nhiều người đang phải làm thông báo để gửi tới một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và ai đang loay hoay lừng chừng làm nắm nào thay thế cho phương pháp làm bằng tay rất mất thời gian, siêu nhàm chán. Bạn muốn có một phương án để thực hiện quá trình này một cách nhanh nhất, về tối ưu nhất và tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu như không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn đề xuất làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông tin hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất chất cố định và được gửi cho những người, thì bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay có cách gọi khác là trộn văn bản trong vận dụng microsoft word mà bạn thường được sử dụng hàng ngày.
Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2010 lấy dữ liệu từ excel
nội dung bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương thức trộn nội dung văn bạn dạng có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một giải pháp nhanh nhất sẽ giúp đỡ bạn xử lý bài toán không phải triển khai một cách thủ công bằng tay như được trình diễn ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là tác dụng hữu ích vào Microsoft Word, kỹ năng này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
bài bác toán điển hình nổi bật được chỉ dẫn ở đấy là tạo các thông tin trả lương lờ lững tới từng nhân viên cấp dưới trong công ty.
vậy nên để tiến hành trộn văn bạn dạng (trộn thư) nhằm mục tiêu mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo từng bước sau:
1. Cách 1: chuẩn bị file list nhân sự với file câu chữ thông báo
do đó để xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo lập một tệp tin word chứa cấu tạo và nội dung của thông tin trả đủng đỉnh lương, file còn sót lại chứa danh sách của tổng thể nhân sự trong công ty mà các bạn cần tạo nên và gửi mang đến họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta cũng có thể theo dõi mẫu hai tệp tin này theo như hình dưới đây:
Hình 1: mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty
Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi đến nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bước đầu trộn văn bản
Để thực hiện bước này, các bạn cần đảm bảo file excel chứa danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word đựng nội dung thông tin ra cùng kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần từ bỏ theo những ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản
Ở bước này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương từ theo thiết bị tự như hình minh họa bên dưới.
Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa list nhân viên
tiếp theo sau bạn lựa chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, vào trường vừa lòng này Uy để ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (7) => chọn Open. Triển khai như hình dưới.
Hình 5: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)
tiếp theo sau một hành lang cửa số mới hiện ra, chúng ta chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong doanh nghiệp bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa list nhân viên, phải ở hành lang cửa số này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ngơi nghỉ hình dưới.
Hình 6: chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
4. Cách 4: Chọn những dòng cần lấy tài liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Ở bước này, chúng ta chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần chuyển vào tệp tin Word mà lại thôi.
Trong cửa sổ mới mở ra, các bạn kích chọn vào những ô ứng với máy tự 11, 12 nhằm hủy chọn bởi vì 2 loại này cất tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số lắp thêm tự 1, các bạn xem tương tự như như hình mặt dưới.
Hình 7: Chọn các dòng buộc phải lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo
Bạn để ý các tên cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương xứng với những cột vào bảng dữ liệu dưới ở mẫu vẽ trên – những cột này được điện thoại tư vấn là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word từ tên các trường tài liệu này.
sau thời điểm thực hiện nay xong, các bạn chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào nội dung file word
Ở bước này, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí đề xuất chèn ngôi trường dữ liệu tương xứng vào, trong việc này Uy triển khai tuần tự như sau:
+ Đặt nhỏ trỏ vào trước trường đoản cú “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số sản phẩm tự trong bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chú ý ở trên).
+ Làm giống như cho việc chèn tên nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây đó là cột Họ với tên);
+ Làm tương tự cho việc chèn Lý vì trả chậm lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);
Bạn triển khai tương từ như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường tài liệu vào nội dung file word
6. Cách 6: Hiển thị hiệu quả và dịch chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng
Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã làm cho ở công việc trên, các bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), lúc đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để dịch chuyển giữa các nhân viên bạn kích loài chuột vào biểu tượng có số đồ vật tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn rồi!
các bạn hãy tải file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – password giải nén: Excel
Thuc
Hanh.com
bạn hãy theo dõi tiếp tục các bài viết trên Excel
Thuc
Hanh.com để tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn phương thức trộn văn phiên bản và gửi đến cho nhân viên qua mặt đường mail mà không nhất thiết phải in bạn dạng cứng với phát đến nhân viên.
Trộn thư (Mail Merge trong excel) là 1 trong những công cụ vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi đề xuất gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn nhanh lẹ tạo một lá thư, e-mail hay tựa thư vào Word bằng cách hợp nhất tin tức bạn bao gồm trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online đang cung cấp cho mình tổng quan liêu của công năng này và giải đáp trộn thư theo từng bước.
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) hoàn toàn có thể trông khó khăn, mà lại trên thực tế quy trình này khá 1-1 giản.Dể giúp cho bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư gồm 3 tài liệu:
Văn bạn dạng Word chứa mã ứng cùng với từng phần cầm cố thể. Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, từng hàng là 1 người nhận. Phiên bản Word sau cuối với thư, email, bao thơ hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel mang lại trộn thư:
khi chúng ta trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word đang lấy tên, showroom và các cụ thể khác của tín đồ nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Vì chưng vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn là rằng tệp Excel sẽ có toàn bộ thông tin bạn có nhu cầu bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc thông tin khác, các bạn nên biến hóa hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Các điều quan trọng đặc biệt cần kiểm tra: những cột trong bảng tính Excel buộc phải khớp với những phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với những người đọc bởi Tên, hãy chắc hẳn rằng đã tạo nên hai cột họ cùng tên riêng biệt biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên tín đồ nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và thành phố riêng biệt. Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, quý hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc chấm dứt bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư trường đoản cú Excel lịch sự Word:
Khi kết thúc và soát sổ lại trang tính Excel, bạn đã chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thư với một list người thừa nhận trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.
nếu như khách hàng đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta cũng có thể mở một tư liệu Word hiện nay có, hoặc tạo một tài liệu mới. Chọn một số loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, họ chọn Letters.
Chú ý. giả dụ tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới bên trái.
bấm vào Entire Spreadsheet, và OK.
Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như giải pháp thông thường.
Chú ý. Phòng dự phòng những thông báo hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với list thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư trong Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng giỏi tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện tại trực tiếp trong văn bạn dạng Word.
lựa chọn vùng trộn thư muốn biến hóa định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác. Nhận Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm một trong những mã hình trong những bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 và mã sau vẫn hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 nhận F9 để cập nhấn vùng. Kế tiếp nhấn Shift + F9 để thấy kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la cùng dấu phẩy phân cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, lốt ngoặc có nghĩa là số âm với một lốt gạch nối đến giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm chứa hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay bởi vì kí hiệu $, bạn có thể thay bởi ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.
Định dạng ngày tháng và thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
“HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn rất có thể sử dụng d, M, y cho 1 ngày tháng với giờ, dẫu vậy nhớ rằng M đại diện cho mon còn m đại diện thay mặt cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời hạn hiện tại trong văn bạn dạng trộn thư, chúng ta có thể thay đổi định dạng của chúng.
chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay đổi định dạng. Nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu khách hàng chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE“M/d/yyyy” Nhấp nên vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên format khi cập nhật, lưu lại chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở toàn khu vực cần điền và hiệu quả trong văn phiên bản trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của các chỗ trống |
| F9 | Cập nhật nơi trống được chọn. đặt nhỏ trỏ vào bất kể ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật |
| F11 | Đến địa điểm trống cần điền sau |
| Shift + F11 | Đến chỗ trống buộc phải điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel với văn bạn dạng Word, nguồn trộn thư đã không tự động cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn phiên bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một chỗ trống |
| Ctrl + F11 | Khóa vị trí trống cần điền. Kết quả sẽ ko được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel cầm đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa vị trí trống phải điền. Hiệu quả chỗ trống vẫn được update lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống phải điền. Khu vực trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và sửa chữa thay thế bằng giá chỉ trị bây giờ hiển thị dưới định hình bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số sản phẩm tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang lại các bạn có thể tạo thư tự động từ tài liệu Excel sang Word – bản lĩnh trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí gia nhập ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm tởm nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Xem thêm: Hướng Dẫn Chuyển Dấu Chấm Thành Dấu Phẩy Trong Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 200
Nguồn: Ablebits, dịch cùng biên tập bởi emcanbaove.edu.vn Online.
Ngoài ra để áp dụng Excel vào các bước một cách hiệu quả thì chúng ta còn yêu cầu sử dụng giỏi các hàm, các công nắm khác của Excel:Một số hàm cơ bạn dạng thường gặp như: SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều đk COUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, các điều kiện các hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… những hàm dò search tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ thường dùng như: Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting tùy chỉnh cấu hình điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation biện pháp đặt Name và thực hiện Name trong cách làm Lập báo cáo với Pivot Table…Rất nhiều kỹ năng và kiến thức phải không nào? tổng thể những kiến thức này các bạn đều có thể học được vào khóa học EX101 – Excel từ bỏ cơ phiên bản tới chuyên gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp cho bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một biện pháp đầy đủ, bỏ ra tiết. Rộng nữa không thể có giới hạn về thời gian học tập nên bạn cũng có thể thoải mái học bất kể lúc nào, tiện lợi tra cứu lại kiến thức và kỹ năng khi cần. Hiện thời hệ thống đang xuất hiện ưu đãi khôn xiết lớn cho mình khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online