô chứa họ và teeb. Trên thanh công cụ chọnData >Text to Columns.
Tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Clolumns - Hình 1
- Bước 2: Hộp thoạiConvert Text to Columns Wizardsẽ hiện ra. Bạn chọnDelimited >Next.
Tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Clolumns - Hình 2
- Bước 3: Trong phầnDelimiters, bạn chọnSpacevà nhấnNext.
Tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Clolumns - Hình 3
- Bước 4: Trong hộp thoại Convert Text to Columns Wizard - Step 1 or 3bạn chọnTextvà tại phầnDestination, bạn chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách. Tại ví dụ này mình chọn ô B2 và cuối cùng nhấnFinish.
Tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Clolumns - Hình 4
Kết quả sau khi thực hiện:
Tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Clolumns - Hình 5
Ngoài những ví dụ mà Unica đã cung cấp, nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn nữa về cách tách họ và tên trong Exel thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng dưới đây.
Hướng dẫn cách tách họ và tên trong Excel
2. Hướng dẫn cáchtách họ riêng
- Bước 1: Thực hiện với cột tách họ, chọn vùng cột C bỏ trừ C4, nhấp Ctrl + H trên màn hình xuất hiện hộp thoại Find and Replace, ở dòng nhập dữ liệu Find what nhập dấu cách và * nhấp vào Replace all, xuất hiện thông báo của excel nhấp OK.
- Bước 2: Như vậy là bạn đã thực hiện xong việc tách họ, quay nhìn lại bảng tính, yêu cầu đã được thực hiện.
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
3. Hướng dẫn tách tên riêng
- Bước 1: Làm tương tự với cột tên, nhưng thay vì nhập dấu cách và * của phần Find what thì ta nhập * và dấu cách.
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
- Bước 2: Hoàn thành việc tách họ và tên trong Excel ra riêng.
4. Hướng dẫn tách họ tên lót riêng
- Bước 1:Tách họ tên lót không thể dùng theo cách của 2 cột họ và tên, việc tách ở cột này ta phải dùng đến công thức của hàm tách tên đệm trong Excel.
LEFT:=LEFT(B5,LEN(B5)-LEN(D5)-1.
Công thức trên sử dụng cho việc tách họ tên lót của B5 và các hàm sau tương tự như vậy.
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
- Bước 2: Được kết quả và dữ liệu như mong muốn:
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
5. Hướng dẫn tách tên đệm riêng
Trong nhiều trường hợp công việc, yêu cầu lại phải tách tên đệm ra riêng, áp dụng công thức của hàm:
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
- Tách được riêng tên đệm, kết quả khi nhập công thức hàm được trong bảng sau:
Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
Cách tách họ và tên trong excel không hề phức tạp. Hy vọng rằng ví dụ hướng dẫn cho cách tách họ tên riêng trong excel của chúng tôi trên đây khiến bạn cảm thấy hài lòng.
Tách họ tên mà một thao tác cần thiết và quan trọng, giúp bạn có thể nhanh chóng tách dữ liệu theo ý muốn mà không mất thời gian ngồi gõ lại. Tuy nhiên rất nhiều bạn chưa biết đến những cách để tách họ và tên đúng cách, phù hợp với nhu cầu của bản thân. Trong bài viết này, hãy cùng emcanbaove.edu.vn tìm hiểu 4 cách thông dụng nhất nhé.
TÁCH HỌ TÊN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
Tách họ tên là gì
Tách họ tên trong excel được hiểu là một thao tác, người soạn thảo sẽ sử dụng các công cụ trong excel để tách biệt riêng tên hoặc họ của một nhóm dữ liệu chứa tên người dùng. Việc tách riêng tên họ trong excel không còn quá xa lạ đối với nhiều bạn. Thao tác này giúp ích rất nhiều trong công việc, giúp cho bạn có dữ liệu cần thiết mà không cần phải mất công gõ lại từ đầu.
Lợi ích khi tách họ tên trong excel
Thao tác tách họ tên trong excel mang lại những lợi ích như sau:
Thứ nhất, giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu trong file excel;Thứ hai, giúp bạn có dữ liệu phục vụ quá trình tham chiếu của một số hàm nhất định trong excel;Thứ ba, giúp bạn tránh mất thời gian phải gõ lại dữ liệu của từng dòng một;Thứ tư, thuận lợi cho quá trình in ấn của bạn.4 CÁCH GIÚP BẠN TÁCH HỌ TÊN
Cách 1. Tách Họ và Tên bằng Flash Fill
Cách tách họ tên bằng Flash Fill chỉ có trên phiên bản Excel 2013 trở lên. Vì vậy nếu bạn đang sử dụng những phiên bản cũ hơn thì không thể thực hiện cách này. Cách làm như sau:
Bước 1: Tiến hành gõ dữ liệu cho ô đầu tiên. Bạn hãy nhập thủ công dữ liệu vào ô đầu tiên như trong hình bạn nhé.
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu dùng để tách họ và tên, tính từ vị trí ô dữ liệu bạn đã nhập thủ công cho đến hết.
Bước 3: Thực hiện dựa vào một trong hai cách sau:
Trên thanh công cụ bạn vào tab Data, tại mục Data Tools chọn công cụ Flash FillNhấn tổ hợp phím Ctr + E
Bước 4: Như vậy là bạn đã tách thành công họ và tên rồi đó. Cùng kiểm tra kết quả nhé.
Cách 2. Tách Họ và Tên bằng Find and Replace
Tách tên
Bước 1: Copy cột Họ và Tên đầy đủ sang cột cần tách tên.
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu vừa copy bằng cách bôi đen, sau đó nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
Tại ô Find what, tiến hành nhập * vàkhoảng trắng. Sau đó chọn Replace All để hoàn tất việc tách tên.
Cùng kiểm tra kết quả nhé.
Tách họ
Cách tách họ cũng thực hiện tương tự như cách tách tên. Tuy nhiên, tại ô Find what, bạn sẽ nhập ngược lại là Khoảng trắng và * rồi nhấn Replace All để hoàn tất.
Hãy kiểm tra kết quả tại cột dữ liệu nhé.
Một lưu ý nhỏ đó là việc tách họ bằng cách này không giúp bạn lấy được cả họ và tên đệm bạn nhé.
Cách 3. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm
Ngoài hai cách trên, bạn có thể sử dụng nhiều hàm cùng lúc để tách họ và tên. Tùy vào từng chức năng, ta có thể sử dụng công thức hàm sau đây:
Để tách tên, bạn hãy sử dụng công thức: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("
",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
(Công thức này thay ô dữ liệu dựa theo ví dụ dưới hình ảnh của chúng mình. Tùy vào file của bạn, bạn hãy thay vùng dữ liệu thích hợp nhé).
Trong đó:
Hàm RIGHTdùng để cắt chuỗi từ bên phải sang trái (vì tên của dữ liệu sẽ nằm ở cuối của chuỗi).Hàm LENdùng để xác định độ dài của chuỗi bạn sẽ cắt.Hàm SUBSTITUTEgiúp bạn thay thế thành một văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.
Sau khi hoàn tất nhập hàm, ô dữ liệu sẽ trả về kết quả là tên đã được tách. Di chuyển chuột của bạn đến góc dưới cùng bên phải của ô dữ liệu sẽ xuất hiện ký hiệu như trong ảnh (được gọi là Fill Handle). Click và giữ chuột phải rồi kéo xuống hết vùng dữ liệu mà bạn muốn tách tên. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tách tên rồi đó.
Tương tự như cách tách tên, để tách họ bạn thay hàm RIGHT bằng hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
Hàm LEFTdùng để cắt chuỗi từ bên trái sang phải (vì họ của dữ liệu sẽ nằm ở đầu của chuỗi).
Và tiến hành làm các bước tương tự như tách tên. Kết quả trả về bạn sẽ có được cột họ và tên đệm đã được tách rồi đó.
Cách 4. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns
Nếu bạn cảm thấy cách tách họ tên bằng hàm quá khó nhớ, bạn có thể sử dụng cách sau:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu chứa họ và tên cần tách. Trên thanh công cụ chọn tab Data và chọn Text to Columns tại mục Data Tools.
Khi đó hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện ra.Tiến hành tích chọn Delimited vàbấm Next.
Tìm mục Delimiters, tích chọn Space và nhấn nút Next.
Khi hộp thoại chuyển hướng, hãy tìm phần Coloum data format và tích chọn vào ô Text. Sau đó tại ô Destinationnhập ô chứa dữ liệu sau khi tách (trong ví dụ chúng mình sẽ nhập ô chứa dữ liệu là B2) và nhấn Finish để hoàn tất.
Sau đó quay trở lại file excel và cùng kiểm tra kết quả bạn nhé.
Một lưu ý dành cho cách này đó là cách này sẽ giúp bạn tách riêng biệt họ, tên đệm và tên. Vì vậy tùy vào nhu cầu hãy sử dụng bạn nhé.
Xem thêm: Tổng Hợp 4 Cách Bỏ Số Trang Trong Excel 2003, 2007, 2010, 2016 Chi Tiết
KẾT THÚC
Như vậy là vừa rồi, chúng mình đã giới thiệu đến các bạn 4 cách tách họ tên đơn giản và nhanh chóng nhất. Tùy vào nhu cầu của bạn, hãy chọn cho mình một cách phù hợp nhất nhé. Hiện nay, emcanbaove.edu.vn đang cung cấp rất nhiều cách khóa học trọn đời, nhanh tay đăng ký để sở hữu và nâng cao kỹ năng của mình nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, chúc bạn thao tác thành công.