Biểu đồ cung ứng nhân lực là gì?
Nguồn nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong thời đại công nghiệp phát triển như hiện nay. Vấn đề cung – cầu về nguồn nhân lực bao giờ cũng được nhiều người quan tâm. Để đảm bảo phân chia, sắp xếp công việc cho người lao động hợp lý cũng như kiểm soát nhân công hiệu quả thì hiện nay biểu đồ cung ứng nhân lực được sử dụng phổ biến.
Bạn đang xem: Vẽ biểu đồ nhân lực trong excel
Khái niệm
Biểu đồ cung ứng nhân lực được hiểu là đồ thị biểu thị số nhân công cần sử dụng theo từng đơn vị thời gian để xây dựng công trình. Sau khi lập tiến độ thi công công trình, để hoàn thành công trình xác định được thời gian tiến hành các công việc và tính được số nhân công phải sử dụng căn cứ vào số công việc phải làm trong từng thời gian.
Nhiệm vụ
Biểu đồ cung ứng nhân lực diễn tả số người cần sử dụng cho công trình bằng tung độ và hoành độ chỉ thời gian. Biểu đồ cung ứng nhân lực là biểu đồ điều hòa. Khi biểu đồ này càng nhiều độ nhấp nhô đồng nghĩa với việc khâu điều độ nhân lực càng không hợp lý. Cần phải điều chỉnh để phân bố nhân công hợp lý.
Biểu đồ này sẽ giúp người quản lý kiểm soát tốt tiến độ công trình, tránh tình trạng quá tải, đảm bảo năng suất công việc. Biểu đồ cung ứng nhân lực đơn giản, dễ quan sát và thể hiện tốt những thông tin cần thiết hỗ trợ việc quản lý nhân lực hiệu quả.
Biểu đồ cung ứng nhân lực giúp người quản lý kiểm soát tốt tiến độ công trình, tránh tình trạng quá tải, đảm bảo năng suất công việc.
Cách làm biểu đồ cung ứng nhân bằng Excel từ cơ bản đến nâng cao
Các dạng biểu đồ phổ biến trong Excel
Trong Excel có nhiều dạng biểu đồ khác nhau và tùy vào mục đích sử dụng mà bạn sẽ sử dụng loại biểu đồ khác nhau. Có một số dạng biểu đồ thường được sử dụng trong Excel như:
– Biểu đồ tròn (Pie Chart): Dùng để hiển thị các thông tin số liệu dưới dạng phần trăm.
– Biểu đồ ngang (Bar Chart): Dùng để so sánh các giá trị của một vài danh mục và hiển thị các giá trị theo chiều ngang.
– Biểu đồ cột (Column chart): Dùng để so sánh các giá trị của một vài danh mục dưới dạng hiển thị theo chiều dọc.
– Biểu đồ đường (Line chart): Được sử dụng để hiển thị trực quan các số liệu, xu hướng trong một khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm).
– Biểu đồ kết hợp: Dùng khi muốn làm nổi bật nhiều thông tin khác nhau,…
Hướng dẫn cách tạo biểu đồ cung ứng nhân lực trong Excel
Bước 1: Các bạn sẽ mở ứng dụng Microsoft Excel.
Bước 2: Tiến hành chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ
Bước 3: Chọn insert, trong thẻ Insert các bạn sẽ chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp với mục đích của mình
Bước 4: Bạn tiến hành vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet
Các bạn sẽ chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), chọn tiếp thẻ Design, sau đó chọn tới chức năng Select Data
Nếu biểu đồ chưa đúng hay cần phải thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ.
Bước 5: Trang trí biểu đồ
Trang trí biểu đồ đẹp mắt cũng là điều cần thiết để tăng hiệu quả giúp việc theo dõi tiến độ công việc, nguồn nhân lực được nhanh chóng, rõ ràng hơn.
Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ: Toàn bộ các dữ liệu được đưa vào biểu đồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng
Legend Entries (Series): Dữ liệu được biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ, độ lớn của các mảnh trong biểu đồ hình tròn… được thể hiện qua phần này
Horizontal (category) Axis Labels: Dữ liệu được biểu diễn theo trục hoàng: nội dung đại diện cho các cột, các mảnh… trên biểu đồ
Một biểu đồ đẹp thường bao gồm những yếu tố sau:
– Thể hiện nội dung đúng
– Trên trục tọa độ có tên biểu đồ và tên các mốc rõ ràng
– Các thành phần được cách đều nhau hoặc theo tỷ lệ cân đối
– Cách phối màu gọn gàng, đồng nhất, càng đơn giản càng tốt.
– Chúng ta sẽ thêm ở mục Add Chart Element trong thẻ Design của Chart Tools các thành phần của biểu đồ như: Tên các trục, tên biểu đồ, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểu đồ…
– Các nội dung trong Chart Element bao gồm:
Axes: Đây là phần chia tỷ lệ trên các trục tọa độChart Title: Tên biểu đồTrendline: Đường xu hướng của biểu đồ.Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độData Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồError Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồGridlines: Là những đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồLines: Chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line đây là đường kẻ dóng xuống trục hoành.Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảngLegend: Ghi chú các đối tượng thể hiện trong biểu đồHy vọng thông qua những chia sẻ ở trên các bạn sẽ hiểu rõ hơn về biểu đồ cung ứng nhân lực cũng như biết cách để tạo biểu đồ này trên excel. Từ đó biểu đạt được những thông tin cần thiết về nhân lực, tiến độ công việc và có sự điều chỉnh hợp lý đảm bảo mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel, những lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả
Biểu đồ Gantt trong Excel là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Nếu bạn là một người quản lý thường xuyên làm việc với các dự án hoặc bạn đang đảm nhận xây dựng kế hoạch công việc thì sơ đồ Gantt trong Excel sẽ giúp ích bạn rất nhiều.
emcanbaove.edu.vn sẽ nêu ra các tính năng cơ bản của biểu đồ Gantt trong Excel và hướng dẫn chi tiết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin sau:
Biểu đồ Gantt là gì?Những ưu điểm của biểu đồ Gantt
Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ Gantt trong excel
Những điều cần lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả
Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel
I. Biểu đồ Gantt là gì? Những ưu điểm của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt (tiếng Anh là Gantt chart) là một dạng thể hiện kế hoạch dự án lâu đời nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Mặc dù biểu đồ này đã lâu đời nhưng do đặc tính đơn giản dễ hiểu nên hiện nay biểu đồ Gantt vẫn được dùng phổ biến trong quản lý dự án, thậm chí nó còn được cải tiến để dùng trong các phần mềm quản lý dự án hiện đại.
Những ưu điểm của biểu đồ Gantt trong Excel:
- Quản lý nhiều thông tin cùng một lúc: Với cách thức trình bày đơn giản, biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin quan trọng của một dự án. Nó có cách thể hiện trực quan nhưng rất dễ hiểu, chắc chắn bạn sẽ nhanh chóng nắm được các thông tin chính của dự án thông qua sơ đồ Gant này.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Việc vẽ sơ đồ Gantt trong Excel có vai trò rất quan trọng trong các dự án, nó giúp người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp họ phân bổ công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.
II. Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong excel
Để vẽ biểu đồ Gantt trong Excel thì dữ liệu của bạn cần có Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và Khoảng thời gian để hoàn thành mỗi công việc.
Ví dụ bạn có bảng dữ liệu kế hoạch các công việc thực hiện cần vẽ biểu đồ Gantt như sau:
Cách làm sơ đồ Gantt Excel
1. Tạo mới 1 biểu đồ dựa trên ngày bắt đầu
Chọn vùng C3:C9 (cột Ngày bắt đầu), sau đó bạn chọn thẻ Insert, trong phần Charts các bạn chọn biểu đồ cột và chọn biểu đồ thanh xếp chồng như hình bên dưới đây.
Chọn Insert và chọn biểu đồ thanh xếp chồng như hình trên
Như vậy bạn đã hoàn thành việc vẽ biểu đồ thanh xếp chồng trong Excel.
Biểu đồ thanh xếp chồng trong Excel
2. Thêm dữ liệu khoảng thời gian vào biểu đồ
Thêm dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành vào biểu đồ thanh xếp chồng vừa tạo.
Bước 1: Click chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data.
Click chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data
Bước 2: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, bạn nhấn chọn Add.
Nhấn chọn Add
Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Edit Series các bạn cần nhập tên hoặc chọn tên trong phần Series name (ví dụ nhập Khoảng thời gian hoặc chọn đến ô tiêu đề trong bảng Thời gian hoàn thành). Trong phần Series values thì các bạn kích chuột vào biểu tượng như hình dưới.
Nhập thông tin vào hộp thoại Edit Series
Bước 4: Bạn nhấn giữ và kéo chuột chọn vùng dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành (E4:E9).
Chọn vùng dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành
Bước 5: Nhấn Enter để trở về giao diện trước, sau đó nhấn OK để đóng Edit Series và Select Data Source.
Nhấn OK để đóng Edit Series
Bước 6: Biểu đồ sau khi thêm khoảng thời gian vào sẽ như sau:
Cách tạo biểu đồ Gantt trong excel
3. Nhập mô tả công việc
Bước 1: Click chuột phải vào biểu đồ để mở lại cửa sổ Select Data Source, sau đó chọn Select Data.
Mở lại cửa sổ Select Data Source, chọn Select Data
Bước 2: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, trong phần Horizontal bạn nhấn chọn Edit.
Chọn Edit
Bước 3: Trên hộp thoại Axis Labels, các bạn nhấn chọn vùng dữ liệu trong cột Công việc thực hiện (B4:B9). Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Axis Labels và Select Data Source.
Chọn vùng dữ liệu trong cột Công việc thực hiện
Bước 4: Các đề mục của cột Công việc thực hiện sẽ xuất hiện trên biểu đồ.
Các công việc thực hiện xuất hiện trên biểu đồ
4. Bấm cột màu xanh để chuyển sang dạng Gantt
Bước 1: Trên biểu đồ, bạn nhấn chuột trái vào 1 thanh màu xanh bất kỳ, chỉ cần làm như vậy là tất cả các thanh màu xanh đều được chọn, sau đó bạn nhấn chuột phải và chọn Format Data Series.
Chọn Format Data Series
Bước 2: Hộp thoại Format Data Series xuất hiện phía bên phải, trong phần Fill & Line các bạn chọn No fill và No line như hình bên dưới.
Chọn No fill và No line như hình
Bước 3: Sau khi thực hiện các bước trên biểu đồ Gantt trong Excel sẽ được như hình bên dưới.
Cách làm sơ đồ Gantt excel
5. Xóa khoảng trắng phía trước và khoảng trắng giữa các thanh
Phần bạn vừa ẩn vẫn để lại khoảng trắng, bạn có thể xóa khoảng trắng này bằng cách:
Bước 1: Trên bảng dữ liệu các bạn click chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu -> chọn Format Cells.
Click chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu -> chọn Format Cells
Bước 2: Trong thẻ Number của hộp thoại Format Cells, bạn chọn định dạng General, sau đó xem và ghi nhớ cách lưu trữ ngày mà bạn chọn trong Excel trong phần Sample.
Chọn định dạng General
Bước 3: Tiếp theo bạn click chuột phải vào phần ngày ở bên dưới biểu đồ, và chọn Format Axis (hoặc các bạn nhấp đúp chuột vào phần ngày).
Chọn Format Axis
Bước 4: Xuất hiện phần Format Axis ở phía bên phải, tại phần Axis Options bạn nhập số trong phần Sample mà bạn đã xem ở trên vào ô Minumum. Như vậy khoảng trắng sẽ được xóa.
Nhập số trong phần Sample mà bạn đã xem ở trên vào ô Minumum
6. Sắp xếp lại thứ tự các task
Bước 1: Trên biểu đồ các bạn nhấn chọn vào 1 thanh màu xám bất kỳ để chọn tất cả các thanh màu xám, click chuột phải vào nó và chọn Format Data Series.
Click chuột phải vào thanh màu xám và chọn Format Data Series
Bước 2: Xuất hiện phần Format Data Series phía bên phải Excel, trong Series Options bạn chỉnh trong phần Series Overlap là 100%, Gap Width là 0%. Như vậy các khoảng trắng giữa các thanh ngang sẽ không còn.
Chỉnh trong phần Series Overlap là 100%, Gap Width là 0%
Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, biểu đồ Gantt sẽ như hình bên dưới.
Biểu đồ Gantt trong Excel
7. Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc
Nếu bạn để ý thì sẽ thấy trên biểu đồ các thứ tự công việc đã bị đảo ngược, bạn cần sắp xếp lại dữ liệu cho đúng trình tự, các bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Click chuột phải vào phần Công việc thực hiện và chọn Format Axis hoặc nhấp đúp chuột trái vào phần Công việc thực hiện trên biểu đồ.
Click chuột phải vào phần Công việc thực hiện và chọn Format Axis
Bước 2: Xuất hiện phần Format Axis phía bên phải Excel, bạn đánh dấu tích chọn Categories in reverse order và đóng Format Axis.
Tích chọn Categories in reverse order
Bước 3: Bạn sẽ được biểu đồ Gantt theo đúng thứ tự công việc như sau:
Vẽ biểu đồ Gantt trong excel
III. Những điều cần lưu ý để lập biểu đồ Gantt trong excel hiệu quả
1. Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Việc đầu tiên mà bạn cần làm để thực hiện dự án đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc có trong dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt. Sau khi có các danh sách công việc, bạn cần xác định rõ thời gian sớm nhất mình có thể bắt đầu dự án và ước tính nó sẽ được thực hiện trong bao lâu.
Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel
2. Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt mang lại đó là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, bạn cần xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành trước thì mới có thể thực hiện được công việc còn lại. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.
Những công việc khác sẽ “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Tiến độ dự án của bạn sẽ được rút ngắn nếu bạn có nhiều công việc song song.
Xác định nhiệm vụ nào là song song và nhiệm vụ nào là tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, bạn cần lưu ý về mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bạn mô tả thời gian hoạt động trên biểu đồ.
Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
Finish to Start (FS) - Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ liên quan trước đó kết thúc. Start to Start (SS) - Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước bắt đầu. Finish to Finish (FF) - Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Start to Finish (SF) - loại này rất hiếm.
3. Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Bạn cần điều chỉnh lại tiến độ để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
Xem thêm: Top 15+ cách sử dụng excel trên macbook, hướng dẫn sử dụng phần mềm excel cho macbook
Còn nếu như bạn là một doanh nhân có nhiều kế hoạch dự án cần thực hiện thì bạn nên tìm hiểu về máy tính xách tay cho doanh nhân tốt hiện nay để trình bày kế hoạch dự án chuyên nghiệp hơn.
IV. Tổng kết
Bài viết trên emcanbaove.edu.vn đã hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel. Sơ đồ Gantt có vai trò rất quan trọng trong các dự án nên bạn cần quan tâm những lưu ý ở trên để lập biểu đồ Gantt trong excel một cách hiệu quả nhất.
Cách tìm và xóa dữ liệu, nội dung trùng nhau trong Excel một cách nhanh chóng
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016 đơn giản
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ tròn trong excel 2007, 2010, 2013, 2016 cực đơn giản, nhanh chóng