Khi bạn thực hiện sao chép dữ liệu vào Excel, có thể dẫn đến xuất hiện khoảng trắng giữa các kí tự trong ô chứa dữ liệu, khoảng trắng có thể ở đầu hay cuối văn bản, hoặc khoảng trống nằm giữa các kí tự, dãy số và dấu phân cách. Do đó, bảng tính của bạn có thể bị lộn xộn và khó tìm kiếm, việc di chuyển đến từng ô để sửa làm mất khá nhiều thời gian. Vậy làm cách nào để xóa được hết tất cả những khoảng trắng này. Bài viết dưới đây, Đào tạo tin học sẽ chia sẻ cách sử dụng hàm bỏ khoảng trắng trong excel chỉ với vài thao tác đơn giản giúp bạn hoàn thiện bảng tính đúng chuẩn và đẹp mắt hơn.
Bạn đang xem: Xóa khoảng trắng trong excel
Khóa học Tin học văn phòng tại Daotaotinhoc.vn bao gồm Microsoft Excel, Microsoft Word là các khóa học chuyên sâu kiến thức và cách sử dụng các công cụ tin học phiên bản 2013 do giảng viên – chuyên gia đầu ngành Nguyễn Quang Vinh hướng dẫn.
Đồng thời anh cũng là giảng viên đứng Top các từ khóa về đào tạo tin học trên Google, Youtube như: Đào tạo tin học AB, Đào tạo tin học A, Đào tạo tin học B, video tin học B văn phòng, … Khóa học Tin học văn phòng cơ bản sẽ trang bị cho bạn đầy đủ các kỹ năng về soạn thảo văn bản Word, bảng tính Excel với học phí rất hấp dẫn.
ĐĂNG KÍ KHÓA HỌC MICROSOFT EXCEL CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO
ĐĂNG KÍ KHÓA HỌC MICORSOFT WORD CƠ BẢN
MỤC LỤC
Hướng dẫn cách sử dụng hàm bỏ khoảng trắng trong excel
Tại sao các ô chứa dữ liệu trong excel của bạn lại chứa nhiều khoảng trắng?
– Do bạn thực hiện sao chép dữ liệu từ tài liệu những bài viết trên mạng
– Trong quá trình nhập dữ liệu vào ô, bạn nhấp nhiều lần dấu cách dẫn đến khoảng cách giữa các từ hay các câu không hợp lí
– Khi bạn tải một file excel từ thiết bị khác sang hoặc từ Internet về máy tính, lỗi không tương thích giữa 2 phiên bản Excel dẫn tới lỗi Font chữ khiến chữ bị ngắt quãng
Hướng dẫn cách sử dụng hàm bỏ khoảng trắng trong excel
1.Hàm TRIM để xóa bỏ khoảng trắng khỏi chuỗi
Hàm TRIM là hàm được sử dụng trong excel dùng để xóa bỏ các khoảng trắng trong văn bản. Phương pháp này sẽ dễ dàng khi bạn cần áp dụng hàm bỏ khoảng trắng trong excel giữa các ô liền kề của một cột hoặc một hàng.
CÔNG THỨC HÀM TRIM: = TRIM (văn bản)
Trong đó:
Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Mở file excel cần sửa lỗi khoảng trắng thừa. Bước 2: Bạn click vào cột cuối của bảng dữ liệu và đặt tên cho cột này là “TRIM”Bước 3: Trong ô đầu tiền của cột “TRIM”, bạn thêm công thức để xóa bỏ khoảng trắng =TRIM(D9), nhấn ENTER
– Bước 4: Tương tự với các ô dữ liệu cần xóa khoảng trắng khác, bạn sao chép công thức vào các ô tính khác trong cột. Thay thế dữ liệu từ cốt ban đầu bằng cột “TRIM” bằng cách chọn tất cả ô tính ở cột “TRIM”, nhấn Ctrl+C để sao chép vùng dữ liệu vào clipboard.
Chọn ô đầu tiên nhấn Shift+F10 và nhấn V để dán dữ liệu vào.
– Bước 5: Xóa dữ liệu ở cột “TRIM”. Vậy là bạn đã hoàn thành các bước dùng hàm bỏ khoảng trắng trong excel bằng cách sử dụng hàm TRIM.
2. Hàm TRIM để bỏ khoảng trắng phía trước số
Sử dụng hàm TRIM sẽ dễ dàng bỏ khoảng trắng giữa các kí tự, còn đối với dãy số thì như nào?
Nếu khi xóa khoảng trắng trước dãy số, bạn vẫn sử dụng hàm TRIM như khi áp dụng với kí tự thì dãy số sẽ được điều chỉnh căn trái về dạng chữ và không còn chức năng là số nữa.
Cách dễ dàng để thực là bạn lồng hàm TRIM vào bên trong hàm VALUE với công thức như sau:
CÔNG THỨC: = GIÁ TRỊ (TRIM (ô chứa khoảng trắng))
Vậy là chúng ta đã xóa bỏ khoảng trắng trước và sau số, trả về kết quả số như kết quả trong hình.
3. Hàm CLEAN để loại bỏ các kí tự không in được
Nếu khi sử dụng công thức hàm TRIM mà các ô chứa dữ liệu vẫn còn những khoảng trắng hoặc những kí tự đặc biệt, để làm sạch dữ liệu bạn có thể kết hợp việc sử dụng hàm CLEAN kết hợp hàm TRIM để có thể bỏ những khoảng trắng hay những kí tự không in được ra khỏi các ô dữ liệu.
CÔNG THỨC HÀM CLEAN: = TRIM (CLEAN (văn bản))
Trong đó:
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file excel cần sửa lỗi khoảng trắng thừa. Bước 2: Bạn nhập công thức để xóa bỏ khoảng trắng =TRIM(CLEAN(ô cần xóa bỏ khoảng trắng)), nhấn ENTER để xem kết quả.
Bước 3: Tương tự với các ô dữ liệu cần xóa khoảng trắng khác, bạn sao chép công thức vào các ô tính khác.
4. Hàm SUBSTITUE để loại bỏ tất cả khoảng trắng
Nếu hàm TRIM không thể hoạt động tốt và không xóa được dữ liệu, kết quả giá trị trả về vẫn bị lỗi, không như bạn mong muốn thì hàm SUBSTITUE chính là cách khắc phục tốt nhất mà bạn có thể tham khảo.
CÔNG THỨC HÀM SUBTITUTE: =SUBSTITUTE(text, old-text, new-text, instance-num)
Dưới đây là minh họa cụ thể về cách sử dụng hàm SUBSSTITUTE để loại bỏ tất cả khoảng trắng trong excel:
Bước 1: Mở file excel cần sửa lỗi khoảng trắng thừa. Bạn click vào cột cuối của bảng dữ liệu và đặt tên cho cột này có thể là “TRIM”Bước 2: Trong ô đầu tiên của cột “TRIM” , bạn thêm công thức hàm bỏ khoảng trắng trong excel =SUBSTITUTE(A1 ,” “,””) , nhấn ENTER
Chọn ô đầu tiên nhấn Shift+F10 và nhấn V để dán dữ liệu vào.
Bước 4: Xóa dữ liệu ở cột “TRIM”. Vậy là bạn đã hoàn thành các bước dùng hàm bỏ khoảng trắng trong excel bằng cách sử dụng hàm TRIM.5. Sử dụng tính năng Find&Replace để xóa bỏ khoảng trắng thừa giữa các kí tự
Ngoài việc sử dụng các hàm excel trên, bạn có thể dử dụng tính năng Find and Replace để bỏ khoảng trắng giữa các kí tự. Cách này đơn giản và nhanh chóng hơn các cách trên rất nhiều, bạn không cần phải dùng đến các công thức hàm excel, tuy nhiên nhược điểm khi sử dụng cách này là bạn sẽ không thể xóa được những khoảng trắng ở đầu dòng.
Các bước để thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file excel cần sửa lỗi bỏ khoảng trắng thừa. Sau đó nhấn Ctrl+H hoặc chọn Find and Replace trên thanh công cụ để mở hộp thoại Find and ReplaceBước 2: Trong ô Find What, bạn nhấn phím cách và để trống ô Replace With Bước 3: Sau đó, bạn click chọn Replace All. Trên màn hình Microsoft Excel sẽ hiển thị thông báo xác nhận lệnh và tổng số vị trí văn bản sẽ được thay đổi, bạn nhấn OK thì các ô dữ liệu sẽ được thực thi lệnh xóa khoảng trắnng giữa các kí tự.
Hy vọng với bài viết này từ Đào tạo tin học sẽ giúp bạn biết cách sử dụng hàm bỏ khoảng trắng trong excel dễ dàng và đơn giản với hàm TRIM, CLEAN, SUBSTITUE và tính năng Find and Replace. Bên cạnh đó để không bỏ lỡ những mẹo hay trong tin học văn phòng, bạn có thể theo dõi Đào tạo tin học ngay nhé!
Tổng kết
Tổng hợp các hàm xóa khoảng trắng trong excel:
| 1 | Hàm TRIM để xóa bỏ khoảng trắng khỏi chuỗi |
| 2 | Hàm TRIM để bỏ khoảng trắng phía trước số |
| 3 | Hàm CLEAN để loại bỏ các kí tự không in được |
| 4 | Hàm SUBSTITUE để loại bỏ tất cả khoảng trắng |
| 5 | Sử dụng tính năng Find&Replace để xóa bỏ khoảng trắng thừa giữa các kí tự |
Chúc các bạn áp dụng thành công!
Khoảng trắng có thể là một vấn đề đau đầu đối với các nhà phân tích dữ liệu và người viết công thức. Đó là bởi vì chúng không dễ phát hiện, nhưng có thể gây ra các lỗi tính toán khó chịu.
1. Tìm & Thay thế (Find & Replace)
Phương pháp đầu tiên để tìm kiếm khoảng trắng là sử dụng tính năng Find & Replace.
Sau khi đánh dấu các ô bạn muốn tìm kiếm, hãy chuyển đến tab Home. Sau đó, mở menu thả xuống Find & Select. Chọn tùy chọn Replace. Phím tắt làCtrl+H.
Cửa sổ Find và Replace sẽ xuất hiện. Trên tab Replace, hãy đặt một khoảng trống trong trường Find what. Đảm bảo rằng không có gì trong trường Replace with. Nhấn Replace All (phím tắt:Alt+A) để xóa mọi trường hợp của khoảng trắng trong tập dữ liệu mà bạn đã chọn.
Mặc dù phương pháp này thực sự nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nó chỉ hữu ích cho dữ liệu mà bạn muốn xóa TẤT CẢ khoảng trắng. Tuy nhiên, có những lúc bạn muốn giữ khoảng cách giữa các từ. Ví dụ: nếu các ô của bạn chứa cả họ và tên, bạn có thể sẽ muốn giữ khoảng cách giữa các tên đó.
Trường hợp này sẽ đưa chúng ta đến phương pháp thứ hai để “săn” tìm khoảng trắng.
2. Hàm TRIM
Hàm TRIM loại bỏ tất cả các khoảng trắng trong một chuỗi văn bản, ngoại trừ các khoảng trắng đơn giữa các từ.
Dưới đây là ví dụ về một báo cáo trong đó một số ô trông giống như được lùi vào nhưng phần lùi vào thực sự chỉ là khoảng trắng thừa. Giả sử chúng ta muốn xóa những khoảng trống đó để đồng nhất. Chúng ta có thể sử dụng hàm TRIM để làm điều đó.
Điều duy nhất bạn cần xác định để chức năng TRIM hoạt động là văn bản cần được cắt. Vì vậy, hãy nhập tên của ô hoặc nhấp vào ô bạn muốn cắt và nhấn Enter. Điều này sẽ trả về kết quả bạn đang tìm kiếm: văn bản không có khoảng trắng trước hoặc sau nó.
Khi bạn sao chép công thức xuống cho toàn bộ cột, kết quả sẽ như thế này.
Như bạn có thể thấy, khoảng cách giữa các từ vẫn được giữ nguyên, nhưng bất kỳ khoảng cách nào trước hoặc sau khi văn bản đã bị xóa.
Với phương pháp này, chúng ta phải tạo một cột hoàn toàn mới, vì vậy bạn sẽ phải thêm bước bổ sung là thay thế cột ban đầu bằng cột mới bằng cách sử dụng CopyvàPaste Values. Sau đó, bạn có thể xóa cột với các công thức.
3. Power Query
Giống như các hàm và công thức, các truy vấn cũng có thể bị “vấp” bởi việc bao gồm một khoảng trống lạc chỗ.
Nếu bạn không chắc liệu khoảng trắng có phải là nguyên nhân gây ra sự cố hay không, bạn có thể nhấp vào bản xem trước của Editor để xem có khoảng trống hay không.
Để loại bỏ khoảng trắng, Power Query có tính năng Trim được tìm thấy trong menu chuột phải. Với cột bạn muốn chọn, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Transform và Trim.
Thao tác này cắt bỏ tất cả khoảng trống trước / sau chuỗi văn bản để truy vấn trả về các giá trị chính xác.
4. Macro và VBA
Hãy xem xét cùng một ví dụ mà chúng ta đã sử dụng cho hàm TRIM, nhưng lần này chúng ta sẽ sử dụng macro để cắt bớt khoảng trắng khỏi văn bản.
Bắt đầu bằng cách mở VB Editor. Chuyển đến tab Developervà chọn Visual Basic Button. Phím tắt là Alt+F11.
Ở đây đã được viết một macro đơn giản lặp qua từng ô và thay thế giá trị của ô đó bằng giá trị đã được cắt bớt.
Một trong những lợi ích của việc sử dụng macro là bạn có thể gán nó cho một nút. Ở đây tôi đã gán nó cho một nút trên trang tính thực tế.
Và ở đây nó đã được thêm vào ribbon bằng cách đưa macro này vào Personal Macro Workbook và gán một nút cho nó.
Một nhược điểm của việc sử dụng phương pháp macro để loại bỏ khoảng trống là bạn không thể hoàn tác hành động khi macro đã được chạy. Trong trường hợp đó, có thể là một ý kiến hay để lưu tệp trước khi chạy macro, nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể cần phải cắt bớt dữ liệu vì lý do nào đó.
Điều quan trọng cần lưu ý là hàm VBA Trim KHÔNG cắt bớt khoảng trống thừa giữa các từ. Hàm TRIM của Excel sẽ loại bỏ khoảng trắng bổ sung giữa các từ. Vì vậy, nếu có hai khoảng trắng giữa họ và tên, TRIM sẽ loại bỏ khoảng trắng bổ sung. VBA's Trim sẽ không làm điều này. Nó chỉ loại bỏ khoảng trắng từ đầu hoặc cuối chuỗi.
5. Trim các ký tự khác
Đôi khi sau khi bạn đã cắt bớt khoảng trắng khỏi văn bản của mình, bạn vẫn có thể gặp lỗi tính toán. Một lý do cho điều này có thể là do một “nhân vật” khó phát hiện khác. Điều này thường được sử dụng trong mã hóa HTML ( ) và tương tự như một khoảng trắng thông thường, nhưng sẽ không bị xóa bởi hàm TRIM hoặc macro trên.
Để xác định nguyên nhân, bạn có thể sử dụng hàm CODE. Bằng cách sao chép và dán ký tự ẩn vào một ô trống, sau đó xác định văn bản của ô đó trong hàm CODE (“văn bản” là đối số duy nhất cần được xác định cho hàm CODE), bạn sẽ trả về một số mã cho ký tự đó. Tìm kiếm nhanh trên Google về số mã đó sẽ tiết lộ loại ký tự bạn đang xử lý.
Trong trường hợp này, ký tự khoảng trắng không ngắt là mã 160.
Một cách để xóa ký tự đó khỏi văn bản của bạn là sử dụng Find & Replace. Bạn chỉ cần sao chép ký tự và dán vào trường Find what.
Bạn cũng có thể sử dụng hàm REPLACE để làm điều tương tự.
Một tùy chọn khác, chúng ta muốn xóa ký tự cuối cùng trong văn bản, sử dụng các hàm LEFT và LEN để tạo ra một tính năng cắt tùy chỉnh về cơ bản.
LEFT trả về các ký tự ngoài cùng bên trái trong một ô. LEN (viết tắt của Length) trả về số ký tự trong một ô.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chặn và bỏ chặn tin nhắn từ người lạ trên facebook
Vì vậy, kết hợp hai hàm đó và trừ đi 1 từ LEN để loại bỏ ký tự không mong muốn đó sẽ chỉ để lại văn bản mà không có ký tự bổ sung.